Organização e métodos

Departamentalização e Descentralização

Fatores a considerar no processo de departamentalização

No desenvolvimento do processo e departamentalização alguns aspectos devem ser levados em conta, como o clima da organização, seus produtos, seu processo político, recursos e outros problemas relevantes, tanto na área formal quanto na informal.

Fatores a considerar na área formal

        OS aspectos formais podem ser devidamente manipulados quando, na fase de planejamento, identificamos os fatores operacionais básicos, a importância relativa das atividades, a necessidade de coordenação, o grau de controle desejado. Newman, por exemplo, apontou os seguintes indicadores formais:

1. Importância das atividades
2. Ênfase na especialização
3. Processo de coordenação
4. Processo de controle
5. Custo de estrutura

Fatores a considerar na área informal

        O mais importante é uma adequada intervenção organizacionais, com especial ênfase quanto ao enfoque sistêmico da organização e uma adequada manipulação da força de trabalho, convindo ainda, acrescentar o seguinte:

1. Processo político
2. Preparo dos empregados para a mudança
3. Treinamento dos empregados
4. Diferenciação e integração

OS administradores de cúpulas devem procurar respostas, por exemplo, às seguintes questões, contingentes à ambiência da empresa:

1. qual o tipo de organização que coordenará melhor nosso esforço de vendas?
2. até que ponto devemos controlar e dirigir nossos pesquisadores?
3. os melhoramentos introduzidos em nossa empresa podem ajudar-nos a criar mais produtos novos?
4. o que devemos fazer para realizar a melhor coordenação entre as vendas e o pessoal da fábrica, no que se refere à programação de fornecimento?
5. as modificações em nossos sistemas de retribuição financeira ou de controle melhorarão a eficiência de nossos gerentes?

Essas são as questões relativas à organização que os administradores têm constantemente de decidir. Só se pode manipular com sucesso, de forma adequada, uma organização complexa, como um sistema aberto, pois, para sua sobrevivência e desenvolvimento, ela mantém transações permanentes com o ambiente externo, que se tornam fundamentais para seu ciclo vital.

Chegamos, assim, ao ponto de análise dos estados de diferenciação e de integração nos sistemas empresarias, como um aspecto fundamental do processo de departamentalização da empresa no atual estágio da sociedade, eminentemente de mudanças, em que o ritmo e a profundidade das transformações, em virtude da explosão do conhecimento, é cada vez maior, tornando-se mais sofisticadas as tecnologias de processo e de produtos.

Departamentalização por divisão do trabalho        

Partindo da concepção de divisão do trabalho, o analista deve identificar por meio dos estatutos sociais, bem como políticas e diretrizes ou outra qualquer fonte pertinente, inclusive contatos com a alta administração, as funções principais da empresa, as quais ensejam a departamentalização básica ou primária, culminando com a criação de unidades denominadas departamentos, desde que se trate de uma organização de larga escala. Se a empresa possuir uma diretoria, composta de presidente, vice-presidente, diretos de produção, comercial, finanças e administração, o produto da departamentalização básica constituirá uma macroestrutura de uma organização. Essa macroestrutura é constituída pelas funções principais, identificas na empresa.

Caso nosso estudo se projete para uma organização em larga escala, em que as áreas são compostas de vários departamentos, essa atividade integradora adquire importância ainda maios, pela necessidade de coordenar os esforços de órgãos afins e de solucionar os possíveis e inevitáveis conflitos entre unidades organizacionais.

Uma estrutura de uma área administrativa integrada de mais de um departamento, é muito comum em empresas com cerca de 10.000 empregados ou mais.

        Numa estrutura desse tipo, o diretor de administração exercerá a supervisão dos órgãos. Para melhor resultado, o diretor deve evitar uma atuação muito direcional nos departamentos. Com esse comportamento, o diretor não se envolve demais com a execução das atividades departamentais, sobrando-lhe tempo para suas outras para suas outras atividades gerenciais, dando, em consequência, maiores responsabilidades e motivando ainda mais os chefes dos departamentos.

        Sabendo quais são as possíveis funções de um órgão de recursos humanos de uma grande empresa (desenvolver atividades de recrutamento/seleção, controle/pagamento, cargos/ salários e segurança empresarial), poderíamos ter a estrutura funções de uma divisão de recursos humanos e seu papel integrado.

        Evidentemente, na prática, poderíamos ter ligeiras modificações nessa ou naquela função, mas creio que os exemplos apresentados são suficientes para das ao iniciado em organização e métodos uma boa ideia de como se procede para departamentalizar, por meio do processo de divisão do trabalho.  

        Tanto o método de divisão do trabalho como o agrupamento de atividades homogêneas estão longe de serem atividades precisas ou exatas.

Departamentalização por grupamento de atividades homogêneas

Quanto ao processo de departamentalização por grupamento de atividades homogêneas, é a metodologia utilizada quando não se pode ou quando se encontra dificuldade na institucionalização de órgãos pelo método de divisão do trabalho.

No encaminhamento do processo de departamentalização, principalmente nos níveis mais baixos da organização, defronta-se com problemas altamente complexos, em que uma estrutura, sob uma única gerência, desenvolve duas, três ou mais funções. Nessa hipótese, ao invés de divisão de trabalho, torna-se imprescindível a adoção de outra estratégia, ou seja, o agrupamento de atividades homogêneas, que pode ser composta nas seguintes etapas:

Primeira Etapa:

        Levantamento minucioso das tarefas desenvolvidas na unidade organizacional sob intervenção, operador por operador, tendo como objetivo a elaboração de uma lista completa e minuciosa de todo o trabalho realizado.

        Cabe um esclarecimento, para dar ao estudioso uma ideia dos conceitos função, atividades, e tarefas, o que faremos a seguir:

        Função: Uma agregação de atividades análogas, interdependentes, que se encadeiam num único campo especializado de trabalho.

        Atividade: Compreende um agrupamento de uma série de tarefas, similares e/ou complementares, correspondendo, assim, a um conjunto de tarefas/ações, de cada atividade organizacional.