Resumo de Método OSM

Universidade Federal de Sergipe

Campus Universitário Prof. Alberto Carvalho

Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos (2015/1)

Curso: Administração

Professora: Maria Andréa R. Escobar

1. Resumo: Métodos Organizacionais

CONCEITO DE MÉTODO

Segundo (D’Ascenção, 2007, p.59), é possível definir método no âmbito administrativo como “o caminho ou maneira pela qual uma ou mais operações de um processo devem ser feitas para alcançar o resultado esperado”.

Em geral, os métodos são utilizados nas empresas, a fim de elaborar maiores índices de produtividade aliadas a redução de custos. Além disso, os métodos ajudam a empresa a encontrar meios de diminuir o tempo de produção e aperfeiçoar produtos e serviços.

IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA E LEVANTAMENTO DE DADOS

O primeiro passa para melhorar o funcionamento da organização é identificar a existência de falhas e rastear os departamentos envolvidos no problema.

Embora muitas empresas compartilhem problemas comuns, o analista de OSM deve ter em mente as peculiaridades de sua organização ao vasculhar seus processos e estrutura. Afinal, cada companhia conta com cultura e objetivos próprios, o que caracteriza uma falha em determinada empresa, pode não constituir problema em outro contexto.

Portanto, o analista de OSM não deve perder de vista as metas e particularidades da empresa onde atua ao enumerar as falhas encontradas.

Entre os problemas mais comuns, destacam-se a burocracia excessiva, a utilização de equipamentos inadequados, a existência de gargalos operacionais e administrativos, bem como a falta de capacitação da mão de obra.

Outro ponto que merece atenção é o arranjo físico dos funcionários. As vezes, a alta direção subestima a importância de alocar em salas próximas, departamentos com funções complementares. Cabe, portanto, ao analista de OSM ressaltar a relevância de se fazer uso estratégico do espaço, localizando adequadamente as diferentes unidades organizacionais.

A inovação tecnológica é outro fator que desafia continuamente as empresas. O analista de OSM precisar ficar atento a essas mudanças a fim de sugerir a compra de equipamentos e atualizar as técnicas utilizadas pela empresa.

O analista de OSM precisa estar atento aos detalhes do problema que busca solucionar. Para tanto, ele deve desenvolve estratégias de geração de dados. Deve buscar algumas estratégias uteis para colher informações:

• Consultar os arquivos da empresa;
• Realizar entrevistas
• Coletar questionários;
• Observar pessoalmente a execução de tarefas;
• Analisar reclamações.

ANÁLISE CRÍTICA

Enquanto o objetivo da fase anterior é colher dados e revelar o que é feito na empresa, a análise crítica “digere” as informações, vejamos como D’ Ascenção (2007, p.74) define essa etapa:

A análise responde a questões que nos permitirão o que pode ser feito para simplificar e racionalizar o processo em estudo. É nessa fase que se avalia a real necessidade das atividades que são executadas no processo e o que aconteceria se uma (ou mais) atividade fosse modificada ou mesmo eliminada no redesenho.

Em outras palavras, a análise crítica é o momento em que o analista de OSM estuda as soluções possíveis para o problema em questão. Na verdade, o analista deve buscar é a alternativa mais adequada para as condições especificas de sua empresa. Para tanto, ele pode segmentar o processo de analise em quatro subfases:

• Analise do levantamento;
• Representação gráfica do problema;
• Simulação e representação gráfica das alternativas;
• Escolha da tecnologia de informação.

Seguem as definições das quatro subfases:

• Avaliação do levantamento

Avalia se as informações obtivas são suficientes para oferecer uma visão holística do problema e permite a formulação de alternativas.

• Representação gráfica do problema

A utilização de gráficos favorece a visualização do problema. O organograma é a representação gráfica ideal, pois organiza visualmente a hierarquia e os diferentes departamentos e cargos que compõem a empresa.

• Simulação e representação gráfica das alternativas

Antes de escolher uma solução para o problema, o analista de OSM precisa estudar as alternativas possíveis. Hoje em dia existem softwares que geram simulações de como seria o funcionamento do novo modelo.

• Escolha da tecnologia de informação

Durante essa subfase, é fundamental contar com uma equipe integrada por analistas de OSM, analistas de sistemas, analistas de rede de computadores e especialistas nas tecnologias de internet e intranet.

Em geral, essas equipes lidam com dois tipos de situações : empresas que ainda não dispõem de um sistemas informatizados e empresas que necessitam atualizar as tecnologias em uso.

Uma vez concluídas as quatro subfases da analise crítica, é hora de calcular a relação custo-benefício de cada alternativa.

Para identificar a alternativa mais adequada aos objetivos da empresa, o analista de OSM deve examinar com cuidados os custos e benefícios de cada um.

Cabe ao departamento de OSM e à alta administração pesar os prós e contras de cada alternativa a luz das principais metas organizacionais. Por isso, antes da reunião com a direção, o analista deve preparar um relatório com as vantagens e desvantagens de cada modelo considerado.

CONSTRUÇÃO DO NOVO MODELO

Depois de escolher a alternativa mais adequada, o analista de OSM precisa construir o novo modelo, que pode ser um (novo processo, um novo desenho organizacional, uma nova distribuição de tarefa), e prepara-lo para a etapa de implementação.

Para tanto, a elaboração do novo modelo deve considerar três aspectos:

• Inovação dos produtos e serviços;
• Definição do papel da tecnologia da informação;
• Desenho do fluxo de processos e distribuição de funções.

Inovação dos produtos e serviços:

Hoje em dia, inovar é um dos imperativos para a sobrevivência de qualquer empresa. A fim de garantir a saúde dos negócios, o analista de OSM deve desempenhar um papel estratégico no processo de inovação, levando a alto administração as necessidades e desejos do mercado consumidor. Para tanto, os sistemas de informações e de apoio à decisão.

Desenho do fluxo de processos de distribuição de funções