Comunicações Administrativas - A Comunicação da Análise de Caso

Módulo 2 – Comunicações Administrativas   -   A Comunicação da Análise de Caso

A tarefa final da análise de caso é a comunicação de seu resultado. A mais ampla e rigorosa análise tem pouco valor se não for comunicada efetivamente. No entanto, a comunicação não inclui apenas a organização da informação de uma maneira lógica, mas também o uso correto da gramática e da ortografia. Além disso, frequentemente a aparência de um relatório impresso e o modo como os apresentadores lidam com o material audiovisual em uma apresentação são considerados pelos avaliadores indicação dos esforços empreendidos em um projeto que resultam em sua qualidade geral.

1. Relatório escrito

De modo geral, bons relatórios começam com resumo dos assuntos tratados. No Quadro 12.5 apresentamos a estrutura de relatórios de casos. A sua estrutura é construída por meio de uma redação dissertativa. Os elementos de um relatório escrito são: Capa, Sumário, Introdução, Análise do ambiente, Definição das questões prioritárias, Alternativas de ação, Alternativa escolhida e implementação, Resumo da análise, Referências, Apêndices.

• Capa: inclui o título do caso e todos os nomes das pessoas envolvidas na preparação do relatório. É interessante também incluir o nome do curso e da disciplina para os quais o caso foi preparado e a data em que foi elaborado (ver normas da ABNT para elaboração de relatórios).
• Sumário: lista cada título do relatório e o número da página em que começa cada seção. Se forem incluídas diversas figuras no texto do relatório do caso, pode ser útil inserir Listas de: Diagramas, Figuras, Fotografias, Fórmulas, Gráficos, Mapas, Slides, Tabelas, Telas de sistema, Siglas, Termos Técnicos, etc., indicando o número de página em que elas estão.
• Introdução: é a declaração da finalidade do relatório e apresenta uma breve descrição de cada uma de suas principais seções.
• Análise do ambiente: são relatados os resultados da análise de cada aspecto ambiental. Deve-se usar subtítulos para cada um dos três principais ambientes e para cada componente. Se qualquer um dos ambientes ou categorias não for relevante para um caso especial, o relatório deve revelar simplesmente que a análise nada tem a ver com esse elemento situacional em particular. Quaisquer pressuposições feitas com relação à atual situação também devem ser relatadas nessa seção.
• Definição das questões prioritárias: essa seção oferece uma relação concisa das principais questões do caso e revê as evidências que levam à conclusão de que elas são as principais. As questões devem ser listadas em ordem de importância e serem acompanhadas por uma justificativa da evidência.
• Alternativas de ação: essa seção descreve cada uma das alternativas projetadas para resolver as principais questões do caso. Os pontos fortes e fracos de cada alternativa devem ser claramente delineados.
• Alternativa escolhida e implementação: essa seção revela a alternativa selecionada e explica por que ela constitui a ação adequada. Além disso, deve incluir uma detalhada descrição de como a alternativa será implementada e por que esse método de implementação é o mais eficaz.
• Resumo da análise: essa breve seção descreve o que é o relatório. Ela apresenta o que foi feito na preparação dele, os problemas básicos e a alternativa selecionada para resolvê-los. Essa seção também é útil para oferecer qualquer informação adicional que sustente a qualidade da análise e o valor da alternativa escolhida.
• Referências: qualquer material externo usado no relatório deve ser listado nas referências bibliográficas, usando-se para isso as normas da ABNT. Fazem parte desse material: artigos de revistas científicas ou não, livros e outras fontes de consulta, como as páginas das empresas na Internet e bases de dados secundários, como aquelas disponibilizadas por entidades empresariais, governos, ou produzidas por instituições públicas ou privadas.
• Apêndices: alguns casos exigem consideráveis análises de mercado ou de dados financeiros. Tipicamente, as análises são relatadas no texto do relatório, mas os dados, cálculos e estatísticas efetuados devem ser colocados nessa seção. Qualquer outro tipo de análise, independentemente de ser longa ou detalhada, também deve ser apresentada nessa seção.

2. Apresentação oral

Com frequência, as análises de caso são apresentadas oralmente em classe por uma pessoa ou equipe. Da mesma maneira que ocorre com o relatório escrito, um roteiro básico é imprescindível e, de modo geral, é oportuno fornecer a cada integrante da classe uma cópia do resumo e da lista de pressuposições feitas. Embora não haja um modo único de apresentar um caso ou de dividir responsabilidades entre os integrantes da equipe, apenas a leitura de um relatório é pouco producente e torna-se bastante cansativo para os ouvintes. É importante ressaltar os pontos principais da análise e não se aprofundar em detalhes desnecessários. Naturalmente, se o professor ou um integrante da classe perguntar mais detalhes acerca de um ponto específico, o apresentador deverá explicá-lo.

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