Assistente Administrativo

Descrição do Cargo de Assistente Administrativo

Título do cargo: Assistente Administrativo CBO: 4110-10

Vinculação Hierárquica:

O Assistente Administrativo responde hierarquicamente ao Gerente Administrativo/Financeiro

Descrição sumária do Cargo:

O Assistente Administrativo executa serviços de apoio nas áreas de administração, recursos humanos, finanças e logística.

Função Principal:

Tratam de documentos variados cumprindo todos os procedimentos necessários referentes aos mesmos, como preenchimentos de formulários, relatórios e planilhas.

Funções Complementares

• Atender clientes

• Acompanhar processos

• Assessorar os Gestores de Departamentos

• Requisitar e Controlar Materiais de Escritório

• Triar Documentos e Correspondências

• Auxiliar no Contas a Pagar e Receber

Nível de escolaridade:

Para o cargo de Assistente Administrativo requer-se o 2º grau completo, curso básico de qualificação e 02 (dois) anos de experiência.

Conhecimentos Técnicos:

• Técnico de Administração

• Informática

Anexo 1 A

DIAGNÓSTICO DAS NECESSIDADES DE TREINAMENTO

Roteiro para o LNT

Data: 11/11/2013 Nome da área: Administrativo

Gerência: Gerente Administrativo Responsável: Vera Lúcia

Cargo: Assistente Administrativo Nº de funcionários: 03

OBJETIVOS:

- Identificar dificuldades de desempenho atribuídos à necessidades de treinamento e com isso coletar dados que forneçam subsídios para elaboração de programas de treinamento e/ou dificuldades relacionadas ao fluxograma: rotinas de atividade, recursos materiais, humanos e outros.

OBS.: As informações contidas no questionário são de grande importância para o alcance dos objetivos da área, no que se refere à melhoria e qualificação dos funcionários e execução de suas tarefas.

ASPECTOS GERAIS A SEREM LEVANTADOS:

1. Quais são as principais atividades desenvolvidas na área?

Resp: Preenchimento de relatórios/documentos, assessoria aos gestores e contas a pagar e receber

2. Como tem sido os resultados da área?

Resp: Os resultados da área são satisfatórios, mas com muitas possibilidades de melhoria.

3. Que fatores estão interferindo na obtenção desses resultados?

Resp: A falta de capacitação de alguns colaboradores além de equipamentos que permitam a realização do trabalho de forma mais eficaz.

4. Quais os objetivos estabelecidos?

Resp: Capacitar todos os colaboradores e obter equipamentos de melhor qualidade .

5. As condições oferecidas pela empresa permitem o alcance desses objetivos?

a) Em caso negativo quais aspectos não permitem o alcance e o que pode ser feito para solucioná-los?

Resp: Não. Para se alcançar os objetivos do setor deve-se investir em equipamentos e treinamentos.

6. Qual o nível de dependência e interação com as demais áreas da empresa?

Resp: Há uma dependência de alguns setores, como o Contábil, para a realização das tarefas.

CONHECIMENTOS:

1. Como tem sido a atuação dos funcionários? (em termos de desempenho técnico)

Resp: Para alguns faltam conhecimentos técnicos com informática e de controle de fluxo financeiro

2. Os funcionários quando falham, assumem as falhas? Como isto ocorre?

Resp: Sim, pois a cada falha é emitido um Relatório de Não Conformidade, onde de apuram os motivos da falha e que tratamento será dado a fim de evitar erros futuros.

3. Que conhecimentos os funcionários devem ter para atingir os resultados da área?

Resp: Informática, como Word e Excel e conhecimentos administrativos

4. Os funcionários já possuem e/ou dominam esses conhecimentos?

Resp: Não. Alguns necessitam ser treinados

HABILIDADES:

1. Que habilidades os funcionários devem ter para atingir os resultados da área?

Resp: Demonstrar iniciativa, saber trabalhar em equipe, ser responsável, possuir facilidade de comunicação e transmitir confiabilidade.

ATITUDES:

1. Qual a interação dos funcionários no ambiente de trabalho (relacionamento interpessoal) Funcionário x Funcionário / Funcionário x Chefia.

Resp: A interação é boa entre os colaboradores do setor e com a chefia.

2. Existem dificuldades quanto a acatar ordens e respeitar as hierarquias?

Resp: Não

3. De que forma se processa a comunicação?

Resp: Através de comunicados, e-mails e verbal

4. Ocorre absenteísmo no grupo de trabalho? Por quê?

Resp: A taxa de absenteísmo no setor é muito baixa

5. É observado interesse dos funcionários pelo trabalho?

Resp: Sim, na maioria das vezes.

6. Existem queixas? Quais?

Resp: Sim, as vezes. Na maioria das vezes são em relação ao volume de Trabalho x Salário

7. Como são apresentadas e discutidas essas queixas?

Resp: Nas reuniões de Feedback

8. Qual a causa dessas queixas?

Resp: Quantidade e responsabilidades do trabalho não condizem ao salário pago/recebido.

9. Há alguma sugestão para solucionar a situação? Qual (is)?

Resp: Efetuar 02 contratações para o setor para melhor divisão do trabalho

CONCLUSÃO

1. Das necessidades percebidas no setor, o que é prioritário em termos de treinamento?

Resp: Realizar treinamentos internos ou externos de planilhas e gráficos de Excel

2. Quais são as expectativas em relação a esse treinamento?

Resp: A expectativa é de que estando treinados, todos consigam realizar suas tarefas sem erros e em menor tempo.

3. Quais pontos devem ser enfatizados?

Resp: Planilhas e Gráficos de Excel

4. Com base nas respostas, relacione em ordem de prioridade os aspectos gerais que devem ser observados.

Resp: Devem ser observados no treinamento:

• O uso correto do Excel, com suas fórmulas.

• Planilhas e gráficos

Anexo 1 B

DIAGNÓSTICO DAS NECESSIDADES DE TREINAMENTO

Questionário para LNT

1. Identificação:

2. Percepção de Problemas de Desempenho no setor:

3. Pesquisa junto ao Público Alvo:

4. Análise das prováveis causas:

5- Diagnóstico

6. Conclusão Final:

7.2 ( ) Deve ser criado Programa de Treinamento.

Aspectos a serem desenvolvidos no curso:

Elaborado por Maria Piedade

Anexo 2

EMPRESA: Excelência Humana RH

DEPARTAMENTO: Administrativo/Financeiro SETOR: Administrativo

Projeto de Treinamento

Objetivo: Treinar os colaboradores do setor administrativo para a utilização correta do software Microsoft Office – Planilhas e Gráficos do Excel.

Público Alvo: Assistentes Administrativos

Carga horária: 08 horas

Conteúdo Programático:

- Excel:

• Conhecendo o Microsoft Excel

• Conceito de planilha

• Conceito de pasta de trabalho

• Teclas de movimentação

• Seleção de áreas

• Criação de fórmulas

• Somatória, multiplicação, divisão e subtração.

• Edição e Formatação

• Operações com planilhas: ocultando e exibindo planilhas

• Mover, Inserir e excluir planilhas, células, linhas e colunas.

• Fixar célula

• Gráficos

• Alterar modelo do gráfico

• Formatar gráfico

• Imprimir gráfico

Metodologia:

Trabalho em Grupo.

Recursos Instrucionais:

• 03 computadores

• Datashow + tela

• Quadro Branco + Canetas Azul e Vermelha + Apagador

• Papel e Caneta

• Apostilas

Recursos Financeiros:

• Custo investido no treinamento: R$ 2.000,00

Previsão de data para Realização do curso: 25/11/2013

Assinatura: