O Manual de Automação de Envio de E-mail

Manual de automação de envio de E-mail

Esse manual apresenta um passo a passo de como automatizar o envio de e-mail fazendo o Excel e o Outlook trabalharem simultaneamente. Esse método pode ser aplicado de diversas maneiras diferentes para a automação de uma lista de e-mails extensa, aonde é possível também, enviar anexo em PDF, XLSX (Planilha), PPTX (Power Point), DOCX (Word) para seus respectivos e-mails. Para o envio precisamos do pacote office instalado no computados e das seguintes informações:

• E-mail;
• E-mail em cópia (Se houver);
• Anexo (Se houver);
• Assunto;
• Corpo.

1. E-mail e E-mail Cópia

Na coluna E-mail é aonde deve ser preenchido com os e-mails que serão enviados. Indo para a linha aonde se encontrar E-mail Cópia, caso não for necessário incluir e-mail para estar em cópia, não à necessidade de preenche a coluna.

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(e-mails fictícios criados para esse manual)

1. Anexo

Na coluna Anexo, é aonde colocaremos a informação do anexo que iremos enviar para os e-mails, mas existem alguns pontos importantes que devemos levar em consideração. Mas antes de abordamos esses pontos, caso não for necessário enviar nenhum tipo de anexo, não é necessário preencher na planilha.  

1. Antes de enviarmos arquivos é preciso criar uma nova pasta em algum lugar de sua escolha, logo após, cole a planilha com o sistema dentro dela.  Além que Todos os anexos que serão enviados precisam estar na mesma pasta aonde foi salvo a planilha do sistema.

1. Caso for o mesmo arquivo para todos os e-mails, e necessário colocar em todas as linhas das colunas o nome EXATO do anexo que vai ser enviado:

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(arquivos dentro da pasta)

1. Agora caso se for um anexo diferente para cada e-mail, é preciso renomear o arquivo para seu respectivo e-mail, e logo após, preencher no Excel qual anexo corresponde a cada e-mail.

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[pic 5]

(arquivos dentro da pasta)

Obs: O exemplo acima foi realizado com arquivos em PDF, mas é o mesmo conceito para os outros tipos de arquivo (Excel, Power Point, Word).

 

1. Assunto e Corpo

Na coluna Assunto devemos escrever qual é o assunto do e-mail que será enviado.

A coluna Corpo, utiliza da mesma regra de preenchimento da coluna Assunto, mas como o corpo do e-mail geralmente possui muito texto e uma formatação específica, dessa forma, temos que realizar um procedimento no Outlook para que o texto fique de forma correta ao passarmos para o Excel.

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