A Comunicação Empresarial

Habilidades Comunicacionais – Comunicação Oral – Parte 1

Falar em público

Há varias situações profissionais que nos obrigam a falar em público. Justamente por isso, é necessário saber o que é falar em público e comunicar-se coloquialmente são coisas diferentes para que a comunicação oral seja eficaz.

Em uma situação coloquial os papeis de falante e ouvinte alternam-se permanentemente, ao passo que no falar em público essa troca de papeis desaparece, e é somente o palestrante ou apresentador que assume a responsabilidade de comunicar-se com seu público-alvo, sujeitando-se à exposição e à avaliação das pessoas  para que está falando.

Também é importante que a principal tarefa de um palestrante seja persuadir seu público-alvo, que está longe de ser um receptor passivo ao qual o apresentador apenas transmite informações.  Daí a importância de se conhecer a e fazer uso das técnicas de apresentação que garantem a eficácia da comunicação oral.

Situações profissionais de comunicação oral

No ambiente profissional, a comunicação oral é utilizada em diversos momentos, mas podemos citar os mais significativos:

• Conversas com clientes, superiores, subordinados e colegas de trabalho;
• Entrevistas de emprego de desligamento e de satisfação;
• Reuniões;
• Palestras e discursos;
• Seminários, simpósios, conferências e convenções;
• Treinamentos, cursos, aulas;
• Telefonemas.

Técnicas de apresentação

O preparo da apresentação deve cuidar dos aspectos técnicos e físicos da comunicação.

Confiram um exemplo concreto:

Palavras de um técnico da empresa durante a apresentação dos resultados e patrimônios líquido:

“Vou fazer aqui uma apresentação de slides sobre os resultados e o patrimônio líquido da empresa. No primeiro slide, apresentamos os resultados do trimestre, em que tivemos R$ 241 milhões, comparado com R$ 300 milhões, no terceiro trimestre,  R$ 183 milhões, no quarto trimestre do ano anterior – um crescimento de 31%, ano sobre ano, e uma redução de cerca de 20% do último para o penúltimo trimestre. O resultado por ação apresentou um crescimento para o penúltimo trimestre. O resultado por ação apresentou um crescimento de 15,4% no trimestre, comparado com igual período do ano anterior. O patrimônio líquido atingiu R$6.072 milhões, um crescimento de 10% no ano; o retorno sobre o patrimônio médio é de 16,8%, contra 17,6%, no ano anterior, e de 21% no trimestre anterior; o retorno sobre ativos médios é de 1,7% nos dois últimos trimestres do ano de 2001 e 2000, e o índice de Basileia, que terminava em 2000 com 16,5% e tinha chegado a 13,3% no terceiro trimestre, subiu um pouco para 13,7% bastante acima do mínimo exigido de 11%.”

Podemos observar que, na apresentação, os aspectos técnicos incluem os seguintes elementos:

1. Organização das ideias, para que a apresentação tenha começo, meio e fim.
2. Conhecimento da audiência (público-alvo), que, nesse caso, é constituída por um público que conhecia o assunto;
3. Domínio do assunto;
4. Uso adequado da linguagem e do vocabulário.

Quanto aos aspectos físicos (que não podemos observar no exemplo) envolvem elementos como:

1. Postura;
2. Aparência física (vestimenta, acessórios, cabelo);
3. Adequação da voz;
4. Adequação da expressão corporal.

Apresentação eficaz

A apresentação eficaz, tanto para o apresentador como parra a audiência, envolve um cuidado intenso com aspectos técnicos e aspectos físicos.

Para ser eficaz a apresentação deve ser composta não só pelo conteúdo do tema apresentado em linguagem verbal, mas também por todos os aspectos que constituem a linguagem não verbal, como gestos e movimentos corporais, aparência física (vestuário, cabelo e acessório), expressões faciais, entonação e modos de olhar, como o propósito de contribuir para uma postura e imagem adequadas do apresentador.

Vale ressaltar, a questão da variação do significado do tema apresentado para quem fala e para quem ouve: a comunicação oral somente será relevante se a significação do assunto da apresentação encontrar as mesmas referências tanto em quem fala como em quem ouve.

Observe o exemplo abaixo para que possamos entender melhor essa diferença:

O caso da professora Carla

Carla atua como professora no curso de Administração de Empresas de uma conceituada instituição de ensino superior. Em suas aulas de Gestão de Pessoas, ela trata de temas que são totalmente aplicáveis à vida de seus alunos. No entanto, sua prática docente tem demonstrado que, como muitos desses alunos não pretendem atuar profissionalmente em Gestão de Pessoas, eles demonstram pouco interesse em sabe como se estrutura um processo de seleção ou quais são as etapas de uma entrevista.

Ao tratar de assunto tão relevante para aqueles que estão inseridos ou pretendem inserir-se no mercado de trabalho, muitas vezes, ela sente-se frustrada pela falta de visão e interesse dos alunos, porém supreendentemente, mais cedo ou mais tarde, um novo aluno a procura para contar-lhe como foi fácil passar por um processo de seleção de pessoal depois de ter assistido às suas aulas.

 

 Nesse caso podemos verificar que o fato das informações transmitidas pela professora Carla terem pesos diferentes para pessoas diferentes é determinando para a variação do significado e de importância do tema exposto para cada uma delas.

Portanto, o apresentador ou palestrante, além de se importar com aspectos físicos, técnicos e significação, deve considerar outros elementos relacionados a toda e qualquer situação profissional oral. Confira na figura abaixo.

1.	Antes de sua apresentação o palestrante deve Informar-se sobre o perfil de seu público-alvo.
2.	Certificar-se de que todos os equipamentos necessários à sua apresentação estejam funcionando.
3.	Fazer anotações sobre a estrutura e as ideias a serem seguidas em pequenas fichas, que devem estar disponíveis em caso de esquecimento. E mantê-las organizada durante o tempo de apresentação.
4.	Ajustar o vocabulário e sua linguagem ao público-alvo, evitando jargões vícios de linguagem, gírias e clichês ou frases feitas.
5.	Lembrar que deslizes que passam despercebidos na comunicação coloquial transformam-se em grandes ruídos numa apresentação.
6.	Utilizar o Power Point ou outro software de apresentação de modo a fazer que os tópicos a serem lidos surjam de forma adequada ao que está se falando para que não haja a dispersão do ouvinte.
7.	Distribuir os slides em sequencias lógicas.
8.	Evitar apresentar slides com erros gramaticais por falta de correção preliminar.
9.	Calcular o layout (forma, fonte, cor e fundo) e também a quantidade de slides apresentados, em virtude inclusive do tempo da apresentação.
10.	Os slides devem ser constituídos por tópicos ou pequenos números de informações, para evitar a poluição visual.
11.	Uma boa apresentação assemelha-se a uma atuação teatral, portanto, além de organização competência e clareza, deve haver entusiasmo.

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