TECNOLOGIAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

TÉCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO

O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, analisando estas duas

situações.

- DOUTORA, A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO

GUARDÁ-LOS? - PERGUNTOU A SECRETÁRIA.

- ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA,POIS AINDA VOU CONSULTAR. JÁ ESSAS PASTAS, PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DAMINHA SALA.

- MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO No

BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO!

- VAMOS ENTÃO Ao ARQUIVO NACIONAL? LÁ, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO

MATERIAL INTERESSANTE!

Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes,não é mesmo?

Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, geralmente de aço ou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo paracitar o Arquivo Nacional, que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal.

E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui, pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados entre si.

Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar, podemos analisar a origem da palavra, que ainda não está esclarecida.

Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché, que significa paláciodos registrados, tendo evoluído mais tarde para o termo archeion, que é o local de guarda e depósitode documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa,

também no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados.

Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck:

Arquivo

É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM

GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E

CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS.

Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções

de um arquivo.

A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a

sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar para a

história e para a cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior: servir à

história, como fonte de pesquisa.

No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas:

guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou

oficiais.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Provavelmente, vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora, não é?

O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela família de um amigo; o que foi

consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora.

E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Daí serem classificados em quatro grupos, de acordo com:

- a natureza da entidade que os criou;

os estágios de sua evolução;

- a extensão da sua atenção;

- a natureza dos seus documentos.

Vamos analisar cada um desses grupos em separado.

De acordo com a entidade criadora

Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:

PÚBLICO - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou

estadual ou municipal.

Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município.

INSTITUCIONAL - está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas, corporações

não-lucrativas, sociedades e associações.

Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato.

COMERCIAL- arquivo de firmas, corporações e companhias.