Reforma de um Laboratório da Qualidade Aplicando Conceitos e Metodologia da Gestão de Projetos

Estudo de caso: reforma de um laboratório da Qualidade aplicando conceitos e metodologia da gestão de projetos

Milério José1

Resumo

Metodologias de gestão são bastante aplicadas em grandes projetos e possuem a tarefa de conduzir as atividades de forma eficiente e eficaz, sem gerar danos onerários e riscos aos stakeholders. Apesar disso ainda é comum, se ver muitos projetos sendo feitos sem as ferramentas de gerenciamento adequadas e até mesmo sem qualquer tipo de gerenciamento. Por isso, o presente estudo de caso, realizou a implantação de um sistema de gerenciamento de projeto na reforma do laboratório da Qualidade de uma empresa localizada no PIM. Os resultados obtidos foram satisfatórios aos olhos da empresa, a qual conseguiu concluir a reforma em tempo hábil, cumprindo o cronograma e sem gerar prejuízos financeiros e significativos.

Palavras-chave: gestão, projetos, reforma.

1 Introdução

Entende-se como projeto todo e qualquer ação que possui um início, um desenvolvimento e um fechamento ou final, seja na busca por desenvolver um produto, um bem ou serviço. Como exemplo de um projeto, tem-se o desenvolvimento do presente artigo. Isso porque ele possui os requisitos básicos característicos de um projeto, tendo um começo (introdução), meio (desenvolvimento do projeto, metodologia) e um fechamento (conclusão dos resultados gerados).1

Qualquer tipo de projeto, também pode ser identificado como tendo um ciclo de vida, sendo como uma tratativa genérica. Esse ciclo consiste em basicamente quatro fases. A fase 1, chamada de início do projeto, é onde são abordadas questões centrais como: qual o tema principal, problema a ser resolvido e objetivos do projeto.  Também são definidos nessa fase os stakeholders, ou seja, as partes envolvidas no projeto como um todo (cliente, fabricantes, prestadores de serviços, gerentes do gerenciamento do projeto e etc.). Outro ponto a ser abordado nessa fase inicial é a definição de um escopo inicial do projeto e a sintonia que deve existir entre tempo, custo e qualidade para que o projeto seja concluído com êxito. 1

A segunda fase do ciclo de um projeto está mais relacionada com a organização e a preparação das atividades a serem desenvolvidas ao longo de todo o projeto. Basicamente, na fase 2 são definidas as pessoas necessárias para compor a equipe de gerenciamento, quem são essas pessoas e as suas atribuições. Estabelecer um sistema de informação nessa etapa, é bastante importante, pois dessa forma o time envolvido no projeto fica mais coeso e consegue trabalhar em sintonia.  Datas macro também devem ser estabelecidas nessa fase para que todos os envolvidos tenham ciência das principais atividades que irão ocorrer. Obviamente, como essa é uma etapa de preparação e organização para a posterior execução das atividades planejadas, é aqui que entra o dimensionamento de custos que serão empregados no projeto, ou seja, os orçamentos de custos de atividades singulares e gerais, devem compor um orçamento final que deve ser da ciência de todas as partes envolvidas. E o último passo, mas não menos importante dessa segunda fase, é a definição da data de início do projeto na prática. 1

A terceira fase do ciclo de vida do projeto deve contemplar uma comparação do projeto planejado e do executado, sendo feito um controle rigoroso para se ter conhecimento do status do andamento do projeto. O reporte de informações a respeito do andamento do projeto também faz parte dessa fase, só assim todos os membros ficarão cientes de como está a condição das atividades que foram planejadas na fase 2. Reuniões e conversas objetivas também fazem parte dessa fase, pois são nelas que informações mais intrínsecas são compartilhadas para se ter certeza de que os responsáveis pelas atividades estão conduzindo todas as tarefas da melhor forma possível e conseguem resolver possíveis problemas. E nesse caso, os problemas que podem ocorrer no percurso do projeto devem ser sempre identificados, mapeados e resolvidos.1

A quarta e última fase do projeto basicamente avalia todo o desenvolvimento e competência dos stakeholders na conclusão e entrega de suas atividades. Nessa etapa se avaliam: se todos os objetivos estabelecidos nas fases 1 e 2 foram alcançados e se a equipe conseguiu se desenvolver ao longo do período do projeto. Como esta é a última fase, aqui se dão encerradas possíveis parcerias, contratos e acordos que foram estabelecidas no projeto. Por último, ao final do projeto, todos os arquivos e documentos gerados desde a primeira fase são reunidos e guardados para que seja gerado um histórico do projeto que pode auxiliar em projetos futuros. 1

2 Metodologia

Para o presente estudo de caso, adotou-se como objetivo central a reforme do laboratório da Qualidade de uma empresa privada do PIM. O ciclo de vida do projeto seguiu de forma mais básica. Não foram impostas regras e controles tão firmes, mas todas as atividades foram gerenciadas com o auxílio do PMBOK.

Os stakeholders definidos para o projeto foram: setores internos (Garantia da Qualidade, Predial, SESMT, Gerência e Diretoria e setor de compras) da empresa e a construtora que realizou a reforma.

O escopo do projeto de reforma do laboratório da Qualidade foi definido em uma reunião com 30 dias de antecedência do início da execução da reforma. Essa reunião envolveu todos os setores internos da empresa solicitante da obra e nela foi definida a "espinha dorsal" do projeto. O escopo do projeto, basicamente foi definido e dividido entre as partes interessadas. As adequações entre as partes também foram definidas em reunião com a conscientização de todas as outras as partes. O escopo foi puxado e gerenciado pelo Gerente da Qualidade que também é o setor solicitante da reforma e nesse caso atuou como Gerente do Projeto.

O projeto foi definido em 6 steps macros com deadlines de 20 dias (no máximo) para cada uma das partes envolvidas, conforme a sequência de atividades abaixo:

- Definição do layout final

- Definição de local para retirada e mobilização de todos os equipamentos, mesas, bancadas e cadeiras de dentro do laboratório

- Definição dos materiais de divisórias, paredes e forros e execução

- Definição da rede hidráulica e execução

- Definição da infra de rede, parte elétrica e execução

- Definição das construções de alvenaria e acabamentos finais