Gestão Da Informação

Determinação da necessidade: O fato de não haver ninguém responsável pelo gerenciamento das informações, tanto internas quanto externas, nas menores empresas pesquisadas, revela que monitoramento do ambiente, para os dirigentes, ainda não é considerado relevante, uma vez que só se mostram preocupados em buscar e analisar determinada informação, caso esta lhes seja imposta pelo ambiente. Na empresa C, apesar de não haver ninguém formalmente responsável, os três dirigentes inconscientemente dividem a tarefa de buscar informações conforme a relação do tipo de informação com o setor que cada um atua. Apenas na empresa D delegou-se a responsabilidade do gerenciamento das informações a cada chefe de departamento, para que se busquem informações específicas de seu setor, sejam estas internas ou externas.

Obtenção: Ocorre pela utilização de mecanismos manuais e eletrônicos. Quanto menor a empresa mais manual é o processo.

Processamento: Informações ficam dispersas, sendo inicialmente escritas em papel e encaradas como rascunhos, que muitas vezes são descartados depois de resolvidos, armazenando-se apenas na cabeça do dirigente e de algum funcionário, caso esteja envolvido

Distribuição: Em razão da falta de classificação e do armazenamento informal, muitas vezes, a distribuição é feita oralmente. Porém, notou-se que uma empresa está em transição nesse sentido, pois há preocupação em expandir as funcionalidades de seus sistemas computacionais, a fim de que mais informações sejam processadas e armazenadas nos sistemas de informação, diminuindo a quantidade de informações armazenadas apenas na cabeça dos dirigentes, com o objetivo de melhorar seus controles e a confiabilidade das informações.

Utilização: Quanto menor a estruturação da empresa, menor será a eficiência da utilização das informações disseminadas. Isso foi bem evidenciado nas menores empresas pesquisadas, que, por serem menos estruturadas, utilizam a informação de forma isolada por meio de uma reflexão introspectiva do próprio dirigente, ou no máximo compartilhando-a com outro funcionário.

Foi observado também que, embora afirmassem estar cientes da relevância de tomar boas decisões baseadas na posse de informações adequadas e oportunas, a alimentação de seus sistemas de informação não tem recebido a devida atenção. Em quase todos os sistemas das empresas pesquisadas estão armazenadas informações operacionais e administrativas. Se estas informações recebessem análises mais acuradas, aliadas à análise do ambiente, seriam ricamente utilizadas para a tomada de decisões.