A Administração Geral

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Modelos de organização – a organização burocrática – É importante que se identifique as principais características da Organização Burocrática. Cite pelo menos duas que você mais se identificou. Nesta mesma questão responda: Em tempos atuais, ainda se pratica este tipo de organização? Comente.

Para Max Weber a burocracia é a organização eficiente por excelência e, para conseguir eficiência, este modelo explica nos mínimos detalhes como as coisas deverão ser feitas.

1- Caráter legal das normas e regulamentos:

Normas e regulamentos são estabelecidos por escrito, definindo como a organização irá funcionar.

2- Caráter formal das Comunicações:

As regras e ações administrativas são registradas formalmente por escrito. Todas as ações e procedimentos são feitos para facilitar as comunicações e rotinizar o preenchimento de sua formalização.

3- Caráter racional e divisão do trabalho:

Divisão sistemática e racional do trabalho. Cada participante tem um cargo específico com funções específicas. Cada um deve saber com clareza qual a sua tarefa, sua posição hierárquica, seus direitos e poderes.

4- Impessoalidade nas relações:

As atividades são distribuídas impessoalmente, considerando os cargos e funções. As pessoas vêm e vão e os cargos continuam os mesmos.

5- Hierarquia da Autoridade:

Cada cargo inferior deve estar sob controle e supervisão de um posto superior. Todos os cargos estão dispostos em estrutura hierárquica com privilégios e obrigações devidamente definidos por regras.

6- Rotinas e Procedimentos padronizados:

A burocracia fixa regras e normas técnicas que regulam os ocupantes de cada cargo, cujas atividades são executadas de acordo com rotinas e procedimentos.

7- Competência Técnica e Meritocracia:

A burocracia utiliza critérios universais onde a escolha das pessoas se dá de acordo com o mérito e a competência técnica e não por preferências pessoais.

8- Especialização da Administração:

O dirigente da organização não é necessariamente o dono do negócio ou grande acionista da empresa, mas um profissional especializado na sua administração.

9- Profissionalização dos participantes:

Na estrutura burocrática cada participante é um profissional pois atende às seguintes características:

- É um especialista na tarefa que executa;

- É assalariado;

- É ocupante de um cargo;

- É nomeado pelo superior hierárquico;

- Seu mandato é por tempo indeterminado;

- Segue carreira dentro da organização;

- Não possui a propriedade dos meios de produção e administração;

- É fiel ao cargo e identifica-se com os objetivos da empresa.

10- Completa Previsibilidade do Funcionamento:

A conseqüência da burocracia seria, segundo Weber, a previsibilidade do comportamento de seus membros. Tudo na burocracia é estabelecido para prever antecipadamente todas as ocorrências e rotinizar sua execução para que a máxima eficiência do sistema seja alcançada.

Fonte: CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração.

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As disfunções da burocracia - A imperfeição do modelo burocrático na prática se deve à imprevisibilidade do comportamento humano que não consegue se enquadrar em uma organização totalmente racional e formal. Comente as principais disfunções neste modelo organizacional.

a. O apego exagerado às normas – faz com que os funcionários percam a flexibilidade de decisão e ação;

b. Excesso de formalismo e papelório – a necessidade de formalizar as comunicações gera excesso de papel que são distribuídos em várias vias aos vários departamentos;

c. A resistência às mudanças – o funcionário se habitua à rotina e à estabilidade e passa a não aceitar as mudanças;

d. Despersonalização do relacionamento – o caráter impessoal da burocracia enfatiza os cargos e não as pessoas;

e. Categorização como base do processo decisório – quem decide é quem está no posto mais alto da hierarquia, independente do seu conhecimento sobre o problema;

f. Superconformidade às rotinas e aos procedimentos – com o tempo as regras passam a ser “sagradas”. O funcionário trabalha em função dos regulamentos e rotinas e não em função dos objetivos organizacionais;

g. Exibição de sinais de autoridade – tendência à utilização intensiva de símbolos de status para demonstrar posição hierárquica, como uniforme, localização da sala, vaga no estacionamento, tipo de mesa e outros;

h. Dificuldade no atendimento a clientes e conflitos com o público – todos os clientes são atendidos de forma padronizada. Há conflitos quando uma necessidade do cliente não é atendida porque não consta nas normas e procedimentos.

 

De acordo com Chiavenato (2004), a burocracia torna-se esclerosada, fecha-se ao cliente, que é o seu principal objetivo, e impede a mudança, a inovação e a criatividade.

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Controle é um conjunto sistemático de atividades voltadas para a verificação do grau de sucesso obtido por uma determinada ação ou programa. O controle é uma atividade rotineira de todas as pessoas apesar de que muitas vezes nem percebemos. Assim, como se pode definir a ação de controle para tomadas de decisões?

A. Qual informação deve ser controlada?

A resposta a essa questão permite a tomada de decisão no processo de controle.

 Por exemplo: ao controlar a produção, o gerente precisa saber qual a quantidade planejada de produção e a quantidade realizada.

B. Como adquirir as informações?

As maneiras de obter informações são: pela inspeção visual; dispositivos automáticos; questionários ou sistemas automatizados.

C. Quando as informações devem ser adquiridas?

Há três possibilidades de escolha do momento de obter informações: antes, durante ou depois da execução das atividades.

Escolher o controle prévio quase sempre significa uma prevenção de erros.

Por exemplo, quando se faz testes com a matéria-prima antes de aceitar o lote trazido pelo fornecedor.