Orçamento

Todo sistema depende de insumos ou entradas que procedem de seu meio ambiente para podermos funcionar. Os insumos ou entradas são processados pelos diversos subsistemas e transformados em saídas ou resultados (produtos ou serviços) que retornam ao meio ambiente. A eficiência do sistema consiste em manter uma relação viável de entradas / saídas. O sistema perde eficiência quando seus insumos ou entradas tardam a chegar, por qualquer motivo, acarretando paradas ou esperas dos subsistemas. Por outro lado, o sistema que tem mais entrada e saídas, isto é, o sistema que acumula insumos por receio de retardas suas operações por falta deles, também perde eficiência, pois tem excesso de recursos não utilizados. Assim, a escassez ou excesso de insumos ou entradas constituem extremos ou desvios que devem ser evitados em qualquer sistema produtivo.

Da mesma maneira, o sistema cujas saídas não atendem às necessidades do meio ambiente perde eficácia. E quando suas saídas são maiores de que demanda do meio ambiente, elas tendem a ficar retidas dentro do sistema aguardando o momento de serem liberadas.

Como sistemas abertos, as empresas procuram continuamente controlar suas atividades mantendo-as sempre dentro dos parâmetros ou balizamentos adequados. E aí surge a noção de controle.

O controle estratégico visa a duas finalidades principais:

Correção de falhas ou erros existentes: o controle serve para detectar falhas ou erros – seja no planejamento ou na execução – para apontar as medidas corretivas adequadas para sana-las.

Prevenção de novas falhas ou erros: ao corrigir as falhas ou erros existentes, o controle aponta os meios necessários para evita-los no futuro.

O controle é algo universal, consiste fundamentalmente em um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado. A essência do controle reside em verificar se a unidade controlada está ou não alcançando os resultados desejados.

Os controles organizacionais servem para:

Padronizar o desempenho, por meio de inspeções, supervisão, procedimentos escritos ou programas de produção.

Padronizar a qualidade de produtos e serviços oferecidos pela empresa, mediante treinamento de pessoal, inspeções, controle estatístico de qualidade e sistemas de incentivos.

Proteger os bens organizacionais de abusos, desperdícios ou roubos, por meio de exigência de registros escritos, procedimentos de auditoria e divisão de responsabilidades.

Limitar a quantidade de autoridade que está sendo exercida pelas várias posições ou níveis organizacionais, mediante descrições de cargos, diretrizes e políticas, regras e regulamentos e sistemas de auditoria.