A Gestão Documental surge para solucionar esse problema; ela é a peça vital para o planejamento das informações

Universidade Federal de Pernambuco – UFPE

Centro de Ciências Sociais Aplicadas – CCSA

Modelagem de Processos; Disciplina: Tecnologia da Informação; Prof° Jairo Dornelas; Alunos: Antônio Fernando Mendes, Jessika Gabriela Azoubel, Lazaro Davi, Laisa Moreira.

Recife, 01 de Julho de 2015

INTRODUÇÃO

Este trabalho visa a apresentação do estudo realizado sobre o Gerenciamento Eletrônico de Documentos tendo por objetivo conceituar o termo GED,bem como apresentar seus benefícios,suas aplicações dentro de uma organização e mostrar seu avanço ao longo do tempo e como isso vem mudando os rumos da sociedade em seus diversos aspectos, sobretudo no âmbito empresarial trazendo agilidade,confiança e modernidade na gestão documental.

O QUE É GED?

A sigla GED tem como definição  Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos é uma tecnologia que provê um meio para gerar,,controlar,armazenar,divulgar e recuperar informações existentes em documentos,sejam eles em papel,mídia,imagem,microfilme,som,planilhas eletrônicas etc. O Gerenciamento Eletrônico surgiu para que os usuários tivessem acesso aos seus documentos de forma ágil e moderna,normalmente com o uso da web através da intranet corporativa, além de fornecer a preservação dos documentos de uma empresa e fornecer a segurança das informações nele contidas,já que a empresa a qual emprega este serviço recebe uma senha criptografada de acesso única e seu nível de permissão para acesso dos documentos,além do histórico contendo nome da pessoa que acessou, data e hora que cada pasta foi acessada.

 

O número de documentos em qualquer empresa é bastante significativo e por consequência tem-se o seu acúmulo e a necessidade na procura de uma forma de preservá-los a fim de evitar a deterioração, os riscos de perda total seja por incêndio,uma enchente ou outro fator.

A Gestão Documental surge para solucionar esse problema; ela é a peça vital para o planejamento das informações ---

planejamento este que as empresas sabem que é essencial para o desempenho de suas atividades e cumprimentos de metas das estratégias ,pois isso é capaz de aumentar a produtividade,reduzir custos(espaço a mais com a ausência de um arquivo fixo),evitar o extravio de informações importantes.

As principais tecnologias relacionadas ao GED  são:

CAPTURA :

Capta documentos e formulários,transformando em dados confiáveis e recuperáveis.  

Document Imaging:

Converte documento do meio físico para o digital através da digitalização com Scanner.

Document Management (Gerenciamento de documentos digitais) :

Gerencia com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos ;controla o acesso físico e controla as versões dos documentos,data da alteração feita pela pessoa e o histórico de vida dos documentos.  

 Workflow/BPM (Fluxo de trabalho):

Controla e gerencia processos dentro de uma organização,garantindo a restrição do acesso as informações através da criação de cadastro(login/senha) e o histórico de uso do GED.

Cold/ERM ( Gerenciamento corporativo de relatório):

Está relacionado com a página de relatório,incluindo o armazenamento, gerenciamento  e a recuperação de dados, já que o processamento de dados gera relatórios.

Forms Processing (Processamento de Formulários) :

Tem por objetivo reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos em dados.É usado muito em Bancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e concessão de crédito,por exemplo.

Records and Information Management (RIM) :

É o gerenciamento  do ciclo de vida de um documento,a criação,armazenamento,processamento,manutenção,disponibilização de descarte dos documentos,através de categorias e tabelas de temporalidade.

O armazenamento dos documentos pode ser em Data Center e Backup. Os sistemas GED são instalados em um ou mais computadores,geralmente em servidores,em rede para  facilitar a distribuição de informação,lembrando que mesmo sendo posto em rede há uma certa restrição nos acessos,isso feito através de protocolos de segurança.Existe usuário e senha e níveis de permissão,um dono da empresa vai acessar todas informações,mas um funcionário da empresa do setor administrativo só vai acessar os documentos que lhes são de sua competência e para evitar hackers existem as entidades certificadoras que procuram saber se realmente o usuário é autenticado, se são realmente as pessoas que devem entrar.