Fundamentos De Comércio Exterior

Gerenciamento de Projetos

No ambiente de trabalho, nossos colaboradores lêem o convite:

Prezado Colaborador:

Com o objetivo de informar adequadamente sobre a importância das boas práticas em gerenciamento de projetos e os benefícios de sua utilização, convidamos a participar do “I Encontro de Gerenciamento de Projetos”, a ser realizado hoje, conforme programação:

Programação

Apresentação do Presidente: Sr. Fortunato

Evolução do Gerenciamento de Projetos: Sr. Paulo Martins Inácio

Local

Auditório Térreo da empresa

MC: Que convite legal! Com este encontro, teremos a oportunidade de conhecer práticas atuais de gestão. Iremos melhorar o acompanhamento de nossos processos e projetos.

DS: Como é que é? Preciso ver para acreditar.

PR: Lá vêm eles de novo. Por que será que toda vez que nos acostumamos com nossas tarefas, a alta administração resolve trazer mais novidades? Não estou gostando disso!

SR: Relaxa, Rocha, deve ser apenas mais uma reunião. Vamos voltar e vai continuar tudo igual.

Auditório da Empresa

SF: Bom dia a todos. Obrigado pela presença neste encontro sobre Gerenciamento de Projetos. Hoje apresentaremos para vocês modelo e ferramentas de gestão que estão em conformidade com as melhores práticas adotadas pelo mercado.

O comprometimento da implantação deste modelo e destas ferramentas é que vai determinar o sucesso de nossa empresa no futuro. Passo a palavra ao nosso consultor, Sr. Paulo Martins Inácio.

PMI: Bom dia a todos. Inicialmente gostaria de parabenizá-los pela participação neste encontro e espero contribuir tanto para o aperfeiçoamento de sua atividade diária, quanto para o seu desenvolvimento pessoal.

Espero que este nosso encontro seja interativo e, para isso, façam perguntas sempre que necessitarem de alguma informação adicional ou tiverem dúvidas.

Bem, não posso falar de gerenciamento de projeto sem falarmos de modelo de gestão. Em poucas palavras, podemos dizer que “Modelo de Gestão é composto por duas fases distintas, mas interdependentes”.

A primeira etapa consiste da elaboração da Formulação Estratégica, em que é definida a Identidade Organizacional (Negócio, Missão, Visão, Vantagem Competitiva e Crenças e Valores) e são feitas análises dos ambientes externo e interno. A partir desses insumos, são definidos os objetivos globais e as diretrizes estratégicas que nortearão as ações da empresa.

Esta etapa conduz a empresa a organizar suas estratégias globais e a desenvolver um senso explícito de direção estratégica.

A segunda etapa consiste da implementação da estratégia definida. Nessa etapa, é essencial a adoção de um sistema de gestão integrado, que reúna as informações necessárias ao alcance dos resultados planejados.

A partir dessa prerrogativa, utilizamos o Balanced Scorecard (BSC) como um instrumento gerencial que evidencia o desempenho da empresa, permitindo correções de rumo em tempo hábil.

O BSC é um sistema de gestão, baseado em indicadores que mensuram o desempenho, possibilitando à empresa visão do negócio atual e futura, de forma abrangente. Ele permite um equilíbrio entre objetivos de curto e longo prazo e entre medidas financeiras e não financeiras, uma vez que mede o desempenho sob quatro diferentes perspectivas: finanças, mercado e imagem, processos e pessoas.

O BSC mostra as relações de causa e efeito entre as Diretrizes, pelos indicadores de desempenho, metas e Iniciativas Estratégicas, que são Programas e Projetos definidos como prioritários para o alcance dos resultados pretendidos.

MC: Sr. PMI, podemos dizer, então, que compete ao Planejamento Estratégico e às lideranças das organizações identificar e selecionar as melhores ações estratégicas, e ao Gerenciamento de Projetos ser o agente executor das mudanças?

PMI: Exatamente. Você já parou para pensar no número de mudanças (culturais, tecnológicas, políticas, econômicas, etc.) que estão ocorrendo em sua volta neste exato momento? De uma maneira geral, é comum associarmos as mudanças significativas ao resultado de projetos bem sucedidos. Como conseqüência, gerenciar projetos de forma eficiente nessa era de grandes mudanças é um dos grandes desafios do executivo dos tempos modernos.

AR (Em pensamento): Eu discordo dessa linha de raciocínio. Por que começar a complicar o que já está sendo trabalhado? Muito bem, vou continuar ouvindo para ver aonde isto vai terminar.

DS: Sr. PMI por que trabalhar com gerenciamento de projetos? O que nós e a empresa ganhamos com isso?

PMI: Boa pergunta!!!

O início da implementação do processo de administração estratégica tem sido uma das principais preocupações para as empresas. Desta forma, a elaboração e acompanhamento de um bom projeto permitem o cumprimento de objetivos estratégicos e nos direcionam para o futuro.

O gerenciamento de projetos está no seu pico histórico, principalmente por ter se tornado uma escolha estratégica pelas empresas. As evidências podem ser vistas nas grandes corporações do mundo, que lançam iniciativas e centros voltados à excelência no gerenciamento de projetos, executando as melhores práticas e visando criar um ambiente favorável ao sucesso de seus objetivos e à disseminação do conhecimento adquirido.

DS: Você poderia nos explicar melhor por que gerenciar projetos?

PMI: Claro! Por que gerenciar projetos?

Estudos realizados comprovam que empresas que investiram em esforços nas fases de pré-desenvolvimento conseguiram no mínimo duplicar as chances de sucesso no lançamento de seus produtos.

Empresas que não faziam uso de técnicas de gerenciamento de projetos tinham em média 71% de atraso nos seus cronogramas (e este não era o maior de seus problemas!).

Segundo Stalk e Houl, a década de 80 foi considerada a década da qualidade, e a de 90 a década da responsividade (no sentido da resposta rápida ao mercado e no atendimento aos clientes). Para Gates, as empresas devem possuir um mecanismo de resposta rápida às mudanças, semelhante à capacidade do corpo humano em reagir de maneira automática aos estímulos do meio exterior. Porém