Matriz - Gerenciamento de Aquisições

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina:	Módulo:
Aluno:	Turma:
Tarefa:
Características do projeto
Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos e qualidade. Com isso, quando analisamos o “Musical de Porto Alegre” podemos identificar as seguintes características que o torna um projeto: ∙ Temporariedade (projeto com início, meio e fim definidos) – No caso do “Musical de Porto Alegre”, o evento tem uma data pré-definida para ocorrer (final do ano) e um tempo limitado para definição e execução das fases do projeto; ∙ Individualidade/Singulariedade (realizar algo de característica única) – o “Musical de Porto Alegre” contará com a presença das principais bandas de rock dos anos 80, caracterizando-se por ter um objetivo bem definido: ser um evento de cunho cultural (associação da marca à cultura); ∙ Progressividade (desenvolvimento em etapas e continuação por incrementos) – um bom planejamento será fundamental para a realização do “Musical de Porto Alegre”, devendo sempre ter em mente os objetivos e prazos realistas para execução, a fim de que as etapas sejam concluídas de forma gradativa. Muitos componentes deverão ser avaliados, entre eles: local, alimentação, lista de convidados, pessoal, ativações, etc. No decorrer do projeto, as características do evento passarão por um processo de refinamento e detalhamento contínuo, tornando o escopo cada vez mais explícito e detalhado, gerando uma compreensão mais completa pela equipe. Fonte: baseado em PMI (2013a)
Entregas do projeto segundo as fases de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento
INICIAÇÃO a) Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto: Formalização do projeto “Musical de Porto Alegre”, expondo os objetivos e escopo inicial. Definição do Gerente de Projetos responsável pelo evento, os recursos financeiros que serão disponibilizados, e definição de parceria entre a organização executora (DT Produções) e entidade solicitante (CCC). b) Identificar as partes interessadas: Identificar pessoas e/ou organizações que podem ser afetadas, entre elas: a organização executora (DT Produções) e entidade solicitante (CCC), os patrocinadores (ex: fast foods), bandas que se apresentarão e demais fornecedores. Análise de documentação e informações para avaliação da importância dos possíveis envolvimentos para o sucesso do projeto. PLANEJAMENTO Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto (fonte de informações de como o projeto será planejado, executado, monitorado, controlado e encerrado) Escopo: Planejar o gerenciamento do escopo; coletar os requisitos (ex: bandas de rock dos anos 80); definir e validar o escopo (baseado nas principais entregas, premissas e restrições); criar o EAP (Estrutura Analítica de Projeto) para subdivisão das entregas. Cronograma: Planejar o gerenciamento do cronograma; definição das atividades do evento (ex: atrações musicais, funcionamento de praça de alimentação, demais ativações); definição de uma  sequência lógica para as ativações; duração e recursos de cada uma das atividades; desenvolver o cronograma. Orçamento: Planejar o gerenciamento dos custos visando à conclusão do projeto dentro da estimativa inicial (orçamento aprovado); identificar as atividades que terão custo (ex: fornecedores como staff, segurança, pessoal técnico); estimar os custos; determinar o orçamento. Riscos: Planejar o gerenciamento dos riscos; identificar os riscos; realizar uma análise qualitativa e quantitava; planejar as respostas aos riscos. Além disso, outros aspectos devem ser considerados para planejamento do gestão: Qualidade, RH (Recursos Humanos); Comunicações; Aquisições e Stakeholders. EXECUÇÃO Colocar em prática o que foi definido no plano de gerenciamento, conforme planejado e especificado. Incluem processos que visam à orientação, coordenação e integração das atividades e recursos, entre eles: - Mobilizar (contratações), desenvolver (capacitar) e gerenciar a equipe do projeto, bem como avaliar os membros da equipe - Conduzir as aquisições (orientar os contratados em suas devidas funções) - Gerenciar o engajamento dos parceiros (patrocinadores, colaboradores) - Gerenciar as comunicações (executar plano de divulgação – marketing) - Gerencimento de interfaces (entre diferentes contratados, ou partes interessadas, por exemplo) - Gerenciamento de conflitos e soluções/ respostas (executar planos de ação para possíveis riscos e oportunidades) MONITORAMENTO E CONTROLE O projeto precisa ser monitorado a fim de que o plano seja cumprido de acordo com os padrões definidos. Desvios identificados devem ser comunicados de acordo com o seu impacto, e ações corretivas implementadas. Para isso, todos os grupos de processos planejados para o projeto precisam ser monitorados, entre eles: escopo, cronograma, custos, qualidade, RH, comunicações, riscos, aquisições e Stakeholders. É importante a realização de um controle integrado das mudanças, para a correta inteface na execução. Por exemplo: identificação de que o som e iluminação oferecidos pelo local do evento não atendem às necessidades de algumas bandas, sendo necessária a contratação de terceiros. ENCERRAMENTO Finalização das atividades do evento formalmente (ex: após realização do evento, todas as atividades que envolvem um cronograma, custos, pessoas, comunicação e marketing , riscos, aquisições e stakeholders foram entregues, levando ao encerramento de contratos, desmobilização de equipe bem como o arquivo das informações relevantes).
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
CCC – Estrutura Matricial: há muitos anos, a CCC atua no ramo brasileiro de atacado de roupas se tornando, em poucas décadas, uma forte rede de lojas de roupas com diversos representantes no País. Com uma estrutura matricial, a CCC utiliza recursos de toda a organização, não apenas de uma unidade organizacional. Os times de trabalho atuam nas atividades do dia a dia e também atuam nos projetos. DT – Estrutura Funcional: adquirida pela empresa CCC, a DT Produções é usada como incubadora e executora de eventos para um programa de âmbito nacional da CCC (investimento em marketing), com a finalidade de patrocinar e realizar eventos culturais que fortaleçam a marca CCC. Em uma estrutura funcional, os especialistas atuam em suas unidades organizacionais e, quando surge um projeto, grupos são formados e coordenados em conjunto ou sob a supervisão de um gerente de projetos.
Referências bibliográficas

...