Imobiliaria Estudo de Caso

Imobiliária Ilha Grande

 Somos uma empresa do ramo imobiliário criada em 1999 especializada em vendas, locações e assessoria na aquisição de imóveis. Atualmente a empresa possui 1 Matriz em Santos e 14 filiais no litoral paulista.

Conta ainda com um corpo de 234 funcionários diretos e 312 indiretos (corretores).

A imobiliária, tem as seguintes responsabilidades:

- Divulgar o imóvel em meios próprios ou contratados;

- Lidar com todos os trâmites burocráticos envolvendo o contrato de locação;

- Coletar mensalmente o pagamento da locação e IPTU e zelar para que não haja inadimplência;

- Zelar e cobrar, se necessário, pela a entrega do imóvel em condições estruturais e de limpeza idênticas antes do início da locação;

- Ser o intermediário, entre o proprietário e o inquilino, no intuito de resolver eventuais problemas estruturais do imóvel não previstos em contrato;

A empresa necessita de um software para plataforma Web que pode ser feito em qualquer linguagem compatível com os seguintes requisitos:

1. O sistema deve controlar os usuários através de um mecanismo de senhas e pode trabalhar com níveis de acesso, por exemplo: Administrador, Operador e usuários. Os usuários são em sua totalidade funcionários da empresa possuindo dados como: Nome, RG, CPF, Endereço, Bairro, Cidade, CEP, Telefone e Email;
2.  O sistema deverá ter uma área para cadastro de imóveis com informações completas sobre os mesmos, contendo dados como: Descrição do imóvel; Tipo (Casa, Apartamento, Terreno, Chácara, Sítio, Fazenda, Estabelecimento Comercial, Vaga em Garagem, etc); Endereço; Bairro; Cidade; Pontos de referência; Metragem quadrada. Deverá possuir ainda as características dos imóveis que será atrelado ao cadastro contendo informações como: piscina (sim/não); sauna  (sim/não); lareira (sim/não); porão (sim/não); quantidade de cômodos, quantidade de quartos, quantidade de banheiros, vagas na garagem, cômodos extras fora da casa, suítes, banheira (sim/não); Vista pro mar (sim/não); terreno baldio (sim/não); adega (sim/não);quarto de empregada (sim/não); armários embutidos (sim/não); escada (sim/não); água potável (sim/não); poço artesiano (sim/não); cerca elétrica (sim/não); alarme de monitoramento (sim/não); aquecimento (sim/não); painéis solares (sim/não); portão eletrônico (sim/não); condomínio (sim/não); valor do condomínio ; quintal (sim/não); área de lazer (sim/não); academia (sim/não); churrasqueira (sim/não); espaço gourmet (sim/não); jardim de inverno (sim/não); vigia noturno (sim/não); culturas e plantações (sim/não); acesso a Internet (sim/não); fotos do local (pelo menos 2);
3. O sistema deverá permitir que o imóvel seja consultado por qualquer característica previamente cadastrada;
4. O sistema poderá utilizar qualquer base de dados desde que compatível com a Web e com a administração local na matriz que conta com máquinas utilizando o sistema operativo Windows da Microsoft.
5.  A matriz possui um parque de 202 máquinas divididas em setores que devem ser cadastrados, os setores são: Recepção, Pré-venda, Pós-venda, Locação e contratos,  Limpeza e manutenção, Financeiro,  Recursos Humanos , Corretores e Diretoria. Os demais dados seriam: Nome do setor, responsável pelo setor , quantidade de funcionários do setor, ramal e lista de funcionários do setor.
6. Cada setor pode ter usuários de todos os níveis de acesso, os operadores obviamente podem cadastrar os imóveis e operá-los de forma a atingir as possíveis negociações; os usuários básicos só podem consultar os dados, ou seja, podem apenas  pesquisar como qualquer usuário da web os imóveis cadastrados. Usuários externos podem ser cadastrados no site para receber atualizações e devem usar no cadastro dados semelhantes aos dos funcionários.
7. Os usuários considerados administradores do sistema  podem evidentemente realizar todas as ações e funcionalidades previstas pelo software de forma on-line ou off-line ficando sobre suas responsabilidades o resultado destas ações.
8. Todos os acessos internos devem ser gravados em “Logs” ou seja em um arquivo texto listando a data, a hora, o nome do operador (usuário) e a ação realizada para futuras consultas. Este arquivo deve ser protegido com senha para que somente o administrador geral tenha acesso.
9. O sistema deve manter um cadastro de proprietários dos imóveis contendo dados como: nome, endereço, bairro, cidade, cep, telefone residencial , celular, email, RG, CPF ou CNPJ; Este cadastro deve estar ligado ao cadastro de imóveis de alguma forma. O dados poderão ser alterados a qualquer momento pelos operadores ou administradores;
10. O sistema deverá possibilitar que os dados dos proprietários possam ser consultados e se necessário emitir relatório de todos os dados cadastrados;  Fica a critério dos desenvolvedores a ferramenta para tal bem como as formas de pesquisa e tipos de relatórios.
11. O sistema deverá permitir que os clientes (prováveis inquilinos ou compradores) sejam cadastrados com dados semelhantes aos do proprietários, devem ser consultados e emitidos relatórios gerenciais se necessário contendo todos seus dados pessoais; De alguma forma o sistema deve juntar os clientes com os imóveis adquiridos ou alugados; O sistema deverá ainda permitir que um cliente fique cadastrado em modo de espera aguardando por um imóvel ser desocupado ou por uma oportunidade melhor de negócio.
12. O sistema deverá ainda possuir um cadastro de propostas juntando dados dos clientes e dos imóveis interessados; dados como código da proposta, data, imóvel, cliente e valor da proposta devem fazer parte deste, além de possíveis formar de localização (consultas e relatórios);
13. O sistema deve possuir uma mecanismo de mensagens internas onde os funcionários possam trocar informações em tempo real. Fica a critério da empresa desenvolvedora qual ferramenta deverá ser utilizada e quais tipos de dados podem ser utilizados;
14. O sistema deverá controlar uma agenda de compromissos para todos os funcionário utilizares com dados como data, hora e compromisso assim como uma agenda convencional; Os dados poderão ser consultados e alterados  a qualquer momento assim como eliminados do sistema;
15. Os clientes e proprietários não poderão de forma alguma serem excluídos do sistema nesse caso deverão serem considerados inativos;
16. O sistema deverá controlar um “ranking” de produtividade dos corretores a fim de garantir premiações no final de um período pré-estabelecido, isto implica em incluir na locação ou venda o nome do corretor/funcionário responsável;
17.  O sistema não precisará controlar a folha de pagamentos e demais funcionalidades do departamento de recursos humanos pois o mesmo já se encontra informatizado;
18. Para cada locação feita o sistema deverá ter uma área onde o funcionário efetue esse lançamento considerando todas as formas de pagamento bem como os dados do proprietário/vendedor do cliente/inquilino  do corretor e os valores previamente acordados. Assim que o cliente escolher o imóvel para comprar ou alugar o sistema deverá registrar todo o tramite necessário; O sistema deverá ainda gerar as contas a receber com as devidas datas e valores a serem pagos para que possam ser gerados boletos bancários aos clientes; Alguns negócios podem ser feitos com pagamento a vista ou em deposito bancário e o sistema deverá aceitar essas possibilidades. O sistema deverá ainda gerar o documento/contrato no final de cada transação para que as pessoas envolvidas assinem o mesmo e reconheçam suas firmas em órgão competente; Dados dos corretores/funcionário devem fazer parte desta transação e o sistema deverá controlas os valores das comissões alcançadas pelos mesmos; no final de um mês um relatório de comissões deve ser gerado pelo sistema para que os pagamentos sejam efetuados pelo departamento de recursos humanos;
19. O sistema deverá possuir um cadastro de apoio jurídico onde advogados podem ser cadastrados com dados semelhantes aos de funcionários; esses dados dever ser possíveis de consulta e relatórios;
20. Uma área de simulação de financiamento deve ser disponibilizada no site utilizando uma tabela de juros previamente digitada no sistema; O usuário da Web  coloca o valor a ser financiado e o software deverá efetuar os cálculos;
21. As fotos dos imóveis devem ser disponibilizadas no website, o operador/funcionário deve escolher as melhores fotos no sistema que aparecerão na página inicial (vitrine) do site; Os demais imóveis também terão suas fotos exibidas em miniatura mediante consulta e ampliadas caso o cliente (internauta) deseje;
22. No website deverá ter uma área de contato onde o cliente poderá deixar uma mensagem para que a imobiliária se comunique ou retire suas dúvidas;  As mensagens deixadas poderão ser consultadas por qualquer funcionário a qualquer momento; os campos seriam : nome, email, data, hora e mensagem;
23. O cálculo da comissão de venda é de 5% do montante, portanto quando o corretor realizar o negócio esse valor deverá ser registrado no controle de comissões oferecido pelo sistema; as comissões poderão serem consultadas a qualquer momento bem como relatórios sobre os valores individuais ou gerais; O sistema deverá permitir que se acompanhe, através de indicadores, as atividades desempenhadas pelos seus corretores e os resultados das vendas obtidos na sua imobiliária. Identifique as melhores práticas que resultam no aumento das vendas.
24. Um ambiente de cadastro de contas a pagar deve ser disponibilizado pelo sistema e as contas poderão ser lançadas a qualquer momento  bem como consultadas e emitir relatórios se necessário. Os dados mínimos são código, descrição da conta, valor, vencimento, desconto, juros, total a pagar , setor responsável e dia do pagamento;
25. Os corretores especificamente devem ser cadastrados no CRESCI e seu numero deve estar cadastrado em seus dados;
26. O sistema deve permitir que se envie periodicamente e-mails automáticos para prestação de contas aos proprietários, informando-os sobre os anúncios, retornos, visitas e propostas recebidas dos imóveis em comercialização a fim de fidelizar seus clientes através de um excelente atendimento. O website deverá contem links para os principais portais imobiliários; O Sistema deverá enviar aos corretores diversas mensagens contendo alertas para oportunidades de novos negócios, clientes em atendimento, vencimento de autorizações, alteração de dados dos imóveis em comercialização, dentre outras; Integração com o GoogleMaps seria um diferencial;

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