Organização X

INTRODUÇÃO:

O primeiro passo é analisar toda a empresa, tendo como base a organização e o sistema de informação existente.

No caso desse exercício, já foi diagnosticado e relacionado os problemas para que possamos reorganizar a empresa.

Abaixo segue relacionados os problemas diagnosticados em ordem de prioridades:

1) A relação de autoridade existente entre as unidades é caótica. A subordinação é indistinta. O gerente de recursos humanos dirige-se ao diretor administrativo e dele recebe ordens. Essas ordens nem sempre combinam com o que é desejado pelo diretor financeiro, e assim por diante. Contrataram um gerente de logística e ele não sabe ainda a quem se dirigir. Há um mês no cargo, já conversou e recebeu memorandos de todos os diretores e do presidente.

2) O único organograma disponível foi elaborado há dez anos.

3) Os formulários são confusos, e o fluxo de cada um deles é tarefa a ser descoberta por alguém. Os formulários não são ruins, no que diz respeito à sua diagramação, mas há problemas.

4) Há espaço suficiente para uma melhor distribuição física.

5) A divisão de trabalho é irregular. É fácil encontrar funcionários da mesma seção executando o mesmo trabalho, mas sempre com um ou dois trabalhando mais do que o restante.

6) Existem funcionários de mesmo nível, e com o mesmo tempo de serviços prestados, percebendo salários bem diferentes. Fala-se em greve (branca, em princípio).

7) Os funcionários reclamam que mais computadores foram comprados e que poucos sabem o que fazer, a não ser utilizar o editor de textos. Dizem que compraram “máquinas de escrever de luxo”.

8) Os três diretores não têm uma formação profissional adequada.

9) O acompanhamento orçamentário é inexistente.

10) A área de informática diz que o setor de e-commerce apresenta resultados satisfatórios.

11) O conselho de administração não está interessado em buscar a certificação da série ISO 9000 e menos ainda a da série ISO 14000. Os conselheiros dizem que isso é bobagem e que “produto de qualidade é produto de qualidade, e todo mundo vai saber, mais dia menos dia”. “Exportar vai ser muito fácil, basta contratar gente com alguma experiência em comércio exterior” e “Fusão é confusão”, dizem os conselheiros.

PLANEJAMENTO

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO:

É necessário deixar claro a estrutura organizacional, como cargos, atividades, tarefas, subordinações.

Alterar o organograma da empresa.

Revisar e aplicar de forma correta os formulários, memorandos etc.

Readequação do espaço físico e utilizar melhor o espaço.

Reorganizar a divisão de tarefas e avaliar as qualificações e competências, para renegociar reajustes salariais.

Propor cursos de aperfeiçoamento e qualificação para os funcionários e principalmente para os diretores, pois como lidar sem conhecimento da área?!

Fazer um planejamento do orçamento da empresa, anualmente, como BUDGET para todas as despesas da empresa já existentes e futuras, nos casos das melhorias e investimentos também.

Reavaliar os produtos e a qualidade dos mesmos, reavaliar a satisfação do mesmo em relação aos consumidores e ao mercado de atuação.

Criar uma auditoria interna, para controlar, aprimorar os produtos, serviços e execuções da empresa, entre outros.

PLANEJAMENTO OPERACIONAL:

Após fazer o planejamento estratégico, realizar uma reunião com a diretoria, apresentando as mudanças e já estabelecendo a programação e execução.

Fazer as cotações e projetos para reorganização do espaço físico.

Fazer uma reunião com todos os colaboradores, informando sobre os problemas e as futuras melhorias e solicitar a colaboração de todos.

Enviar um memorando explicativo de tudo e com todas as mudanças, inclusive de organograma, subordinações, formulários, cargos, tarefas,