ATPS: Parte da série "Como gerenciar a transferência do projeto"

Este post faz parte da série “Como gerenciar a comunicação de um projeto”

Se você busca ferramentas online acesse: “Como fazer um Plano de Ação Online”

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O Plano de Ação é uma ferramenta para acompanhamento de atividades amplamente utilizada no mundo inteiro. Auxilia na coordenação das equipes, pois explicita quem é responsável por cada atividade, as datas de entrega e anotações /comentários sobre o progresso.

Com um Plano de Ação em mãos é possível apresentar facil e rapidamente o andamento de atividades, as táticas utilizadas, quem executou, quando, enfim, todo o histórico das ações executadas ou previstas no âmbito aplicado.

Aplicação

O Plano de Ação pode ser aplicado em vários âmbitos, por exemplo:

Planejamento Estratégico – Registra as ações estratégicas e permite o acompanhamento nas reuniões mensais / bimestrais / trimestrais. Neste caso se podem adicionar indicadores estratégicos e manter o histórico de seu progresso.

Força-tarefa – Em casos de emergências, problemas ou iniciativas que necessitam de coordenação consistente, pode-se aplicar um modelo de Plano de Ação. Neste caso

Atividades de um grupo / departamento – Atividades não-rotineiras como iniciativas, melhorias, correções, problemas, podem ser gerenciados pelo Plano de Ação. Para atividades rotineiras é melhor usar apenas um calendário.

Atividades de um Projeto – Projetos simples e com característica sequencial (que totalmente uma fase antes de iniciar a próxima) podem ser suportados pela ferramenta.

Status

Antes de começar a utilizar um dos modelos apresentados abaixo, é importante que você defina os Status ,que representam os possíveis ESTADOS que uma tarefa pode tomar. A lista que uso é:

Pendente – Não foi iniciada

Em andamento – A tarefa está sendo trabalhada

Finalizada – A atividade foi totalmente concluída

Em alguns casos é preciso adicionar estados intermediários como:

Atrasada – A tarefa não foi concluída na data planejada e você precisa explicitar isto.

Parada – Mostra que foi necessário paralisar a tarefa. Pode, por exemplo, estar aguardando uma autorização do cliente ou depender da resolução de outra atividade.

Postergada / Replanejada – A tarefa teve sua data de conclusão renegociada com o cliente.

Comentários

Independente do modelo a ser utilizado, é preciso registrar o andamento e a evolução da tarefa ao longo do tempo. Desta forma se pode guardar todo o histórico desde o início da execução até a completude da tarefa e assim responder a questionamentos sobre o status sem dificuldade.

Recomendo a utilização do padrão: [DATA] – Fato Ocorrido / Atualização [(Responsável)]

Um exemplo aplicado seria: [04/04/13] – Tutorial de Plano de ação publicado (Eli Rodrigues).

Modelos de Plano de Ação

Abaixo apresento alguns exemplos de Plano de ação e seus templates para download.

1. Modelo Simples

Plano de Acao Simples

Este modelo simplifcado apresenta apenas as informações mais básicas, que são as seguintes: Tarefa (o que fazer), Data, Nome do Responsável, Status e Comentários.

Aplicação: Livre

Vantagens:

Simplicidade

Pode ser montado rapidamente por qualquer pessoa

Desvantagens:

Possui poucas informações

Download:

2. Plano de Ação com tabela RACI

Plano de Acao com RACI

Este modelo combina a lista de tarefas clássica (modelo 1) com uma tabela RACI. Permitindo que além do Responsável sejam identificados todos os demais envolvidos em cada tarefa.

Aplicação: Situações em que possa haver risco de mal entendimento de como as partes interessadas ( stakeholders) devem se envolver.

Vantagens:

Mostra o envolvimento das partes interessadas

Desvantagens:

Se os stakeholders não forem listados, não há sentido em usar

Não se aplica a situações em que há apenas o executor (responsável) da tarefa

Download: (versão português) (versão inglês)

3. Plano de Ação com data efetiva

Plano de Acao - Data efetiva

Este modelo adiciona os campos Data Efetiva e %,

Vantagens:

Permite a criação de fórmulas e formatação automática que preencham o status automaticamente, como: tarefa completa, atrasada ou em andamento.

Também se pode adicionar alarmes de dias, como: faltam 10 dias, faltam 5 dias, nos próximos 3 dias etc.

Com boa formatação pode mostrar profissionalismo

Desvantagens:

Não tolera muito bem exceções como replanejamentos e criação de novos status.

Download:

4. Plano de Ação com tabela dinâmica

PLANO DE ACAO - TAREFAS

Um modelo de Plano de Ação que gosto muito é este com tabela dinâmica associada. Ele permite que se faça um acompanhamento estatístico das tarefas por categoria, status, data, prioridade ou qualquer outro campo que você prefira. O formato de relatório é exemplificado na figura abaixo.

PLANO DE ACAO - TABELA DINAMICA

Aplicação: Controle individual de atividades com acompanhamento estatístico.

Vantagens:

Permite a coleta completa de informações