Hou-Ren-Sou: melhorar a comunicação

Hou-Ren-Sou: melhorar a comunicação

É pois através da comunicação que os relacionamentos “win-win” se fortalecem, ligando as diferentes partes de uma organização.No entanto, não é invulgar dentro de uma organização perder-se o rasto de o quê comunicar e a quem comunicar.No pior dos cenários, este tipo de diluição e consequente perda de informação, que ao ser vital, pode trazer consequências devastadoras tanto para as pessoas como para a organização.Foi com a intenção de combater este tipo de falhas comunicativas que o método japonês Hou-Ren-Sou foi desenvolvido.Procurando promover e facilitar a comunicação por toda a hierarquia da organização, o objetivo é garantir que todas as partes envolvidas num dado projeto sejam contínua e devidamente informadas, para que no tempo certo, as decisões corretas sejam tomadas e as ações devidas efetuadas.

O termo hourensou resulta da combinação de três palavras:

Houkoku, que significa reportar, informar de uma situação ou o status de um projeto, geralmente a um supervisor ou gestor de projeto;

Renkaku, que significa comunicar uma situação ou status de um projeto a todos, geralmente os membros de uma equipa;

Soudan, que significa consultar as partes interessadas e envolvidas no projeto de forma a avaliar uma tomada de ação, e que geralmente são os clientes finais.

A interligação dos três conceitos – reportar (ao supervisor), comunicar (a todos), consultar (o cliente), sustentados pelo princípio de uma comunicação aberta entre as várias partes, conduz a uma partilha de informação que permite o minimizar de falhas na comunicação ao longo do processo.

Como ferramenta Lean de trabalho, o conceito hourensou pode traduzir-se numa simples tabela A3 (ou folha de cálculo) de colunas e linhas, contendo as actividades do projeto e os nomes das pessoas a serem informadas dessas atividades, numa correspondência entre atividades e pessoas: sempre que a intenção for excluir o conteúdo de uma atividade a uma determinada pessoa, é colocado um “X”; a sua inclusão é marcada pelo símbolo “?”; e colocada num local estrategicamente escolhido, com muita visibilidade, deverá funcionar como “lembrete” convidando as pessoas a agir.

E tal como o projeto está em constante evolução, as mudanças que sucedem ao longo do projeto devem refletir-se também na tabela hourensou, como sejam a inclusão de novas atividades ou pessoas ao longo do projeto.