O Almoxarifado

Conceituação

Almoxarifado é o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna acondicionados à política geral de estoques da empresa.

O almoxarifado deverá:

assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário;

impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;

preservar a qualidade e as quantidades exatas;

possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente;

Depositar materiais em um almoxarifado é o mesmo que depositar dinheiro em um banco

Portanto pode-se comparar o esquema de funcionamento do almoxarifado ao de um banco, conforme esquema abaixo :

BANCO

ALMOXARIFADO

Entrada para estoque

Ficha de depósito bancário

Nota fiscal de compra

Saída do estoque

Cheque

Requisição de material

Eficiência do Almoxarifado

A eficiência de um almoxarifado depende fundamentalmente :

da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento do número das viagens de ida e volta;

do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;

da melhor utilização de sua capacidade volumétrica;

Organização do Almoxarifado

O organograma funcional do almoxarifado está demonstrado na figura abaixo :

Analisando o organograma funcional de um almoxarifado podemos resumir as suas principais atribuições :

Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;

Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa;

Manter atualizados os registros necessários;

Vamos analisar os setores componentes da estrutura funcional do almoxarifado :

CONTROLE :

Embora não haja menção na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição.

O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.

RECEBIMENTO

As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.

O recebimento compreende quatro fases :

1a fase : Entrada de materiais;

2a fase : Conferência quantitativa;

3a fase : Conferência qualitativa;

4a fase : Regularização

ARMAZENAGEM

A guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação.

FASES

DESCRIÇÃO

1A FASE

Verificação das condições de recebimento do material;

2A FASE

Identificação do material;

3A FASE

Guarda na localização adotada;

4A FASE

Informação da localização física de guarda ao controle;

5A FASE

Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento;

6A FASE

Separação para distribuição;

DISTRIBUIÇÃO

Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.

DOCUMENTOS UTILIZADOS

Os seguintes documentos são utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho :

Ficha de controle de estoque (para empresas ainda não informatizadas) : documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotação das quantidades de entradas e saídas, visando o seu ressuprimento;

Ficha de Localização (também para empresas ainda não informatizadas) : documento utilizado para indicar as localizações, através de códigos, onde o material está guardado;

Comunicação de Irregularidades : documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devolução, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo;

Relatório técnico de inspeção : documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor;

Requisição de material : documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado;

Devolução de material : documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado as quantidades de material porventura requisitadas além do necessário;

PERFIL DO ALMOXARIFE

O material humano escolhido deve possuir