TRATAMENTO DOCUMENTAL NA LOGÍSTICA

TRATAMENTO DOCUMENTAL NA LOGÍSTICA

O presente documento tem como finalidade sistematizar rotinas dos passos a serem dados no Departamento de Logística, de forma a que se os documentos de embarque recebidos sejam correctamente distribuidos e arquivados.

É condição essencial que, para cada viatura seja aberto um só processo pelo número do chassi, marca/modelo.

Caso seja necessário assinar ou fazer qualquer menção nas cópias dos documentos, que seja utilizada apenas esferográfica de cor azul e nunca preta, para não se confundir com a cópias.

Operação Como proceder Doc Fotcop

Documentos de Embarque-Factura, BL e Packink List

Conferir Modelo, Chassi e Motor, Nr. Portas, caixa e combustivel.

Mencionar o B/L no Quadro Branco

Lançar Marca, Modelo e VIN da Packing List Attachment no Mapa Geral em Excel que neste momento está sob nome de “complete”.

Constituir processos por factura/viatura

Original da Ft = 2

Original da Factura. Fotocópia do BL e do Pack List = para despacho provisório W-7.

Original da Factura Fotocópia do BL e Pack List manter no processo a aguardar o despacho final A-1.

Fotocópia da factura para processo. 2

FT origi

B.L.

Pk.Lst

Fact

02

01

01

Enviar ao despachante Os First e Second originais do BL.

Factura Original, fotocópias do BL e P/List.

Seguro B.L. e Packing List para seguro contra terceiros

do porto para nosso armazém – Enviar por fax a Poliseguros

Atn. Sr. Henrique Almeida B.L.

Pk.List 01

01

Recebimento do despachante W7, Factura, BL e P/List carimbados pela Alfandega e Autorização de Saída

Fotocópiar W7- para Bon – Lançar no Livro e colocar dentro da viatura

W-7, Factura, BL, Pack List para Contabilidade

W-7. W-7

Fact

B.L.

Pk Lst 03

01

01

01

Enviar a Contabilidade Fotocópias de W-7, Factura, BL, Pack List carimbados pela alfandega com processo.

Recebimento da Contabilidade Entrada no Sistema pela Factura (2-Alfandegaria) – emitido pela Contabilidade

Logistica Lançar documentos dos procesos no Mapa geral em Excel. Arquivar processos nas pastas BON.

Recepção do pedido de matricula Junta-se a Cópia Original do W7, a Factura Original e Fotocópias do BL e, envia-se ao despachante que depois envia uma factura a ser paga.

Depois da factura paga Buscar do despachante Original do Verbete, Cópia Original do A-1 e W-7, o BL, P/List e autorizações de saida – emitidos pela alfandega.

Pertença, Título ou Isenção – conforme o caso.

Fotocópiar

A-1 e Verbete Original para Legalização.

Verbete para protocolar a entrega do original a legalização.

Original do Pedido de Matrícula e despesas para legalização.

Verbete para área comercial

Cópia do verbete para GAC

Verbete, A-1, W-7 para caixa do BON.

Verbete, A-1, W-7, (Pertença, Título ou Isençao) para Processo

Verbete, A-1, W-7, Autorização da Saída da Alfandega, BL, Pack List (Pertença Título ou Isenção) para Contabilidade

Verbete, Cópias Originais do A-1 e W-7, (anexar Pertença, Título, ou Isenção) para caixa da UVC

Vrbt

A-1

W-7

Fact

BL

Aut