Sistemas Gerenciais

Os sistemas ERP são sistemas de informação adquiridos na forma de pacotes de softwares com a finalidade de atender a maioria das operações das empresas (RH, financeiro, contabilidade, projetos, educação, patrimônio, compras e etc.)

Existem vários fornecedores de sistemas ERP no mercado, entre eles podemos destacar o R/3 da alemã SAP, Dynamics da Microsoft, o CORPORE RM, o AP7 Master e o Magnus da brasileira TOTVS que incorporou a (DATASUL, RM SISTEMAS e MICROSIGA).

Os sistemas ERP possuem características que os diferenciam de sistemas desenvolvidos internamente nas empresas, são eles:

Em relação ao modelo de processos, é preciso entender que, assim como os demais pacotes comerciais, os sistemas ERP não são desenvolvidos para um cliente específico. Eles procuram atender a requisitos genéricos do maior número possível de empresas, justamente para explorar o ganho de escala em seu desenvolvimento. Portanto, para que possam ser construídos é necessário que incorporem modelos de processos de negócio. Esses modelos são obtidos por meio da experiência acumulada pelas empresas fornecedoras em repetidos processos de implementação ou são elaborados por empresas de consultoria e pesquisa em processos de benchmarking.

Os sistemas ERP realmente integrados são constituídos como um único sistema de informação que atende simultaneamente aos diversos departamentos da empresa, em oposição a um conjunto de sistemas que atendam isoladamente a cada um deles. Entretanto, o fato de um sistema ERP ser integrado não leva necessariamente ao desenvolvimento de uma empresa integrada. O sistema é meramente uma ferramenta para que esse objetivo seja atingido.

Os sistemas ERP são geralmente divididos em módulos, que representam conjuntos de funções que normalmente atendem a um ou mais departamentos da empresa. Na figura abaixo estão representados os módulos comumente utilizados em empresas e principais interligações entre eles.

Benefícios e dificuldades associadas aos sistemas ERP

Ao tomar a decisão pela utilização de sistemas ERP, as empresas esperam obter diversos benefícios. Entre os benefícios apontados pelas empresas fornecedoras está a integração, o incremento das possibilidades de controle sobre os processos da empresa, a atualização tecnológica, a redução de custos com TI e o acesso a informações de qualidade em tempo real para a tomada de decisões. Por outro lado existem problemas a se considerar. Veja abaixo uma síntese de benefícios e dificuldades

Benefícios:

A implementação envolve o processo de adaptação dos processos de negócio ao sistema, a parametrização e eventual customização do sistema, a carga dos dados iniciais, a configuração do hardware e software, treinamento dos usuários.

A etapa de implementação é uma das mais criticas. As dificuldades decorrem do fato de envolver mudanças organizacionais e que implicam alteração nas tarefas e responsabilidades de indivíduos e departamentos. É importante que essas mudanças conduzam á otimização global de processos da empresa em contrapartida a otimização localizada de atividades departamentais. Devido á complexidade dessa mudança e dos conflitos que ela pode causar entre os envolvidos decorre a necessidade de intensa participação e comprometimento da alta direção da empresa nessa etapa para garantir a comunicação entre todas as equipes envolvidas.

Importante consideração da etapa de implantação a ser feita é a decisão a respeito da maneira como será feita o inicio da operação do sistema ERP. Entre as opções existentes estão o big-bang, isto é, a entrada em funcionamento de todos os módulos em todas as divisões ou fábricas da empresa simultaneamente, o small-bang, isto é, a entrada em funcionamento de todos os módulos sucessivamente e a implementação em fases, no qual os módulos vão sendo implementados em etapas.

ESTUDO DE CASO

Na atual empresa onde trabalho o processo de seleção foi conduzido pela área de tecnologia levantando as necessidades de informação junto aos usuários, definindo os requisitos de informação da empresa. Esse levantamento mostrou que a principal preocupação dos usuários era perder as funcionalidades adaptadas ao seu dia-a-dia. A nossa escolha foi pelo ERP da TOTVS (CORPORERM), na época antes da fusão sendo ainda a RM Sistemas.

Foram implementados os módulos de RH, Projetos, Financeiro, Compras, Contabilidade e Educacional em um procedimento denominado

big-bang.

A equipe do projeto era composta por usuários-chaves, analistas de sistemas e consultores. Os usuários da equipe foram indicados pelos gerentes dos departamentos entre aqueles funcionários que detinham maior conhecimento a respeito dos processos da empresa. A equipe contou com um número médio de 26 pessoas e era dividido em subequipes que cuidavam de cada um dos módulos que estavam sendo implementados. A equipe do projeto possuía dois diretores e um diretor da empresa de consultoria. Abaixo dessa diretoria estava à gerência de projetos composta por um gerente de projetos designado por nós e outro gerente da empresa fornecedora.

Os usuários-chaves não participaram do projeto em tempo integral, o que segundo a equipe de projeto, acarretou problemas. Por não estar envolvido de maneira integral no projeto, foi mais difícil comprometer o usuário e torná-lo dono do seu módulo, isso muitas vezes deixando a equipe de informática a responsabilidade pelo sucesso da implantação.

Adaptação do sistema

Quando a equipe de projeto não conseguia adaptar o sistema por meio de parametrizações e era necessário decidir entre customizar ou modificar operação da empresa, a equipe de projeto procurava decidir em conjunto a melhor alternativa. Estimamos