Gerenciamento de Custos

GERENCIAMENTO DE CUSTOS

1 - INTRODUÇÃO

Considerando que todo e qualquer projeto visa a entrega de um bem físico e/ou serviço, que, por sua vez, depende fundamentalmente de recursos financeiros, entende-se que essa entrega  será possível somente a partir da disponibilização desses recurso. Veremos que o gerenciamento dos custos dos projetos é necessário para que sejam desenvolvidos processos de planejamento, estimativa, orçamento e controle, de modo a permitir que o projeto seja concluído dentro do que foi aprovado, considerando o escopo, o tempo, os requisitos, as especificações e as restrições.

2 - PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS

• PLANEJAR O GERENCIAMENTO DOS CUSTOS: determinar os recursos e a quantidade desses recursos que serão necessários para execução e conclusão das atividades do projeto.

• ESTIMAR OS CUSTOS: desenvolver uma estimativa monetária do custo decorrente dos recursos necessários para execução e a conclusão do projeto.

• DETERMINAR O ORÇAMENTO: alocar a estimativa dos custos individualmente nas atividades ou pacotes de trabalho para o projeto.

• CONTROLAR OS CUSTOS: monitorar o andamento e a correspondência entre a execução e o que foi planejado. As mudanças no orçamento devem ser controladas para que o projeto fique dentro do planejado.

2.1 - PLANEJAR O GERENCIAMENTO DE CUSTOS

Um bom desenvolvimento do esopo é fundamental para determinar so recursos e sua quantidade necessária para realizar as atividades do projeto. Além da correspondência com o escopo, quanto melhor for a descrição da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e das informações de cronograma, vinda do gerenciamento do tempo, mais fácil será realizar o gerenciamento dos custos.  

2.2 - ESTIMAR OS CUSTOS

No processo de estimar os custos do projeto, o valor financeiro de todos os recursos deve ser previsto, considerando:

• Pessoas contratadas pela empresa;

• Materiais a serem utilizados;

• Fornecedores terceirizados ou consultores contratados;
• Máquinas e equipamentos a serem adquiridos ou alugados;
• Viagens a serem realizadas.

A estimativa de valores e iniciada em conjunto aos documentos preliminares, definidos no tempo de abertura do projeto, que está presente no macroprocesso de iniciação do projeto. Neste contexto, podem ser utilizadas opiniões de especialistas para estimar os valores gerais que nortearão o termo de abertura.

O termo de abertura do projeto é um documento formal que autoriza o inicio do projeto e apresenta informações e documentações de requisitos que satisfazem as necessidades e as expectativas das partes interessadas.

                 Duas formas para realizar essas estimativas merecem destaque:

• Por Analogia (também conhecida como top-down).
• Estimativa bottm-up.

2.2.1 - ESTIMATIVA POR ANALOGIA (TOP-DOWN)

A estimativa por analogia utiliza parametros descritos no escopo, considerando o tempo, os requisitos, as especificações, as restrições e o nivel de complexidade de projetos anteriores, semelhantes e reais, para chegar a uma base de estimativa do projeto atual.

Para esse tipo de estimativa, destacamos algumas vantagens e pontos de atenção.

VANTAGENS

• É mais rápido e fácil trabalhar com estimativas a partir de projetos anteriores, assim  o esforço para obter os valores estimados é menor.
• É utilizado um menor nível de detalhamento, que facilita um melhor entendimento do projeto como um todo, ao focar as informações esenciais e básicas do projeto.
• Apresenta um panorama geral dos custos do projeto, fornecendo aos gestores uma visão mais abrangente dos niveis de expectativas das partes interessadas.

PONTO DE ATENÇÃO

• Pode oferecer menor precisão, devendo ao fato de considerar dados de projetos anteriores, nos quais as premissas podem ser diferentes.
• É possível que as estimativas sejam preparadas com informações ou entendimento limitados, resultando em valores poucos precisos.

Há maior dificuldade em enteder os custos do projeto quando as incertezas são elevadas ou as estimativas requerem conhecimentos dificilmente acessíveis para entendimento de como o projeto deve ser concebido e realizado de maneira adequada.

A estimativa por analogia é bastante comum nas fases iniciais do projeto, um vez que as mudanças ocorrem com maior frequência nesse período (durante os macroprocessos de iniciação e início do planejamento). Há necessidade de ser ter a estimativa em menor tempo, aceitando-se um menor grau de precisão.

2.2.2 - ESTIMATIVA BOTTOM-UP

Já a estimativa bottom-up é um método que parte dos custos individuais dos recursos das atividades, no maior nível de detalhamento possível. Em seguida, esses valores são organizados e somados de modo a obter a estimativa total do projeto.

Recomenda-se a fazer a estimativa por analogia antes da bottom-up, pois as vantagens e os pontos de atenção são praticamente o inverso das indicadas para a estimativa por analogia.

VANTAGENS

• Pode oferecer maior precisão ao desenvolver o custo a partir do valor referente a cada recurso das atividades.
• Esse método é baseado em uma análise detalhada do projeto, fornecendo maior precisão as estimativas de custos.
• Há a necessidade de engajamento e interação da equipe do projeto para que os custos dos recursos das atividades sejam estimados de acordo com a realidade.
• O detalhamento do custo por recurso das atividades aproxima o gerenciamento dos custos ao gerenciamento do tempo, fscilitanto o monitoramento e o controle do projeto.

PONTOS DE ATENÇÃO

• Uma vez que apresenta maior precisão, é um método que requer maiores esforços de tempo, custo, recursos e pessoas para desenvolvimento das estimativas.
• Depende do entendimento claro e detalhado do escopo do projeto (o que muitas vezes não ocorre).
• A partir do momento em que os recursos são previstos individualmente, há um máximo nível de detalhamento, podendo haver um superdimensionamento das estimativas.

Existe uma tendência a colocar valores com margens de segurança para cada recurso da atividade. E quando somados, esses valores podem inflar as reais necessidades do projeto.

2.3 - DETERMINAR O ORÇAMENTO

No processo de determinar o orçamento, deve-se realizar a alocação das estimativas dos custos individualmente nas atividades, ou nos pacotes de trabalho (grupo de atividades) do projeto. O objetivo e obter a “linha de base” (em inglês, baseline) dos custos do projeto. Segundo o PMBOK (2014, p. 212), a linha de base de custos do projeto resulta em um “orçamento no término (ONT) autorizado, sincronizado com o tempo, para medir, monitorar e controlar o desempenho dos custos gerais do projeto”.

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