Sistemas Integrados

1 - Introdução

Acredita-se que a velocidade na troca das informações no mundo empresarial só tende a aumentar, fatores como a concorrência entre empresas, surgimento de novos produtos e a melhoria contínua na prestação de serviços são decisivos nas tomadas de decisões, tornando a informação e o conhecimento algo valioso nesse meio. Deste modo, o desenvolvimento e o uso de um sistema de informação para apoiar na liderança, planejamento e nas tomadas de decisões com o objetivo de atingir melhores resultados e alcançar vantagem competitiva torna-se necessário (LIMA, 2000). Os sistemas de informação são conceituados por Kalbasi (2007) como um sistema que usa procedimentos formalizados, para oferecer gerenciamento em todos os níveis em todas suas funcionalidades, com informação baseada em dados de fontes internas e externas, provendo planejamento, controle e direcionamento em tomadas de decisões.

O surgimento de um Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais, também referenciado no mercado como ERP (Enterprise Resource Planning), é uma ferramenta de gestão empresarial com o objetivo de integrar os processos empresariais importantes (Manufatura e produção, finanças e contabilidade, vendas e marketing e recursos humanos) de uma empresa inteira em um único repositório central, permitindo que gerentes de empresas tenham uma visão sistêmica das operações. Quando um sistema de gestão empresarial é adquirido, o objetivo básico não é colocar o software em produção, mais do que uma mudança de tecnologia, a adoção desses sistemas implica em um processo de mudança organizacional (LAUDON e LAUDON, 2007; LIMA, 2000).

Os sistemas ERP surgiram, então, explorando a necessidade de rápido desenvolvimento de sistemas integrados, ao mesmo tempo em que as empresas eram (e ainda são) pressionadas para terceirizarem todas as atividades que não pertençam ao seu foco principal de negócios. Contribuíram também para a expansão dos sistemas ERP o amadurecimento das opções disponíveis no mercado, a evolução da tecnologia utilizada por esses pacotes (bancos de dados relacionais, processamento cliente/servidor) e algumas histórias de sucesso de empresas no início da década. Outro apelo dos sistemas ERP é a disponibilização de conhecimentos acumulados a respeito de diferentes maneiras de se realizar processos. Isto decorre do fato de as empresas fornecedoras utilizar-se de modelos de processos obtidos através de estudo e comparação em diversas empresas (benchmarking), as chamadas “melhores práticas”. Este conhecimento é agregado à empresa no processo de implementação. Essas melhores práticas, em associação à integração dos departamentos, podem permitir reduções de mão-de-obra indireta, principalmente nos setores administrativos da empresa. No final da década de 90, a utilização de sistemas ERP já estava consolidada como solução para a construção da infraestrutura tecnológica das empresas e dificilmente o desenvolvimento interno de um sistema que atenda às mesmas funções já contempladas pelos sistemas ERP seria novamente considerado.

Também no final da década, o mercado assistiu a um movimento das grandes empresas fornecedoras de sistemas ERP em direção a mercados ainda não atendidos. De acordo com Kulmar e Hillegersberg (2000), “as evidências atuais sugerem que as notícias sobre o fim dos sistemas ERP foram um tanto quanto prematuras”. Além do fato de que os fornecedores ainda estão começando a avançar sobre um mercado relativamente inexplorado na Europa e nos Estados Unidos, o das empresas de tamanho médio (citando pesquisa realizada por Everdingen et al.), os autores comentam que os fornecedores estão apenas iniciando seu trabalho em países como a China, o Brasil e a Índia, além de somente agora estarem iniciando avanços em direção a companhias diferentes de sua tradicional base de clientes de manufatura e logística, tais como empresas de serviços, empresas de telecomunicação, seguradoras e bancos.

2. Situação Problema

A adoção de sistemas ERP transforma a empresa em pelo menos três maneiras: a terceirização do desenvolvimento de aplicações transacionais, reduzindo custos de informática, a implementação de um modelo de empresa integrada e centralizada e a mudança da visão departamental para a visão de processos, por meio dos modelos disponibilizados pelo sistema.

Por todos os seus apelos, os sistemas ERP terminaram por se tornar “irresistíveis pacotes”, que trazem embutidos em si a reengenharia de processos, o benchmarking, a mudança da visão departamental para a visão de processos, ferramentas que permitem o controle de toda a cadeia de valor da empresa, a inovação tecnológica, a redução do backlog de aplicações da área de informática e reduções de custo, principalmente no que se refere à mão-de-obra indireta e ao departamento de informática. Não é à toa que esses apelos foram explorados pelas empresas fornecedoras que procuraram vender os sistemas ERP como solução final para todos os problemas empresariais da atualidade.

Não há dúvida de que os sistemas ERP são uma poderosa solução para a construção da arquitetura de TI das empresas, e que, se implementados mediante processos de decisão, seleção e implementação bem conduzidos, possam trazer inúmeros benefícios para a empresa. Entretanto, é necessário analisar com cuidado os benefícios e vantagens propostos pelos sistemas ERP, procurando-se diferenciar o que pode e o que não pode ser obtido com o uso desses sistemas e quais são os problemas e obstáculos que se podem esperar quando se decide utilizá-los.

Segundo Davenport (1998), “é certo que os sistemas empresariais podem trazer grandes recompensas, mas os riscos são altos também”. Conforme diz o autor, o principal perigo trazido pela utilização dos sistemas ERP ocorre quando a empresa que os está implementando desconsidera os impactos dos “pressupostos do pacote”, isto é, dos modelos de negócio que estão embutidos neles. Empresas que têm como filosofia a operação descentralizada, por exemplo, podem não obter os benefícios de um sistema cuja filosofia é a completa integração da empresa.

Quando à implementação desses sistemas nas empresas, Bingi, Sharma e Godla (1999) afirmam que a mesma “causa mudanças maciças nas organizações, e devem ser cuidadosamente gerenciadas para que os benefícios possam ser obtidos”. Os autores relatam alguns casos de implementações mal sucedidas, onde os projetos foram interrompidos, causando grandes prejuízos às empresas. Segundo eles, “uma boa preparação antes da implementação é chave para o seu sucesso.”

É possível então perceber a importância dos processos