Organização de arquivos

Organização de arquivos

É um procedimento que tem como finalidade principal criar formas de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. Traz inúmeras vantagens que passam pelo ganho de tempo, segurança da informação (muitos documentos são perdidos devido à falta de gerenciamento de arquivos) Hoje muita empresas ganham em termos de praticidade com o rápido acesso aos documentos arquivados, através de sistemas próprios de informática ou existem empresas que desenvolvem sistemas específicos, voltados para suas próprias necessidades.

A organização dos arquivos é feitas por fazes: são as correntes, as intermediárias e os permanentes.

Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição atualizando com certa freqüência, e evitando a duplicação e emissão de vias desnecessárias.

Nesta Fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação) expedição de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, são elaboradas normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas.

Essa última etapa a avaliação e destinação de documentos, segundo Paes, eram consideradas talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos, ela desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, estabelecendo seus prazos para guarda e determinando quais serão os documentos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.