A Representatividade das Técnicas de OSM para o Desenvolvimento das Organizações

Artigo: A Representatividade das Técnicas de OSM para o Desenvolvimento das Organizações

A pesquisa tem como objetivo mostrar se as empresas utilizam ou não das técnicas de OSM e quais as técnicas mais utilizadas por elas, levando em conta se as mesmas colaboram para o desenvolvimento da empresa, para a relação com os clientes e para a eficiência dos processos.

A OSM, Organização, Sistemas e Métodos, tem como finalidade o aperfeiçoamento da empresa de acordo as exigências de seu ambiente interno e externo. Organização é uma entidade que possui objetivos e estratégias, onde os trabalhos são divididos de forma benéfica. Sistemas tem uma relação com informática, é um conjunto de atividades complexas usadas para atingir o objetivo. Métodos são as técnicas que serão utilizadas para a produção do produto ou serviço.

Os principais intuitos da OSM são: padronização de procedimentos e ferramentas; eliminação de atividades desnecessárias; otimização de processos e recursos; redução de custos; maximização de resultados; racionalização de distribuição de tarefas; elaborações de manuais e formulários; e melhor distribuição de espaço através do layout.

Algumas técnicas são substanciais para que a OSM chegue à sua finalidade, como, fluxograma, formulário, manual, layout, análise de distribuição do trabalho, e outros em relação aos custos, racionalização do trabalho, padronização de procedimentos e etc.

Os fluxogramas são importantes para a padronização processos, para a agilidade das tarefas, e para a observação do desempenho dos sistemas. Essa observação é feita através de representação gráfica de fluxo, pessoas, documentos e materiais. Por ter uma visão geral do processo, é possível visualizar as funções desenvolvidas por cada indivíduo e detectar falhas.

Os formulários são documentos impressos ou virtuais, preenchidos com dados e informes, servem para obter, transmitir e armazenar informações, por isso precisam ter um objetivo claro para que colaborem com o desempenho das atividades da empresa.

Manual é toda a organização da empresa registrada sob forma de regras e normas que mostram como, por que, quem e quando fazer as atividades que são desenvolvidas na empresa. Ele deve ser claro e seguir um padrão para que todos os funcionários possam ter acesso e entendimento da política, funções, autoridade, responsabilidade e outros aspectos institucionais da empresa. As vantagens é que fica todo o conteúdo fica disponível para orientação e treinamento; as atividades são planejadas, poupando tempo e se tornando mais eficiente; facilita o treinamento de novos funcionários; define a forma que as atividades devem ser feitas e quem são os responsáveis.

O layout é responsável pela distribuição dos componentes (pessoas, móveis e equipamentos) na empresa e por outros fatores que podem influenciar no desempenho das atividades, como, barulho, ventilação e iluminação. Trata de como tudo é organizado fisicamente para que atinja o nível máximo de eficiência. Ele oferece segurança, facilita a comunicação, melhora o desempenho dos funcionários, facilita a supervisão, a instalação de móveis, o fluxo de documentos e materiais, e oferece um ambiente confortável e produtivo. A boa apresentação visual do ambiente, além de ser funcional, também influencia positivamente os clientes e fornecedores.

A análise de distribuição de trabalho tem como objetivo analisar a organização das atividades gerais e também das atividades individuais de cada empregado, onde se avalia o rendimento, a eficiência, a eficácia e a produtividade. É feita pelo Quadro de Distribuição de Trabalho, que distribui o serviço de forma apropriada de acordo cada função para que ninguém seja sobrecarregado, e detecta falhas, desperdício de tempo, funções desviadas. O QDT é construído por listas de tarefas individuais, lista de tarefas semanais, lista de atividade e pelo Quadro de Distribuição de Trabalho.

Hoje, é imprescindível a presença da tecnologia nas empresas, faz parte do processo de mudanças e competitividade que devem ser acompanhadas. As tecnologias apareceram para auxiliar o homem no trabalho, tornando-o mais produtivo, eficiente e fazendo-o chegar no nível mais de eficácia e qualidade. Algumas atividades, como fluxograma, são feitos com mais facilidade em softwares que otimizam algumas técnicas.

A pesquisa foi realizada em três empresas, uma no setor de comércio, outra no telemarketing e uma no setor bancário, com enfoque nos cargos que são mais burocráticos e estão na área dos sistemas, financeiro, administrativo, de recursos humanos e de operações.

Em resumo, 59% sabem do que se trata o termo Organização, Sistema e Métodos. 42% afirmaram que existe um documento que detalha as etapas do processo em que o funcionário faz parte e que ele é utilizado. Outros afirmaram que existe, mas não é muito utilizado ou não se utiliza de maneira nenhuma. Também foi questionado sobre a utilização de questionários na empresa e a maioria disse já ter respondido um formulário relacionado a alguma tarefa. 64% afirmou ter manual com regras na empresa.

Além dessas perguntas, também questionou sobre o layout da empresa, questão do espaço, organização, ruído, acomodação, iluminação e etc, sobre o volume de trabalho e a relação dos funcionários com as atividades exercidas. O objetivo dessas questões foi saber o uso e o desuso das técnicas de OSM e o quanto as pessoas conhecem e convivem com essa técnica.

Os formulários estão presentes na maioria das atividades das organizações e a maioria dos funcionários já tiveram contato com algum tipo de formulário, classificando esse método como extremamente necessários, necessários ou pouco necessários, mas sempre havendo uma importância para o uso. A maioria das empresas possui manual de normas, políticas e/ou diretrizes de como as tarefas devem ser executadas, porém, o que foi percebido, é que as empresas não têm divulgado o manual para os funcionários, assim alguns afirmaram não saber da existência.

Cerca de 60% dos funcionários estão satisfeitos com o layout da empresa, o ambiente confortável e a disposição dos materiais a serem utilizados na rotina, precisando levar em consideração algumas questões como as cadeiras utilizadas e altura das mesas, porque isso influencia na motivação do empregado. Sobre a distribuição de tarefas, 48% afirmaram que o volume de trabalho está de acordo com sua função, porém 29% afirmam que se sentem sobrecarregados ou explorados e 15% acham que as tarefas estão abaixo da sua capacidade. Essa análise é importante para que a empresa verifique o desempenho dos funcionários, se existem sobrecargas, ociosidade e funcionários que não são aproveitados de acordo suas capacidades.