Atividade Individual Gestão da Qualidade FGV
Por: lfv3280 • 6/8/2019 • Pesquisas Acadêmicas • 3.287 Palavras (14 Páginas) • 5.668 Visualizações
ATIVIDADE INDIVIDUAL
Matriz de análise | ||||||||||||||||
Disciplina: Gestão da Qualidade e Processos | Módulo: | |||||||||||||||
Aluno: Luiz Fernando Velo | Turma: ONL018AJ-ZOGECP14T1 | |||||||||||||||
Tarefa: Diagnóstico para implementação da Gestão da Qualidade na Super Insumos. | ||||||||||||||||
Introdução | ||||||||||||||||
Nos dias atuais a competitividade tem aumentado muito no mundo dos negócios, muito em função do grande número de concorrentes. Essa situação fez com que os consumidores elevassem o seu nível de exigência no momento de escolher seus fornecedores, a busca deixa de ser apenas financeira, mas agrega uma outra variável no processo decisório de escolha: a Qualidade. Muitas escolhas de fornecedores buscam equilibrar o custo x qualidade de um produto/serviço, fazendo surgirem algumas perguntas para os gestores, como: Quanto estamos dispostos a pagar para termos um determinando nível de qualidade? A que nível de qualidade estamos dispostos a reduzir para que nosso custo não seja inviável frente aos nossos competidores. Ao contrário daquilo que entendimentos rasos sobre a gestão da qualidade gera de percepções negativas nas pessoas, as ferramentas de gestão da qualidade de processos têm sim um viés financeiro, aliás dois deles:
Desta forma, não dar a devida atenção à gestão da qualidade de processos, no mínimo, será uma barreira para o crescimento de um negócio, barreira essa difícil de ser transposta, muito pela falta de visão e conhecimento das organizações sobre o assunto. Com e perspectiva de crescimento do negócio e as exigências do mercado e do novo programa de desenvolvimento de fornecedores do cliente Mega Aço Empreendimentos, faz-se necessário efetuar uma avaliação nos processos da Super Insumos, visando garantir a qualidade de seus produtos, a sua competitividade em seu ramo atuação e a satisfação de seus clientes. | ||||||||||||||||
Desenvolvimento – identificação das ações necessárias para superação das questões apresentadas pela Super Insumos. | ||||||||||||||||
Diante de um diagnóstivo preliminar elaborado após um brainstorming, com a participação de diretores e gerentes da organização, obtemos alguns direcionadores que indicam questões que impactam na produtividade e qualidade que deverão ser tratadados para a melhoria dos processos e que demandarão a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade de Processos na organização. Para termos uma melhor visão e direcionamento das ações, a seguir demonstramos uma matriz de prováveis anomalias x macroprocessos, que servirá de base para o desenvolvimento das análises detalhadas e para a construção de um plano ação mais assertivo e com suas responsabilidades mais claras para a organização.
Na sequência serãoa abordados todos os macroprocessos identificados e a análise das suas anomalias:
Para melhorar a qualidade dos insumos, deverá ser criado um processo de Qualidade de Materiais, que será responsável pela criação das especificações e critérios mínimos de aceitação de cada tipo de matéria prima necessária para o processo produtivo. Além disso deverá criar um fluxo de recebimento, inspeção e liberação/devolução de matéria prima. Dependendo da criticidade do tipo de matéria prima, as inspeções podem ser amostrais para os menos relevantes ou totais para os mais sensíveis, sendo que, na inspeção amostral, caso a amostra não seja aprovada, todo o lote deverá ser devolvido. É importante criar um ranking de fornecedores, classificando aqueles que tem produção certificada, aqueles que tem baixo índice de reprova e aqueles que tem elevada reincidência de reprovações.
O processo produtivo dever ser modificado para que seja mais eficiente e gere o menor nível possível de rejeitos, minimizando perdas de matéria prima e a diminuindo a geração de trabalho do processo de separação, armazenamento e destinação de rejeitos. A falta de coleta adequada das sobras da produção, além de gerar um ambiente conturbado, desorganizado, com riscos de acidentes, ainda pode estar deixando de gerar valor para o negócio através da venda ou reaproveitamento dos rejeitos. Para tanto, para fins de destinação de rejeitos, os materiais devem ser classificados em: descarte total, reaproveitáveis internamente e reaproveitáveis externamente. As áreas de produção deverão ser dotadas de recipientes adequados para cada tipo de material e com a identificação fácil de cada classificação. Constantemente devem ser realizadas inspeções nas áreas para garantir que a segregação de materiais esteja sendo feita adequadamente.
A falta de um plano de auditoria interna faz com que desvios nos processos não sejam completamente mapeados e tratados de forma estruturada com o objetivo de mitigar reincidências. A criação de uma área de auditoria interna com subordinação direta ao Presidente da organização, faz com que as áreas auditadas deixem de exercer qualquer tipo de influência nas avaliações e em seus resultados. O modelo de plano de ação originado das auditorias deve ser baseado na ferramenta 5W2H, deixando claro nos relatórios as seguintes definições: Ação (What): Oque deve ser feito; Responsável (Who): Que deverá ser o responsável pela ação a ser executada; Prazo (When): Quando a ação será realizada, com prazos de início e término; Onde (Where): Onde a ação será executada, indicando locais e/ou áreas; Porquê (Why): Qual é a necessidade e a justificativa para a execução da ação proposta; Como (How): Como a ação será implementada, definindo os métodos que serão utilizados; Qaunto (How much): Quais serão os custos estimados para a execução da ação.
O fato de haver metas apenas coporativas e não específicas, faz com que o baixo desempenho de uma área não seja percebido quando os resultados superados de outras áreas compensem esse baixo resultado. Para termos uma avaliação do desempenho de uma área ou processo, devemos estabelecer metas alinhadas com as entregas esperadas, também devemos planejar metas que possam chegar até mesmo ao nível de colaboradores, desta forma quando não atingimos os resultados esperados, conseguimos identificar pontualmente onde ocorreu o desvio. Por outro lado, quando definimos metas por áreas corremos o risco de algumas áreas superarem suas metas sem se preocupar com o todo, fazendo com que a organização tenha um resultado abaixo do esperado, uma forma de minimizar esse risco é a construção de metas cruzadas ou compartilhadas, ou seja, parte do resultado de uma área depende da atuação de outras áreas. Quando estabelecemos metas devemos levar em conta o conceito SMART, onde as metas devem ser: Specíficas (Specific): Específicas em seu objetivo pretendido; Mensuráveis (Measurable): Claras em como serão medidas e através de quais indicadores; Atingíveis (Achievable): Mesmo que desafiadoras possam ser atingidas; Relevantes (Relevant): Importantes para os resultados pretendidos pela organização; Temporais (Time): Baseadas em um prazo para medição.
A qualidade nos produtos entregues deve começar pelo estabelecimento de critérios de aceitação dentro de cada etapa da produção, buscando uma padronização e a melhoria contínua nos processos. Ao estabelecer a padronização e critério de qualidade, além de garantir a aceitação dos produtos, iremos reduzir custos com desperdício e retrabalho. Quando precisamos eliminar falhas ou defeitos em processos, o método Seis Sigma torna-se o mais indicado para buscar qualidade superior de produtos, removendo os defeitos nos processos e sistemas. Ajuda a melhorar os processos e sistemas globais, identificando e, eventualmente, removendo os obstáculos que podem impedir a organização de atingir os níveis de perfeição.
Todo resultado positivo deve ser acompanhado pelo reconhecimento daqueles que o construíram, caso contrário, em pouco tempo teremos instalado um clima de desmotivação e, consequentemente, uma queda nos resultados da organização, não basta apenas que a organização distribua bônus a todos os colaboradores, gestores e executivos, isso deve ocorrer de forma clara e estruturada, promovendo, de fato, a meritocracia. A criação de um plano de cargos e salários permite que a organização ofereça ao colaborador um plano real de carreira, ou seja, de forma clara demonstra as possíveis promoções e como alcançá-las. Para avaliar os colaboradores deve ser estruturado um programa de avaliação que contemple a avaliação de competência e resultados, através de uma matriz conhecida como 9 Box, conforme modelo a seguir: [pic 1]
A satifiação do cliente está muito atrelada com a entrega dos produtos, onde o mesmo observa:
Implantar o rastreamento de entregas reduz as reclamações dos clientes, pois, tanto o fornecedor quanto o cliente têm condições de verificar qual é a situação de seu pedido. A maior parte dessas reclamações tem a ver com o estado da entrega e com os prazos. Para garantir que esse processo garanta um melhor controle de qualidade para as entregas torna-se necessária a automação da rastreabilidade externa de logística, uma ma vez que o produto deixe a empresa é necessário rastreá-lo, seja utilizando frota própria ou terceirizada que deve monitorada em tempo real com aplicativos e dispositivos que transmitem informações como a posição do veículo de entrega. Devido à importância da transação, cada pedido ou lote deve ser rastreado de forma individual, garantindo informações em tempo real tanto para a empresa quanto para o cliente, ao final, o recebimento também deve ser confirmado e o status atualizado. Propostas para os Macroprocessos Após a elaboração de um diganóstico, iremos propor algumas ações que visem a busca pela melhoria de alguns processos, conforme itens identificados pela organização, para os macroprocessos de Suprimentos, Produção, Recursos Humanos e Logística de Distribuição.
Como temos perdas consideráveis em nosso processo produtivo ocasionadas pelo recebimento de insumos fora de especificação, gerando falhas em nosso produto final, a aplicação da metodologia Seis Sigma é plenamente aplicável. Através das ferramentas desta metodologia iremos definir padrões mínimos de desvisos aceitáveis para o processo de recebimento de insumos, também teremos um diagnóstico dos principais ofensores de qualidade do processo, identificando a causa raiz de cada desvio e direcionando as ações corretivas. Algumas análises poderão ser feitas de forma estruturada como, por exemplo, quais são os principais desvios apresentados, quais são os fornecedores que entregam maior quantidade de insumos fora das especificações e qual é a relevância de um determinado insumo para o processo produtivo. Algumas ferramentas podem ser utilizadas para auxiliar nosso diagnóstico, como:
O objetivo desta metodologia não é simplesmente melhorar a qualidade por melhorá-la, mas gerar um maior nível de satisfação dos clientes internos e externos e, consequentemente, tornar o resultado final mais lucrativo. Se melhoramos a qualidade, mas deixando nossos clientes insatisfeitos ou perdemos dinheiro, não atingimos o objetivo desejado pela organização. Aplicar a metodologia Seis Sigma no processo de recebimento de materiais irá evitar que insumos de baixa qualidade entrem na linha de produção, desta forma estaremos reduzindo desperdício de matéria prima, bem como garantindo que todo item produzido esteja no padrão de qualidade determinado pelos clientes.
Mesmo após a definição de níveis de qualidade para recebimento de insumos, ainda temos que analisar o processo de produção em cada uma de suas fases, para tanto uma análise detalhada das causas raízes dos problemas torna-se imprescindível. Uma ferramenta que pode ser utilizada é o Diagrama de Ishikawa, pois utiliza técnicas investigativas para encontrar causas raízes de um problema presente em um processo, por isso também é conhecida como Diagrama de Causa e Efeito, popularmente também é conhecida como Diagra de Espinha de Peixe, devido o formato de figura em que se apresenta, conforme abaixo: [pic 2] O diagrama de Ishikawa é usado em programas de melhoramento, estruturados em sessões de gerações de ideias, realizadas em grupo (brainstorming). Essa estrutura envolve identificar as possíveis causas dos problemas, sob diferentes classificações ou categorias. Essas categorias são distribuídas em seis pilares e conhecidas como Metodologia “6M”, onde temos as seguintes definições:
Diagrama de Ishikawa para a análise da falta de conformidade na produção de chapas metálicas: [pic 3]
A falta de motivação dos colaboradores é fruto da ausência de uma política de avaliação de desempenho e remuneração adequada através de um plano de cargos e salários. A implementação de um plano de cargos e salários não é simples, pois envolve uma pesquisa de remuneração de mercado que contemple em geral empresas com as seguintes características:
Uma boa técnica na busca de excelência em processos é o uso do da ferramenta de benchmarking, que é um processo contínuo de comparação de produtos, serviços e práticas empresariais. Existem alguns tipos de benchmarking:
Para a implementação de um sistema eficiente de avaliação de desempenho indicamos a necessidade de se efetuar um Bechmarking Funcional com empresas que sejam reconhecidamente referências na aplicação de avaliação de desempenho, avaliando as ferramentas e a aplicabilidade das políticas à realidade da organização. Uma fonte de pesquisa para escolha das empresas a fazerem parte desse processo é a lista da Great Place to Work de 2014, que é uma lista com ranking das melhores empresas para se trabalhar no Brasil. Na sequência listamos as cinco empresas classificadas como as melhores em gestão de pessoas:
Possui o “Programa Jovens Talentos” e, para a melhoria contínua dos líderes, o “Programa de Desenvolvimento da Gestão Elektro”. Na área de Qualidade de Vida, destaca-se o “Programa estar Bem Elektro”. Há, ainda, o “Programa de Reconhecimento Top Elektro”, para premiar o esforço do público interno, homenageando colaboradores que se destacaram na prática dos valores da empresa nas categorias: Comprometimento, Empregado Segurança, Destaque Segurança, Voluntariado, Estar Bem, Educador, Inovação e Grandes Ideias e Atendimento.
Um indicador da qualidade da gestão de pessoas é o baixo turnover, que não passa de 1%. Job rotation e avaliação 360º fazem parte das práticas cotidianas do RH. Todos os colaboradores recebem suporte do Centro de Treinamento e Desenvolvimento, que oferece cursos presenciais e e-learning, e há investimento em um programa voltado para a segurança e redução de riscos no trabalho. Há ainda a distribuição gratuita de medicamentos aos colaboradores e familiares portadores de doenças crônicas, que também recebem acompanhamento médico periódico. Dependentes químicos contam com um serviço específico de reabilitação.
Possui um modelo de gestão que prioriza a comunicação transparente, direta e espontânea em todos os níveis da organização, promovendo maior envolvimento de seus colaboradores, além de manter um investimento constante na captação de talentos e em seus vários programas de desenvolvimento profissional.
Investe na área de treinamento e desenvolvimento, através da “Academia Accor”, que já realizou mais de 20 mil ações de treinamento, em todos os níveis, contemplando programas de educação regular e formação profissional para colaboradores e familiares. Os temas relacionados ao bem-estar e à satisfação dos colaboradores são avaliados anualmente, por meio da “Pesquisa de Qualidade da Gestão e Clima”.
O bem-estar e o desenvolvimento de sua equipe são prioridade, investe em programas de qualidade de vida e na formação profissional, por meio de diversos programas da “Universidade Alcoa”.
De acordo com o diagnóstico realizado, identificamos a necessidade de garantir a qualidade e satificação dos clientes com relação à nossas entregas, no que diz respeito à assertividade dos itens e aos prazos contratados. Para auxiliar a elaboração e o acompanhamento do plano de ação que visa a melhoria do processo de logística, iremos utilizar a ferramenta conhecida como 5W2H, que visa deixar claras as ações, responsáveis, prazos, onde, porque e como serão realizadas as ações e a que custo. Para tanto, propomos o plano de ação abaixo para melhoria do processo de logística de distribuição: [pic 4] | ||||||||||||||||
Considerações finais | ||||||||||||||||
A Super Insumos é uma empresa relativamente nova que vem crescendo muito rápido em seu segmento. Com a sua entrada no Programa de Desenvolvimento de Fornecedores da Mega Aço Empreendimentos, a perpectiva de aumento de demanda torna-se um grande desafio para a organização, levando os executivos a reavaliarem todos os processos, pois teremos que alavancar a produtividade, melhorar a distribuição e garantir a qualidade e preço dos produtos. Os conceitos e ferramentas de qualidade podem ser aplicados a qualquer tipo e tamanho de atividade, cabendo à organização avaliar quais ferramentas e práticas mais se adequam à sua realidade e aos seus objetivos estratégicos. Com esse crescimento recomenda-se que a Super Insumos crie um Departamento de Qualidade, que será responsável por avaliar todos os processos da empresa e ser o guadião da Qualidade Total. Com o crescimento das atividades, também se faz necessária a criação de um Departamente de Governança, que deve se reportar diretamente ao presidente da empresa, este departamento será responsável por realizar auditorias internas nos processos para garantir a aderência às normas regulamentares e normas internas da organização. É importante que este departamento seja independente dos demais para garantir que não sofra nenhum tipo de influência, garantido transparência e lisura em seu processo. Por fim, mesmo antes de crescer a organização já tinha a percepção que possuía perdas em seus processos, perdas essa que poderão ser exponencialmente proporcionais com o crescimento e aumento nos níveis de produção, justificando ainda mais uma gestão eficiente de seus recursos e a busca pela qualidade e melhoria contínua. | ||||||||||||||||
Referências bibliográficas | ||||||||||||||||
4 EXEMPLOS DE METAS SMART E COMO APLICAR O CONCEITO NA SUA EMPRESA. Disponível em: 5 cases de sucesso de empresas que investem em seus colaboradores. Disponível em: Cargos e salários para a empresa? Veja o plano e saiba como fazer! Disponível em: <https://blog.softwareavaliacao.com.br/plano-de-cargos-e-salarios/>. Acesso em 17 de junho de 2019. Como o rastreamento de entregas melhora a relação com o cliente? Disponível em: <https://www.intelipost.com.br/blog/como-o-rastreamento-de-entregas-melhora-a-relacao-com-o-cliente/>. Acesso em 17 de junho de 2019. Gestão de Materiais – O Que é e Como Fazer? Disponível em: Gestão de Resíduos: Não deixe seus lucros irem para o lixo. Disponível em: JÚNIOR, Isnard Marshall. Gestão da qualidade e processos. Rio de Janeiro: FGV Online, 2012. O dilema do preço baixo versus qualidade. Disponível em: <https://administradores.com.br/noticias/o-dilema-do-preco-baixo-versus-qualidade>. Acesso em 13 de junho de 2019. O que é o 5W2H e como ele é utilizado? Disponível em: Seis Sigma e Qualidade: como se relacionam? Disponível em: <https://www.fm2s.com.br/seis-sigma-e-qualidade-como-se-relacionam/?gclid=EAIaIQobChMIueLSuMnw4gIVAkCGCh3LAQJwEAAYAiAAEgJnKfD_BwE>. Acesso em 17 de junho de 2019. |
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