O Que é a Ferramenta 5W2H?

 INSTITUTO FEDERAL DO NORTE DE MINAS GERAIS - CAMPUS PIRAPORA                                                                                                                                         

MARIA ALICE NOBRE, MARIA CLARA DIAS, IARA FREEDMAN, TARCÍSIO                                                    ORNELAS, MAICON VINICIUS, HEITOR BRAGA E ITAMAR CORDEIRO

                    TRABALHO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS

                                                      5W2H

                                                    PIRAPORA MG                      

                                                               2021

• O que é a ferramenta 5W2H?

   A ferramenta 5W2H é um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. É um conjunto de questões utilizado para compor planos de ação de maneira ágil e eficaz.

   Seu principal propósito é a definição de tarefas e seu acompanhamento.

   A sigla 5W2H se refere às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que o método define que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de processo ou de uma atividade.

São elas:

• 5 W:

• What (o que será feito?);
• Why (por que será feito?);
• Where (onde será feito?);
• When (quando?);
• Who (por quem será feito?);

• 2H:

• How (como será feito?);
• How much (quanto vai custar?).

   Ou seja, a metodologia 5W2H é formada pelas respostas para essas sete perguntas de modo realista. Dessa forma é possível enxergar com clareza a necessidade, ou não, de uma mudança e formular um plano para alcançar esse objetivo.

   Em geral, o 5W2H é desenvolvido em uma tabela, contendo cada questão um pequeno espaço para que ela seja respondida, favorecendo o preenchimento com frases curtas e diretas.

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   Desse modo, fica fácil verificar o andamento de cada projeto, controlar o tempo, evitar o desperdício de recursos, delegar e cobrar a execução das ações.

• Como surgiu a ferramenta 5W2H?

   Acredita-se que a 5W2H foi criada no por empresários das empresas automobilísticas japonesas. Ou seja, foi criada durante a procura de qualidade total de oferta e demanda. A história conta que nessa época, o Japão tinha muitos problemas econômicos e sociais como reflexo da Segunda Guerra Mundial, como grandes problemas com importação de matéria-prima e redução de mercado consumidor.

   Diante disso, os engenheiros Shigeo Shingo, Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, desenvolveram uma metodologia para fabricar com os menores custos possíveis e aumentar os lucros. Uma das características dela é o famoso “Just in time”, que significa que todo o processo deve ser realizado na hora certa (produzido, transportado e comprado), para reduzir estoques e gastos desnecessários, tornando mais ágil a circulação e produção de mercadorias. Outro exemplo que pode ser considerado seria que os empregados não devem ser especializados em somente uma área específica, mas sim ter um conhecimento abrangente da empresa no geral.

   Após visitar fábricas de indústria americana, perceberam que tinham uma abordagem diferente da japonesa e que não funcionavam dentro desse método. Pois nenhuma das obrigações do Toyotismo era utilizada, então havia uma má organização comparado ao sistema de ensino oriental. Porém, sabe-se que o modelo foi criado para a situação de pós-guerra da população japonesa que tinha bastante diferença geográfica e número de consumidores se fosse comparado a outro país de grande porte como os EUA. Por isso, esse projeto visava a redução de desperdícios e produção qualificada para o consumo, à serviço da redução de custos e aumento do lucro.

   O 5W2H também passou a ser criado e utilizado como estratégia para formação de organização e alcançar objetivos.

   Esse sistema foi implantado em várias empresas, dentre elas, é importante salientar que foi feita uma parceria com o hospital de são Paulo, chamado Santa Cruz. Nele foi aplicado esse sistema Toyota, e com isso houve vários avanços no hospital, um exemplo disso foi a agilidade do setor de atendimento. Nisso, a equipe do TPS analisou o espaço e as ações dos médicos/enfermeiros, com o intuito de identificar desperdícios e esforços desnecessários. E foi detectado uma perda de eficiência nas salas de espera. E com o método da Toyota, foi feito uma mudança, onde os médicos e pacientes tiveram um fluxo continuo com o atendimento. E com essa ação o tempo de espera do atendimento médico se reduziu em média, trinta minutos. Mudanças como essas foram feitas em vários setores do hospital, e com isso foi provado a eficiência desse sistema.

   E em forma geral, o sistema Toyota funciona em um ambiente controlado, onde é preciso parti de três princípios, sendo o primeiro, fazer o certo desde o início, planejando e extraindo o melhor resultado e evitando desperdícios. O segundo funcionando na correção de erros, onde dava a oportunidade dos trabalhadores parar a produção e consertar algo que deu errado. E no terceiro que era necessário uma equipe para estudar a melhoria continua da empresa, tendo como nome “círculos de controle de qualidade “.

   E através desses métodos, que deu-se o surgimento do 5W2H, tendo como característica a grande praticidade, agilidade e eficiente.  

• Quais as vantagens de aplicar o 5W2H?

   Uma das principais vantagens de usar o sistema 5W2H é sua praticidade e o seu fácil entendimento. Entre as ferramentas de gestão e marketing, o 5W2H e uma das que mais se destaca pela sua simplicidade e sua eficiência, pois essa ferramenta auxilia nas empresas a ter um controle maior de suas ações.

   Além dessa vantagem, o 5W2H permite que o usuário ajuste pequenos detalhes que não se esclareceram em uma primeira elaboração. Durante a formação do projeto, os prós, os contras e as partes que precisam ser repensadas são reveladas pela dinâmica do 5W2H.