Sistemas ERP

Centro Universitário Barão de Mauá

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ERP – Enterprise Resource Planning

Histórico

        Por volta de 1950 começa a ser difundida a tecnologia aliada a gestão empresarial. O sistema pioneiro nesse ramo apenas controlava estoques, e sua aplicação era lenta e cara, portanto, para poucos, mas já interessava a muitos por ser mais fácil e utilizar menos tempo que os trabalhos manuais.

        Nos anos 70 a economia começou a alavancar, mais computadores foram surgindo, e então foi criado o MRP (Manufacturing Resource Planning, ou Planejamento da Necessidade de Materiais), o sistema que antecedeu e deu o passo inicial para a criação do ERP. Sua utilização era baseada no detalhamento de todas as partes de um produtos fabricado ou encomendado. O gestor de produção alimentava os níveis de estoque, que eram analisados e repassados ao setor de compras conforme sua necessidade de aquisição, eles eram cotados e pedidos ao fornecedor, e posteriormente eram geradas as formas de pagamento, repassadas ao financeiro. Assim, começou a surgir a integralização entre sistemas e áreas, também conhecidos como pacotes, que trocavam informações entre si, facilitando o planejamento da utilização da matéria-prima e o gerenciamento de todas as fases do processo produtivo.

        Próximo à década de 80 as evoluções começaram a ficar constantes. Eis que os computadores começam a ser ligados a uma rede através de um servidor, uma tecnologia mais barata e de grande interesse às empresas que dele se utilizavam. As atividades operacionais e de logística também evoluíram, e o MRP foi atualizado para MRP II, abrangendo também atividades da mão de obra e das máquinas e equipamentos. Nesse ponto o ERP já começa a surgir, devido às características desse sistema, mas não se sabe ao certo em qual momento ganhou essa denominação.

        Ainda nos anos 80, os processos começaram a ficar mais ágeis para poder interligar todos os departamentos, e suportar outros sistemas que foram integrados ao ERP com o intuito de suprir todas as necessidades das áreas administrativas e produtivas.

        Em 1990 o ERP fica mais conhecido e começa a ganhar força, em parte devido e evolução da tecnologia em computadores, além dos preços amigáveis para a instalação deles em rede e servidores. Mas, o sistema se tornou popular por controlar e gerenciar vários setores de uma só vez, a partir de aspectos já parecidos com o que conhecemos atualmente. No fim da década houve um “boom” na venda desses pacotes, devido a tantas promessas abrangentes, além de que, ele não possuía o bug do ano 2000, o problema com a data de dois dígitos que atingiu diversos computadores da época.

        Com o aquecimento da economia, aumento das ofertas e demandas e o alcance de novos mercados, a competitividade entre as empresas só tende a aumentar. Para estar nesse meio, e se destacar, é preciso que haja além de um bom planejamento, uma gestão adequada de recursos, informações e processos. Em busca disso as organizações tem implantado o ERP, um sistema de gestão empresarial que agrega todos os setores administrativos.

Conceito de ERP e sua utilidade

        No conceito básico, ERP é um sistema computadorizado de gestão empresarial que integra todas as informações, de todos os setores, em um único programa, facilitando a automação e o armazenamento de todos os dados do empreendimento. Sua sigla significa Enterprise Resource Planning, no português, Planejamento de Recursos Empresariais.

        Um exemplo do quanto ele facilita a vida da empresa: imagine se cada setor da instituição possuir um sistema único para gerenciá-lo, um para finanças, um para folha de pagamento, um para recursos humanos, um de controle de vendas, outro para compras, análise de metas e desempenho, entre vários outros. Se fosse assim, os dados teriam de ser alimentados mais de uma vez em cada um, as informações teriam dificuldades de passar de um departamento para outro, e poderiam chegar distorcidas, muitas vezes atrapalhando o fluxo empresarial. O ERP muda essa visão, traz um sistema integrado que trabalha com todas as áreas. As informações são inseridas apenas uma vez e já ficam disponíveis para que qualquer setor possa consulta-las e utilizá-las quando for necessário, simplificando o trabalho do dia a dia.

        Além disso, a comunicação dentro da empresa se torna mais fácil e menos custosa, rapidamente dois setores podem se entender apenas pela análise dos dados. Por exemplo, o setor financeiro consultando o fiscal, pode saber quanto será necessário destinar de capital aos impostos, e visualizando a folha de pagamento, saberá quanto serão as despesas com essa área. Recursos humanos, inserindo informações atualizadas sobre funcionários, colabora com gestor de outro departamento que deseja avaliar um desempenho para aumento de salário. Marketing por sua vez analisa a venda de produtos, e verifica que um deles precisa de uma nova estratégia para que venda mais, então entra em contato com o financeiro, para que este disponibilize a verba para que o trabalho seja feito. E assim, um setor auxilia o outro com suas informações.

        Analisando esses casos é possível perceber que um sistema integrado, como o ERP, traz muitas vantagens. Se cada área utilizasse de um sistema distinto haveria uma imensa dificuldade de comunicação, que gastaria além de tempo, muito dinheiro, pagando diversas licenças, treinamentos e suporte. Um exemplo do que é este sistema é representado na imagem abaixo:

[pic 1]        

        Através dessas demonstrações já ficou claro o tamanho da importância deste sistema para uma organização. Além da facilidade, ele auxilia na redução de custos, colabora com uma comunicação interempresarial mais eficiente, ajuda na tomada de decisões, permite uma verificação certeira do que está acontecendo na empresa, entre outras vantagens, por isso é considerado um software essencial.

Implementação        

        Um ERP não é aquele tipo de programa que se compra em lojas de informática, instala no computador e já está pronto para o uso. Para ser utilizado, ele deve levar em conta as atividades, estratégias e características de cada empresa, pois uma nunca é idêntica à outra, portanto tudo isso deve ser considerado no momento de sua implementação.

[pic 2]

        A decisão de implantar um sistema de gestão requer uma análise fria de todos os aspectos, pois muitas mudanças impactantes no processo podem ocorrer durante e após sua introdução, devido ao fato de serem feitos de forma muito diferente, portanto, é um caso que deve ser muito bem pensado por todos os gestores da organização, e jamais ser decidido em circunstância de pressão ou urgência.