Guia para planejamento de eventos

UFRGS - AGÊNCIA DE COMUNICAÇÃO II

GUIA PARA PLANEJAMENTO DE EVENTOS

Bárbara Schapke

A execução de eventos tem ganhado muita notoriedade como um veículo de comunicação dirigida dentro da área de Comunicação Social, por caracterizar-se pela presença física e pelo contato direto e pessoal dos públicos com a organização.

Segundo Cesca (1997) a organização de eventos é bastante árdua e exige muita seriedade, pois acontece “ao vivo” e qualquer falha pode prejudicar a imagem da organização. Por isso, se torna essencial um bom planejamento para que os objetivos do evento sejam atingidos, que envolve: os objetivos, os públicos, as estratégias, os recursos, a implantação, fatores condicionantes, acompanhamento e controle, avaliação e orçamento. Conforme afirma Cesca (1997, p. 9):

Por meio do evento, que consiste em um acontecimento, tem-se a oportunidade de atrair a atenção do público de interesse para a organização que o realiza. A atração exercida por esse tipo de atividade, quando bem organizada, torna-se eficiente forma de elevar, manter ou recuperar conceito. É um momento em que a organização fica exposta aos seus diversos públicos, daí a necessidade de se realizar um trabalho profissional e competente, a fim de evitar divulgação negativa.

Giaclagia (2012) diz que os eventos trazem inúmeros benefícios, como: o estreitamento das relações com os clientes, bem como a interação deles com os funcionários da empresa; apresentação dos produtos para o seu mercado-alvo em curto período de tempo; obtenção te informações sobre o mercado e concorrentes, já que dividem o mesmo espaço; atualização profissional técnica; estabelecimentos de contatos comerciais e lançamento de novos produtos. Além de possuírem elementos das quatro áreas promocionais: propaganda, venda pessoal, relações públicas e promoções de vendas.

Giacaglia (2012) propõe um conjunto de vinte e dois passos a serem seguidos pela empresa para a organização e o planejamento de um evento:

- Definição de objetivos, como a uma inauguração de uma filial;

- Verificação e análise do orçamento disponível;

- Definição das estratégias para o evento e formulação de um plano;

- Definição do tema;

- Definição do público-alvo;

- Definição da data;

- Escolha dos horários;

- Definição do local;

- Escolha da disposição dos ambientes e/ou salas;

- Comercialização das quotas do evento;

- Reunião dos envolvidos;

- Contratação de serviços terceirizados;

- Elaboração do programa;

- Elaboração e envio de convites;

- Desenvolvimento do material promocional;

- Definição de promoções e atrações;

- Definição de formas de divulgação;

- Contratação de assessoria de imprensa;

- Preparação do sistema de cadastro de visitantes;

- Verificação do investimento total previsto para o evento;

- Preparação de formulários de controle;

- Preparação de formulários e questionários de avaliação.