Reflexões empíricas

Os atrasos podem decorrer por problemas de gestão, de habilidades gerenciais e competências não-técnicas. É sobre o que fala Armando Terribili Filho, da Unisys.

78% das 460 organizações públicas e privadas que participaram do Benchmarking Brasil 2010 em Gerenciamento de Projetos declararam ter problemas no cumprimento de prazos em seus projetos. Grosso modo, pode-se dizer que de cada cinco organizações respondentes da pesquisa, quatro têm este problema. Situação estável no país, pois no Benchmarking do ano anterior, realizado com 300 organizações, este percentual era de 79%.

Muita gente ainda acredita que o gerenciamento do tempo em um projeto se faz exclusivamente através de um cronograma fixado na parede e um “chicote na mão” do gerente do projeto! A primeira parte, o cronograma fixado na parede, é verdadeira, pois um cronograma é um instrumento de comunicação do projeto, por isso, deve ser constantemente atualizado e divulgado a todos os interessados e participantes, a fim de evidenciar compromissos dos responsáveis pelas atividades planejadas. A segunda parte, o “chicote na mão” do gerente de projetos é um equívoco administrativo de ultrapassados autocratas. É evidente que se deve ter acompanhamento e controle no progresso de um projeto, na execução de atividades, através de organização, disciplina e rigor, porém, isto passa ao largo de posicionamento ditatorial ou punitivo.

Realizando-se uma análise de causa-raiz pode-se verificar que a causa de atrasos em projetos decorrem de diversas variáveis, muitas das quais transcendem aspectos comportamentais do gerente de projetos, e se cristalizam em aspectos de gestão, de habilidades gerenciais e competências não-técnicas.

Através de uma reflexão pessoal, empírica, pude identificar oito grupos de causas de atrasos em projetos. A apresentação destes itens não obedece a qualquer prioridade, seja de frequência de ocorrências ou qualquer outro critério quantitativo.

1 – Escopo mal definido

Se o escopo de um projeto (entregáveis) não estiver bem definido, documentado e acordado entre as partes, alterações ocorrerão com frequência no projeto, ocasionando perda de tempo em atividades de replanejamento e de “remendos” ao que já foi definido/realizado no projeto. Outro item que por vezes é decorrência deste é “mudanças constantes de escopo”, ou seja, em função de novas necessidades de negócios ou especificidades do projeto, se torna necessária a realização de alterações no escopo durante seu progresso. Assim, questões relacionadas a escopo, seja ele mal definido ou alterado constantemente, trazem impacto não só em prazos, mas em custos, na qualidade dos entregáveis e na motivação da equipe do projeto.

2 – Prazos mal estimados

Os prazos para o desenvolvimento de atividades devem ser criteriosamente estimados, com base em opinião de profissionais especialistas e em lições aprendidas (lessons learned) de outros projetos. Nem sempre isto ocorre, e os erros de estimativas podem ser acidentais ou intencionais. Acidental é o erro de estimativa causado pela incompetência de quem a realiza, por desconhecimento, por falta de pesquisa ou de experiência. Já o erro intencional é quando se subestima a complexidade de