A IMPORTÂNCIA DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PARA EMPRESA

Carolina Muniz Alves

ESCRITÓRIO DE PROJETOS

A IMPORTÂNCIA DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PARA EMPRESA

Belo Horizonte

2014

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Carolina Muniz Alves

ESCRITÓRIO DE PROJETOS

A IMPORTÂNCIA DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PARA EMPRESA

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como requisito de avaliação do curso de MBA em Gerenciamento de Projetos da Faculdade Estácio de Sá.

Professor orientador: Ieda Carvalho

Belo Horizonte

2014

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RESUMO

        A alta complexidade e quantidade de projetos concorrendo por recursos cada vez mais escassos, a falta de uma metodologia padrão, as constantes mudanças de prioridade, a insatisfação dos clientes, patrocinadores e funcionários, aliados à falta ou mau gerenciamento de portfólio de projetos, sugerem a implantação de um Escritório de Gerenciamento de Projetos. Neste contexto este trabalho de conclusão de curso teve por objetivo identificar os resultados obtidos pela TOTVS após a implantação do PMO, apresentando as razões para implantação de um Escritório de Projetos e descrevendo o seu funcionamento. Para um melhor entendimento deste processo foi realizada uma revisão bibliográfica abordando os principais conceitos de Gerência de Projetos, metodologias de Gestão de Projetos e tipos de Escritórios de Projetos, visando aprofundar os conceitos referentes a estes assuntos.

A metodologia consistiu basicamente na realização de entrevista com a gerente do PMO da filial Belo Horizonte. Analisou-se como funciona a Gestão de Projetos na empresa, como se deu a implantação do Escritório de Projetos e seu funcionamento. Como resultado do trabalho foram identificadas as principais funções do Escritório de Projetos, como por exemplo, organizar e supervisionar a carteira de projetos, padronizar metodologias e identificar antecipadamente problemas e riscos com gerenciamento pró-ativo. Os principais objetivos como a melhoria do processo de planejamento e Gerenciamento dos Projetos e a melhoria da qualidade dos produtos ou serviços dos projetos. E os principais benefícios proporcionados pela utilização do PMO como, por exemplo, a redução de custo e tempo na entrega dos projetos e principalmente o aumento da satisfação dos clientes. Também foram analisados os pontos de possível melhoria na atuação do PMO, dentre eles se destaca o aprimoramento do controle dos projetos.

Palavras-chave: Escritório de Projetos, implantação e Gestão do PMO, Tecnologia da Informação.

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Sobreposição dos grupos de processos em cada fase        16

Figura 2 - Influências da estrutura organizacional nos projetos        20

Figura 3 - Estrutura Funcional        21

Figura 4 - Estrutura Projetizada        21

Figura 5 - Estrutura Matricial Leve        22

Figura 6 - Estrutura Matricial Moderada/Forte        23

Figura 7 - Modelo de PMO para projeto autônomo        24

Figura 8 - Modelo de PMO para Project Support Office        25

Figura 9 - Modelo de PMO para Enterprise Project Support Office-        26

Figura 10 - Estrutura Organizacional da TOTVS        33

Figura 11 - Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos.        34

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LISTA DE QUADROS

Quadro 1 - Transição de conceitos de gerenciamento de projetos        14

Quadro 2 - Fases do ciclo de maturidade em gestão de projetos        19

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LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS

PMO – Project Mannagement Office

ERP - Enterprise Resource Planning 

CMMI - Capability Maturity Model Integration

CRM - Customer relationship management

SOA - Service-oriented architecture 

IDC – International data corporation

TI - Tecnologia da Informação

CEO - Chief executive officer 

PMBOK - Project Management Body of Knowledge

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SUMÁRIO

1        INTRODUÇÃO        8

1.1        Justificativa        9

1.2        Problema de Pesquisa        9

1.3        Objetivo Geral        9

1.4        Objetivos Específicos        9

2        CONTEXTUALIZAÇÃO DA EMPRESA        10

2.1        A Empresa        10

2.2        Histórico        10

2.3        Estratégias e vantagens competitivas        11

3        REFERENCIAL TEÓRICO        13

3.1        Gerência de Projetos        13

3.1.1        Projeto        13

3.1.2        O que é Gerenciamento de Projetos        13

3.1.3        Programa, Subprojeto e Portfólios        15

3.1.4        Ciclo de Vida        16

3.1.5        Patrocinador (Sponsor)        16

3.1.6        Interessados no Projeto (Stakeholders)        17

3.1.7        Maturidade em Gestão de Projetos        18

3.2        Tipos de Estruturas Organizacionais        19