A Contabilidade

ATIVIDADE 4 – SI

Nome: Augusto Vasconcelos -33152
            Bianca Vaz – 34263

1. À medida que se expandia, que problemas a Border States Industries enfrentava? Quais os fatores humanos, organizacionais e tecnológicos responsáveis por estes problemas?
   A BSE começou a crescer a partir de 1998. Porém desde 1998 a empresa utilizava o Rigel, seu sistema próprio de ERP para apoiar os principais processos do negócio (distribuidor atacadista, com uma série de soluções para cadeia de suprimentos, com amplas operações de serviços em logística entre outros). Porém este sistema foi elaborado exclusivamente para atacadistas de produtos elétricos no início dos anos 1990. Assim, tal sistema não conseguia suportar as novas linhas de negócios da empresa, bem como seu amplo crescimento.
   O maior problema na época era a utilização de um ERP que fosse capaz de atender as demandas atuais e futuras, visto o cenário de constante expansão das atividades da empresa, e que conseguisse gerar economias e resultados para a BSE.
   Os fatores humanos responsáveis por estes problemas foram os próprios profissionais da área de tecnologia da empresa que estavam utilizando um ERP de quase oito anos com pouca ou nenhuma atualização, num cenário em que a empresa começava a expandir suas atividades, inclusive geograficamente. Além disto, os fatores organizacionais também contribuíram para estes problemas, à medida que não houve um acompanhamento de perto de como estes processos poderiam ser melhorados tendo em vista a dimensão das atividades que a BSE estava realizando. Por fim, os fatores tecnológicos responsáveis por estes problemas foram a não atualização do sistema ERP, bem como o seu uso exclusivo para atacadistas de produtos elétricos.
   
   2. Foi fácil desenvolver uma solução utilizando o software SAP e ERP? Explique.
   Não foi fácil o desenvolvimento de uma solução utilizando SAP e ERP. A empresa optou pelo software da SAP AG. A solução incluía módulos SAP para vendas e distribuição, gestão de materiais, finanças e controle, e recursos humanos. A ideia inicial era de gastar 6 milhões de dólares com o novo sistema e este teria data de início em 1º de novembro de 1998.
   Para que o sistema funcionasse perfeitamente de acordo com as necessidades da BSE, a gerência trabalhou de forma conjunta com a consultoria da IBM e da SAP. Apesar de ter sido de suma importância esse envolvimento da gerência, muitas das atividades diárias foram deixadas de lado durante a implementação do projeto.
   Além disto, foi decidido pela BSE a customização deste sistema, fazendo com que este tomasse mais tempo para ser desenvolvido. Neste sentido, durante a implementação do sistema, tendo em vista que a BSE não possuía consultores familiarizados com a versão do software SAP que a empresa utilizava, ao invés de adotar os processos previstos pelo SAP, a BSE optou por contratar consultores que para customizar o software e fazer com que seu novo sistema se parecesse com o antigo Rigel em determinadas áreas. Isto causou um atraso na entrega do projeto em 3 meses e um aumento no custo em 50%.
   
   3. Liste e descreva os benefícios do software SAP.
   A implementação do software SAP na Border States Industries permitiu que a empresa aperfeiçoasse seus serviços de diversas maneiras diferentes. Os principais benefícios envolvidos do processo seguem listados abaixo.
   Processamento de reclamações de desconto
   O novo sistema permitiu que a empresa processasse mais de 360 mil reclamações de desconto relacionadas a acordos especiais de preço. Além disso, o tempo de atendimento de deste tipo de solicitação foi reduzido a 72 horas e o tempo de processamento foi reduzido em 63%. Antigamente, eram necessários aproximadamente 15 a 30 dias para a concretização das mesmas atividades. 
   Disponibilidade de dados
   Um dos principais benefícios do software SAP diz respeito à disponibilidade de dados. Este sistema permite que todos os dados de planejamento e de orçamento sejam compartilhados pelos colaboradores da organização, contribuindo, assim, para que a gerência possa tomar decisões mais rápidas e certas.
   Retorno financeiro
   Apesar do alto custo envolvido na implementação do sistema na BSE (9 milhões de dólares), comprovou-se que a contrapartida deste investimento é bastante satisfatória. Um estudo realizado pela Gartner Group Consultants avaliou de maneira independente a instauração de tal sistema, bem como o seu impacto financeiro sobre a BSE. O resultado do estudo demonstrou que o investimento seria revertido em economia à empresa em apenas 2 anos e meio de uso. 
   Redução de custos
   O sistema SAP fez com que diversos processos, anteriormente realizados por pessoas e bastante custosos, fossem feitos de maneira eletrônica. Processos como a separação de correspondências, o preparo de depósitos bancários, a ida ao banco e o recebimento de faturas dos fornecedores deixaram de ser feitos de maneira manual e passaram a automatização, gerando redução de custos à empresa. 
   Diminuição de erros
   A automatização dos processos através do software SAP proporcionou benefícios à BSE de modo que reduziu os erros envolvidos nas operações. Os sistemas automatizados apresentam menores índices de erros em comparação com aqueles que são realizados manualmente. Além disso, ocorre também a diminuição de custos com a redução dos erros nos processos organizacionais. 
   Aumento de sua atividade
   O monitoramento da atividade da empresa demonstrou que, a partir do momento em que a BSE começou a utilizar o novo sistema, ocorreu um aumento significativo nas vendas da empresa. Certamente, estes dois fatores estão diretamente relacionados. 
   
   4. Como foi a transformação do negócio a partir da nova solução de sistema?
   A implementação no novo sistema proporcionou melhorias significativas à organização. A grande disponibilidade de dados proporcionou mudanças nas decisões gerenciais, que ficaram mais rápidas e certas. No período anterior a instauração no novo sistema, a BSE não dispunha de dados corporativos que abrangessem a empresa como um todo, os dados eram fragmentados, o que dificultava a análise global da organização. Com o novo software SAP, a consulta de informações gerenciais e de relatórios de venda se tornou bastante fácil e rápida, assim como o acompanhamento e o monitoramento constante de sua atividade. 
   Além disso, o número de funcionários da BSE que trabalham na área de sistemas de informação aumentou consideravelmente. A princípio, a empresa dispunha de três pessoas na equipe de TI para dar suporte ao sistema, mas logo no início da implementação do novo software, em 1999, o número de efetivos passou para oito. Anos mais tarde, em 2006, este número saltou para 11 funcionários, empenhados somente na tarefa de dar suporte ao sistema.

5. Quão bem-sucedida foi a solução para a BSE? Indique as métricas utilizadas para medir o sucesso da solução. O sucesso das novas medidas adotadas pela BSE foi constatado por meio do acompanhamento dos resultados da organização. Dados mostraram que desde 1998, ano em que ocorreu a primeira utilização de software SAP na BSE, as vendas sofreram um aumento de 300% e os lucros cresceram em 500%. Além disso, 60% das atuais transações de pagamento de conta são feitas de maneira eletrônica, aspecto que contribui fortemente para a redução de trabalhos manuais contábeis, como o preparo de depósitos bancários, a ida de pessoas ao banco, dentre outros. 

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