Gerenciador Eletrônico de Documentos

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CENTRO UNIVERSITÁRIO UNA/UNATEC

TECNÓLOGO EM ANÁLISE E DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS[pic 2]

MÓDULO 2A– TURMA C

Gerenciador Eletrônico de Documentos

Componentes:

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Belo Horizonte – MG

1º Sem./ 2013

Resumo

As informações vitais e estratégicas de uma organização independente da sua atividade econômica precisam ser preservadas, divulgadas e acessadas rapidamente. A tecnologia que mais contribui para isto é o GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos. O objetivo do trabalho é apresentar as principais aplicações e exemplos de uso do GED, discutir teoricamente as implicações relacionadas aos usos dessa tecnologia, visando contribuir para um processo de tomada de decisão, baseado em informações, racional e sustentável nas organizações brasileiras, nos mais variados campos de atuação. A implementação do GED constitui uma grande tendência do mundo moderno cada dia mais afogado nos próprios documentos e informações que produz, sendo necessário planejar detalhadamente todo o projeto.

1 Introdução

Segundo a wikipedia, GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma tecnologia que fornece um meio de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar facilmente informações existentes em documentos. A sigla em Inglês para GED é DMS (Document Management System). Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento. 

Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.

Em linhas gerais, podemos definir GED como um conjunto de tecnologias que permitem a uma empresa gerenciar seus documentos de forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som ou mesmo arquivos já criados na forma digital (planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.).

Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED. Exemplos: escolas, empresas de advocacia, hospitais, administradoras de condomínios, empresas de recrutamento, escritórios de arquitetura, design e engenharia, assessorias de imprensa e de comunicação e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática etc.).

Tendo surgido nos Estados Unidos com o nome de Eletronic Document Management Systens (EDMS), o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) foi trazido ao Brasil pelo Centro Nacional de Desenvolvimento e Gerenciamento da Informação (CENADEM). 2

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  Disponível em http://www.ged.net.br/definicoes-ged.html - Página visitada em 06/05/2013.

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2 Disponível em http://engenhariadeproducaoegp381.blogspot.com.br/2011/04/o-gerenciamento-eletronico-de.html - Página visitada em 06/05/2013.

 2 Objetivos

 2.1 Objetivos Gerais

O objetivo desse trabalho foi desenvolver um sistema Gerenciador Eletrônico de Documentos, para uma empresa de engenharia.

1. Objetivos Específicos

Os objetivos específicos do trabalho são:

1. Permitir o controle de acesso login, senha.
2. Listar permissão de visualização ou edição.
3. Importar documentos (cad, pdf, xls, jpg etc), excluir documentos, visualizar, download.

3 Metodologia

 3.1 Revisão de Literatura

Utilizamos como incentivo e embasamento para o nosso trabalho sites de fornecedores de tecnologia.

Baseado nestas referências o presente trabalho tem como objetivo desenvolver um sistema para armazenagem de arquivos e que possa compartilhar e recuperar informações existentes em documentos cadastrados da empresa. Esse acesso aos arquivos se dará através de usuários previamente cadastrados ao qual serão repassados tipos diferentes de requisitos como acesso.

Esses documentos estarão disponíveis no acervo digital e serão arquivados no banco de dados da empresa. Esses documentos cadastrados são de extrema importância para as empresas que podem acessa-los de qualquer local com acesso a internet.

Esse tipo gerenciador pode ser utilizado por pequenas, medias e grandes empresas devido a sua facilidade e versatilidade sendo uma grande ferramenta de acesso.

O software desenvolvido será implantado com acesso na WEB através de usuários previamente cadastrados pela empresa.

3.2 Principais tecnologias

Abaixo seguem as principais tecnologias relacionadas ao GED:

Tecnologia	Descrição e aplicação
Capture	Capturar – Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando-os em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.
Document Imaging (DI)	DI ou Gerenciamento de Imagens de Documentos compreende documentos originais em papel que são convertidos em imagens digitais. A tecnologia capta as imagens produzidas por scanners e as armazena no formato digital.
Document Management (DM)	O DM é a tecnologia que gerenciava documentos de engenharia e normas técnicas. Gerencia os processos de troca e recuperação de documentos, controlando o acesso físico, garantindo segurança e a rastreabilidade através da indexação. Aplicação: Escritório de advocacia.
Workflow Fluxo de Trabalho	Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.
Computer Output to Laser Disk (COLD/ERM)	Usados para capturar, arquivar, armazenar e recuperar dados. O COLD armazena e gerencia relatórios no formato digital. Evoluiu para o Enterprise Report Management (ERM), que possui as mesmas características do COLD, sendo mais abrangente. Distribui e preserva os dados, possui um índice com controle de acesso e preserva informações não estruturadas enquanto elas existirem. A tecnologia COLD/ERM gerencia corporativamente relatórios. Relaciona-se à geração e gerenciamento no formato digital, além de permitir anotações adicionais sem danificar o relatório. Aplicações: Faturas de telefone, notas fiscais.
Forms Processing	É o processamento de formulários. Relaciona as informações contidas nos formulários com aquelas existentes nos bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Aplicação: Imposto de renda.
Records and Information Management (RIM)	Refere-se ao gerenciamento de arquivos. Gerencia o ciclo de vida dos documentos, independente do suporte. É responsável pelo controle sistemático dos documentos, desde sua criação, manutenção e disponibilização, além de categorizar e descartá-los através de uma tabela de temporalidade.
Full text retrievel	Recursos para a recuperação de documentos a partir de qualquer palavra do conteúdo. Exemplo: Criação de bases de dados.
OCR	Reconhecimento de caracteres - tecnologia para a conversão e reconhecimentos de caracteres.

Fonte: Cenadem (2011) apud Portal GED (2011a).