Business Inteligence

AVM Faculdade Integrada

MBA em Business Intelligence

Sistemas de Informação

Francisco Xavier dos Santos

Case real de como o business intelligence foi utilizado como ferramenta de apoio à controladoria com ganhos em diversos departamentos.

A empresa em questão é uma fabricante de sistemas de energia, líder do seguimento com departamentos de TI e controladoria bem estruturados e com uma ferramenta de BI já implantada. A mesma possui relatórios e comparativos de vários departamentos antes e depois da implantação e utilização da ferramenta de business intelligence.

Foi feito uma pesquisa com os gestores de várias áreas com aplicação de questionários levanto em conta os indicadores listados na tabela abaixo:

Área entrevistada	Indicador
Controladoria	Fechamento mensal antes e depois do BI
Vendas	Vendas por linha de produtos Quantidade de produtos vendidos Margem de contribuição por linha de produtos
Tecnologia da Informação	Comparação de antes e depois das ferramentas na área de vendas
Produção	Produtividade Horas Extras realizadas Giro de estoque de produto acabado e matéria-prima Atrasos de Produção

Resultados alcançados

Gerência Geral Corporativa

Antes da implantação da ferramenta de BI, havia um concesso entre a gerência geral e a presidência que a empresa necessitava ser reestruturada principalmente o departamento de controladoria, TI, vendas e produção, porém chegou-se a conclusão que essa reformulação não seria possível sem dotar a empresa de uma forma eficaz de gerir suas informações.

Após a implantação do BI, a TI que não era capaz de suprir a gerência e controladoria com informações, devido ao fato de estar constantemente envolvida em customizações de sistemas, tornou-se capaz de gerar informações de forma rápida dando à gerência subsídios para descobrir onde em quais áreas deveria investir.

Controladoria

A área de controladoria exercia sua função através de planilhas eletrônicas pouco eficientes que não permitiam a velocidade e compartilhamento das informações. A implantação da ferramenta de BI trouxe diversos benefícios para a empresa. Além de permitir maior visibilidade sobre suas operações, através de informações diárias, resolveu um dos problemas que impedia a área de cumprir a sua missão, que foi o tempo que passou a ter para monitorar a operação, em vez de apenas se dedicar à prestação de informações para as outras áreas. Com isso, os custos da organização passaram a ser examinados com maior acuidade e em intervalos menores de tempo, possibilitando-se a correção de desvios entre os resultados realizados e os planejados em base diária. 

Tecnologia da Informação

Os profissionais dessa área constantemente aplicavam seu tempo no desenvolvimento, customização ou validação de relatórios que muitas vezes eram usados para uma única decisão. Havia também a perda do controle de geração de informações, gerando inconsistências e consumindo o tempo da área.

Os benefícios do BI na área foram: a redução de retrabalho por erros de informações ou de definições, uma melhor compreensão global dos processos da empresa, a diminuição da quantidade de relatórios desenvolvidos, a integração das áreas organizacionais, proporcionada pela agilidade e coerência na informação e no seu formato modelado pelo próprio usuário.

Vendas

A área de vendas não possuía controle sobre a margem de contribuição praticada nos negócios praticados pelos representantes que recebiam comissão mesmo em margens negativas. Informações básicas como quanto se vendeu em determinado período, pedidos em carteira, pedidos faturados, faturados e não entregues, participação do representante em uma determinada área, entre outras precisavam ser requisitados a área de TI, pois a área de vendas não possuía ferramentas que fornecessem tais informações.