PARA ENTENDER A FUNÇÃO ORÇAMENTO

No mundo dos negócios, as técnicas gerenciais ficam cada vez mais complexas. Essa complexidade tem origem, em parte, na sofisticação das relações comerciais, na natureza e nas inovações que são incorporadas aos produtos e serviços, nos novos processos de manufatura e de prestação de serviços, nas exigências dos clientes e em contingências econômicas e políticas.

Nesse ambiente competitivo, destacam-se como empreendedoras as companhias que conseguem se antecipar aos fatos, encontrando solução para problemas que possam vir a acontecer. O orçamento empresarial é uma das ferramentas mais usadas por essas empresas. É a função orçamento que faz a previsão detalhada das receitas e despesas, abrangendo um período determinado de tempo, amplitude temporal que deve cobrir seu período operacional, dividindo-o em fases distintas – mês, trimestre, semestre, ano – de acordo com a peculiaridade das suas necessidades.

1. PARA ENTENDER A FUNÇÃO ORÇAMENTO

O verbo “orçar’ tem várias acepções, vários sentidos. Pode ser concebido como avaliar, calcular, estimar, computar, fazer aproximação, equivaler, ombrear, procurara ser idêntico na de longo quanto de curto prazo. Deve, também, contemplar os planos da empresa para os seus ativos e passivos e a estimativa do seu fluxo de caixa. Para que a consecução desses aspectos se efetue, os executivos são obrigados a fazer estudo prévio dos problemas da empresa, olhando o quadro operativo por inteiro, determinando claramente as responsabilidades e atribuições, definindo políticas e planejando os recursos necessários para a atividade.

Por outro lado, o alcance e o detalhamento do planejamento estratégico têm aumentado devido a grande volatilidade e turbulência das variáveis que compõe o cenário externo das organizações. Neste sentido, a elaboração do orçamento empresarial, como peça do planejamento, tem se tornado uma tarefa árdua e complexa para os administradores, pois envolve a integração de todas as áreas da empresa, tais como vendas, orçamento de capital, fluxo de caixa, análise de custos, planejamento estratégico, controle de estoques, investimento, planejamento organizacional, entre outros.

Sendo uma expressão quantitativa de um plano de ação futuro da administração para um determinado período, o processo de orçamento é, também, um meio pelo qual a empresa pode viabilizar as decisões e estratégias oriundas do planejamento, através da estimação de receitas e despesas.

O sistema orçamentário, assim definido, é o orientador dos esforços das áreas operacional e administrativa, na execução das suas atribuições diárias, permitindo um gerenciamento orientado para os objetivos da empresa, minimizando as improvisações e aumentando a integração e convergência dos esforços. Permite, ainda, com a antevisão de cenários alternativos, antecipar tendências e estabelecer estratégias diferenciadas para cada cenário. A informação correta e disponível no momento da tomada de decisão, poderá ser o fator que irá diferenciar uma empresa bem-sucedida daquelas eternamente envolvidas com dificuldades. Um sistema orçamentário é importante tanto para as pequenas, quanto para as médias e grandes empresas.

Por mais dificuldades e complexidades que haja na elaboração do orçamento empresarial, estas não podem ser consideradas empecilho pelos executivos, no momento de sua implementação. Mesmo que se saiba que é imprescindível introduzir no projeto a variável incerteza – um dos mais relevantes aspectos do estudo do orçamento empresarial –, pela simples razão de que as decisões estratégicas sempre se baseiam em uma visão antecipada do futuro, o que se configuram assumir o risco da incerteza. Segundo Assaf Neto (2003, p. 201), “toda vez que a incerteza associada á verificação de determinado evento possa ser quantificada por meio de uma distribuição de probabilidades dos diversos resultados previstos, diz-se que a decisão está sendo tomada sob uma situação de risco”. Sendo assim o risco pode ser entendido como o fator que busca mensurar a incerteza, associada à ocorrência de determinados resultados.

Para Anthony e Govindarajan (2002), deve-se fazer uma distinção entre orçamento e projeção. Segundo eles, o orçamento é um plano gerencial com a hipótese implícita de que serão tomadas providências positivas pelo setor orçado. Já uma projeção é meramente uma previsão daquilo que provavelmente acontecerá, sem qualquer implicação de que seu autor tente moldar os eventos para cumpri-la. Por outro lado, além de ser um planejamento em termos monetários, o orçamento empresarial funciona como ferramenta de controle.

1.1 Formulações Teóricas

O estudo das formulações teóricas sobre orçamento empresarial, leva conclusões em números tão variados, quanto sejam os autores estudados. Essas divergências são meramente pontuais, pois a maioria de vezes há convergência de opinião sobre os aspectos mais fundamentais e conclusivos.

Entretanto, em alguns ambientes ainda persiste a ideia de que esse processo consiste tão-somente em uma série de apostas que os executivos podem fazer, sobre a sua empresa, considerando levemente as condições internas e externas da organização. Nada mais errado que isso. Os posicionamentos teóricos e a prática do uso correto de sistemas orçamentário têm resultado em casos de sucesso empresarial, mesmo que em ambientes adversos.

De acordo com Moreira (1992:15), o sistema orçamentário, do ponto de vista global, pode ser definido como “um conjunto de planos e políticas que, formalmente estabelecidos e expressos em resultados financeiros, permite à administração conhecer, a priori, os resultados operacionais da empresa e, em seguida, executar os acompanhamentos necessários para que esses resultados sejam alcançados e os possíveis desvios sejam analisados, avaliados e corrigidos”.

Já Padoveze (2000, p. 369) tem uma visão – se não mais simplista – voltada aos aspectos práticos, mecânicos, do processo orçamentário. Para ele, “orçar significa processar todos os dados constantes do sistema de informação contábil de hoje, introduzindo os dados previstos para o próximo exercício [...]. O orçamento não deixa de ser uma pura repetição dos relatórios gerenciais atuais, só que com os dados previstos. Portanto, não há basicamente nada de especial para se fazer orçamento, bastando apenas colocar no sistema informação contábil gerencial os dados que deverão acontecer no futuro”.

Segundo Horngren, Foster e Datar (1997: 125 e 126), os orçamentos “quantificam