A Produção de Histórico Escolar

Produção de Histórico Escolar

O Histórico escolar é um documento oficial expedido pelas secretarias de escolas, universidades e outras instituições de ensino. Nele estão registrados a vida escolar do aluno, desde seu primeiro momento aos mais altos níveis acadêmicos. Este registro é feito por ciclos ou anos letivos, onde são exibidos os resultados quantitativos por disciplina e a frequência.

Nas escolas, compete à secretaria a produção desse documento. A secretaria escolar e seu arquivo guardam as informações necessárias para o completo preenchimento do Histórico.

O processo de produção do Histórico Escolar começa na solicitação pelo aluno(a) ou seu representante legal. Os funcionários (agentes ou técnicos administrativos) procuram a pasta e verificam a documentação do aluno para verificar a conformidade. Se a documentação estiver correta, a produção do Histórico é iniciada. Caso contrário, o solicitante é informado sobre o problema para resolvê-lo e o processo reinicia.

O processo de produção do Histórico inclui ainda a pesquisa da vida escolar, o preenchimento das Fichas de Desempenho por ano letivo, o preenchimento do formulário de Histórico e a entrega para o solicitante.

Abaixo está representado o processo de produção do Histórico Escolar

3 Plano de Ação 5W2H

Durante a execução do processo, foram identificadas algumas possibilidades de melhoria que serão implementadas através de planos de ações 5W2H. Essas melhorias foram:

1. Construir um banco de dados com as informações dos alunos, incluindo pendências ou não em sua documentação. Isso permitirá informar, no ato da solicitação, se há algum problema com a documentação, diminuindo o prazo para a solução.

2. No mesmo banco de dados, pode estar registrada a vida acadêmica do aluno, facilitando o preenchimento da Ficha de Desempenho.

3. Criar formulários informatizados para as Fichas de Desempenho e Histórico, já que o preenchimento manual demanda mais tempo. Além disso, o preenchimento manual também exige maior taxa de retrabalho pois a cada erro é necessário descartar o que foi preenchido e recomeçar o trabalho.

Identificadas as oportunidades de melhoria, segue o plano de ação:

Ação 1 Criar Banco de Dados

O que? Criação de um banco de dados com as informações documentais e acadêmicas dos alunos

Quem? Direção da Escola / Setor Financeiro

Quando? 08/12 a 25/02

Onde? Secretaria Escolar / Arquivo Ativo / Arquivo Permanente

Por que? A criação do banco de dados dará celeridade na obtenção das informações pertinentes à vida acadêmica do aluno

Como? - Avaliação das informações necessárias no banco de dados

- Contratação de uma empresa especializada em banco de dados

- Treinamento dos colaboradores para uso do banco de dados

Quanto custa? - Contratação da empresa: R$7000,00

- Manutenção do Banco de Dados: R$300,00 / semestre

Ação 2 Criação de Formulários digitais do Histórico e da Ficha de Desempenho

O que? Criação de Formulários no Microsoft Word 2016