DEFINIÇÃO DA GESTÃO DE PROJETOS

Universidade Anhanguera - Uniderp

Centro de Educação a Distância

ADMINISTRAÇÃO

ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS

GESTÃO DE PROJETOS

Ana Flavia Ferrari Cossaros RA: 2321361552

Daniel Moreti RA: 2326405586

Mariana Moura de Souza RA: 2321304612

POLO – PIRITUBA – SÃO PAULO/SP

São Paulo, 02 de Abril de 2014

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 2

EMPRESA 2

DEFINIÇÃO SOBRE GESTÃO DE PROJETOS 4

AVALIAÇÃO DAS OPORTUNIDADES 4

ESCOPO 4

TAREFAS E PESSOAS ENVOLVIDAS 4

CRONOGRAMA...............................................................................................................................................7

MONITORAMENTO........................................................................................................................................8

CONCLUSÃO 4

BIBLIOGRAFIA 4

INTRODUÇÃO

Acreditamos que este projeto nos trará uma boa noção de como gerir um projeto em todos os níveis e o quanto é importante seguir todos os passos estabelecidos, os custos, os prazos e os procedimentos, a importância do monitoramento para o sucesso do projeto, pois só assim poderemos garantir o sucesso do projeto como um todo. Podendo vivenciar todo processo de negociação de verbas, como gerir recursos, escolha do local para instalação, compra de equipamentos, recrutamento de pessoal, criação de cronograma, estabelecimento das tarefas e dos responsáveis, controle e verificação das tarefas, se estão dentro do prazo e orçamento.

EMPRESA

A empresa escolhida para visita é a Corretora de Câmbio Confidence Câmbio, trata-se de um Multinacional do mercado de câmbio localizada a Rua Alexandre Dumas, nº 1562, Chácara Santo Antônio, Santo Amaro – São Paulo – SP, A empresa é composta por 80 funcionários, sendo seu principal produto venda de cheques de viagem, venda de moeda em espécie, transferências internacionais.

A idéia deste Projeto partiu da necessidade da empresa escolhida em realizar uma antiga vontade de um dos sócios em desenvolver um trabalho de cunho social em beneficio de seus colaboradores, oferecendo mais conhecimento, mais entretenimento e mais cultura aos seus colaboradores, que em conversas pelos corredores da empresa, percebeu que muitos diziam ter interesse pela leitura, tanto de livros como de revistas e jornais. Esta vontade de um dos sócios culminou com a constatação de que os colaboradores não tinham outra atração a não ser voltar para seus locais de trabalho e aguardar o término do almoço para retomar as atividades.

Para não ficar só com a pesquisa informal, encomendou uma pesquisa com toda a empresa perguntando o que eles achavam de ter uma biblioteca exclusiva para os colaboradores e dependentes. A pesquisa foi positiva, a maioria dos colaboradores achou a idéia interessante e ainda puderam informar na pesquisa quais os temas preferidos para ajudar na primeira compra de livros a serem oferecidos.

Os colaboradores também reivindicaram serviço de internet durante o descanso do almoço que poderiam ser disponibilizados na biblioteca. Estes terminais funcionariam para entretenimento como para pesquisas escolares para os que freqüentavam a escola. A empresa possui local com uma ampla infraestrutura, para que a biblioteca seja implantada.

Os livros também deverão ser disponibilizados aos colaboradores que desejassem levar para seus filhos, podendo ficar por um período pré-estabelecido.

Para este projeto foi disponibilizada uma verba de R$ 70.000,00 para Reforma do local, compra dos livros, compra de estantes e computadores e recrutamento de pessoal, embora os custos com salário destes deverão ser arcados pela empresa, aja vista que este empreendimento é de cunho filantrópico.

Formou-se a equipe responsável pela gestão deste projeto. A equipe foi incumbida de cuidar de todas as etapas, desde a escolha do local, passando pela compra dos livros até a contratação de uma bibliotecária, onde demonstramos nas etapas a seguir.

GESTÃO DE PROJETOS

No sentido literal, Projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado único.

Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos.

E um projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular. Assim, uma equipe de projeto inclui pessoas que geralmente não trabalham juntas – algumas vezes vindas de diferentes organizações e de múltiplas geografias.

O desenvolvimento de um software para um processo empresarial aperfeiçoado, a construção de um prédio ou de uma ponte, o esforço de socorro depois de um desastre natural, a expansão das vendas em um novo mercado geográfico – todos são projetos.

E todos devem ser gerenciados de forma especializada para apresentarem os resultados, aprendizado e integração necessários para as organizações dentro do prazo e do orçamento previstos.

Gestão de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, melhor competir em seus mercados.

A Gestão de projetos começou a emergir como uma profissão distinta nos meados do século XX.

Projeto é composto de 5 grupos sendo o,Inicio, Planejamento, Execução, Monitoramento e Encerramento, abrangendo as áreas de:

Gerenciamento das Aquisições

Gerenciamento de Recursos Humanos

Gerenciamento de comunicação

Gerenciamento de Riscos

Gerenciamento de Tempo

É claro que todos os gerenciamentos dizem respeito a isso. Mas o gerenciamento de projetos traz um foco único delineado pelos objetivos, recursos e a programação de cada projeto. O valor desse foco é comprovado pelo rápido crescimento em todo mundo do gerenciamento de projetos.

AVALIAÇÃO DA OPORTUNIDADE

A visita foi realizada no dia 20/02/2014 na matriz da Corretora de Câmbio Confidence Câmbio que fica na zona Sul de São Paulo, Detectamos a necessidade de se implantar uma biblioteca na Corretora, pois foi observado por nós e pela gerência de todos os setores que os colaboradores tinha um tempo ocioso no horário de almoço e que a empresa não disponibilizava nenhuma atividade para ocupar este tempo, surgiu então a ideia de ser implantada uma biblioteca para acesso de todos os colaboradores, tivemos alguns encontros com representantes de cada setor, a ideia então vem sendo aprimorada visto que os acessos de internet são limitados a assuntos pertinentes a empresa. A empresa terá sua matriz alterada para a Barra Funda, este novo local dispõe de uma ampla infraestrutura, para que a biblioteca seja implantada.

ESCOPO

Decidimos que no escopo do projeto vamos determinar o local em que a biblioteca será instalada, acervo de livros, eventos, divulgação e implantação do sistema de controle de empréstimos e devolução dos livros.

A Confidence Câmbio tem mais de 80 colaboradores que prestam serviços em sua matriz na zona Sul de SP, a Biblioteca atenderá a todos eles, com a implantação de uma biblioteca a instituição visa maior interação entre os colaboradores, ocupação do tempo ocioso com novas atividades culturais já que existem outras atividades envolvidas como por exemplo os colaboradores fazem resenhas das leituras feitas, que acumulam de pontos para oficinas em SESC.

OBJETIVOS

Aumentar os níveis de leitura e cultura dos colaboradores, com o avanço da tecnologia muitas pessoas abandonaram o hábito da leitura, esperamos com esse novo projeto, despertar o interesse da leitura de livros que fazem parte do ambiente profissional e pessoal.

2) Desenvolver e promover um espaço de interação entre os colaboradores e entre as áreas.

3) Aumentar o conhecimento através da leitura e criar interesse de aprendizagem por outras fontes além da internet.

JUSTIFICATIVA

Ocupar o tempo livre dos colabores no horário do almoço

Desenvolver interesse por leitura

Ganho de conhecimento

Interação entre os colaboradores

PARCEIROS:

● Programa de Ensino, Pesquisa e Extensão “A tela e o texto” – FALE/Faculdade Anhanguera

● Biblioteca Comunitária da Quinta do Sumidouro (Pedro leopoldo)

PLANO DE AÇÃO

1) Localização

A biblioteca ocupará uma sala na matriz com 25 m² da Corretora de Câmbio Confidence Câmbio.

2) Horário de funcionamento

De segunda a sexta-feira, de 10:00 às 15:00h.

3) Recursos humanos

a) Num primeiro momento, a biblioteca será coordenada por integrantes estagiários da área de RH, dirigidos pela gerência do mesmo setor;

b) a equipe de apoio para o funcionamento da biblioteca contará com a participação dos colaboradores também do setor financeiro.

c) será implantado também o Programa “A tela e o texto” prestará apoio logístico ao projeto, acompanhando a implantação e a consolidação da biblioteca.

4) Obtenção de acervo

A biblioteca da Confidence Câmbio poderá ser implantada a partir dos seguintes recursos:

a) convênio com bibliotecas já constituídas que lhe cederão exemplares de livros em duplicata;

b) solicitação de doação de acervo junto aos colaboradores e parceria com editoras.

b) realização de atividades para consolidação e divulgação da biblioteca no portal Connect, cada livro doado o colaborador acumula pontos para troca de prêmios como ingressos para exposição, cinema e teatro.

5) Cronograma de implantação e consolidação da biblioteca

a) Os parceiros acima discriminados realizarão reuniões quinzenais durante o primeiro semestre do 2014 para avaliação, acompanhamento e suposição de atividades que promovam e otimizem os trabalhos de implantação e/ou consolidação da biblioteca .

b) durante os meses de março a junho/2014 serão concretizadas diversas atividades culturais que privilegiam a questão da leitura na biblioteca no alvo de promover um Festival de Cultura e Esporte que ocorrerá em julho/2014, quando será oficialmente inaugurada a biblioteca.

Divulgação da Biblioteca

A divulgação será realizada por meio de cartazes que serão estrategicamente fixados nos locais de acesso aos elevadores e bebedouros onde todos tem acesso, também será disponibilizada uma página no intranet da instituição direcionada a biblioteca onde os colaboradores, poderão renovar seus empréstimos, recomendar livros, e dar sugestões sobre o funcionamento, lembrando que cada vez que o colaborador fizer um comentário sobre uma obra lida terá direito a pontos para troca dos ingressos.

EVENTOS

Promoção de cursos e oficinas

Os colaboradores com maior tempo de permanência com o convênio com a biblioteca, terão direito a cursos oferecidos pelos SESC (a escolher pelo colaborador). Alguns exemplos de cursos: Leituras de telas e textos, Conserto e manutenção de livros, também terá desconto em com a inscrição de familiares no SESC, além de sua inscrição ser gratuita.

Concursos

Realização de concursos de poesia, conto e afins, organizados pela biblioteca. A premiação poderá ser através de publicação nos moldes do item acima.

Gincanas do livro

Fomentar gincanas educativas cuja finalidade principal seja a obtenção de obras para os acervos das bibliotecas.

CONTROLE EMPRÉSTIMOS DO ACERVO

Será implantado o software BIBLIVRE com este software será possível ter controle no acervo dos livros, para facilitar na hora do empréstimo e devolução, além de todos os colaboradores terem acesso ao livros disponíveis, renovar seus empréstimos. Os funcionários da biblioteca também terão acesso elaborar relatórios para medição de quantos livros foram retirados e quantos foram devolvidos, o software é gratuito ajuda na redução dos custos, com este software é possível armazenar dados de multimídia.

Funções do software:

• Catalogar e organizar o acervo no sistema BIBLIVRE;

• Elaborar relatórios e indicadores através do sistema;

Objetivos gerais e específicos do software:

• Permitir o acesso e recuperação da informação com rapidez;

• Permitir os usuários o acesso remoto na base de dados da Biblioteca;

• Possibilitar os usuários a renovação dos empréstimos on-line;

Resultados esperados com implantação do software:

Com a adesão do projeto os executores desse projeto farão uma visita para, a implantação do software; formação e treinamento da equipe; catalogação do acervo na base de dados e utilização, controle e acompanhamento do software. Usado por mais de 2 mil bibliotecas o BIBLIVRE é um software gratuito, designado para a catalogação e disseminação do acervo de bibliotecas públicas e privadas de todos os portes. Algumas funções essenciais do BIBLIVRE:

• Usa protocolo Z39.50 que comporta o acesso aos registros bibliográficos em bases nacionais e internacionais;

• Catalogação de materiais bibliográficos e multimídias;

• Transferência de registros entre bases de dados formato MARC;

• Domínio do processo de aquisição;

• Circulação: consulta, reserva empréstimo, devolução de acervos;

• Compatível com o sistema operacional (Windows XP, Vista, Linux, e Unix).

TAREFAS E PESSOAS ENVOLVIDAS

Para melhor acompanhamento das tarefas desenvolvemos uma tabela abaixo descrita, contendo as tarefas a serem executadas e a quantidade de hora que o responsável necessitara para executá-la.

MONITORAMENTO

Durante a execução do Projeto alguns controles deverão ser medidos para que possamos cumprir todos os prazos estabelecidos dentro de um orçamento previamente negociado com a empresa e o não menos importante, verificar os níveis de qualidade das tarefas empregadas no processo. Os colaboradores contratados deverão passar por avaliação periódica, pois consideramos ser importante o nível de conhecimento para a função e a capacidade de relacionamento com os colaboradores sócios nos diversos níveis.

Indicadores de Desempenho

TAREFAS

Setor Compras

Indicador:

Gerenciamentos dos Prazos

Finalidade: Medir a eficiência dos cumprimentos dos prazos na realização das tarefas

Tolerância: Serão aceitos os desvios de até 10% com relação ao prazo de entrega

Gestão do Orçamento

Finalidade: Medir a eficiência da gestão orçamentária, cotação e qualificação dos fornecedores

Tolerância: Serão aceitos os desvios de até 5% em relação ao orçamento.

Setor de Recrutamento

Análise de conhecimento dos colaboradores contratados para o setor:

Cargo: Bibliotecária

Experiência mínima de 2 anos na função com curso de tecnologia

Capacidade de relacionamento.

Setor de T.I.

Verificação da capacidade dos computadores instalados para desempenho das funções e ergonomia do setor.

O projeto será monitorado através do cronograma indicado no passo 1, os riscos do projeto estão sendo avaliados através da análise qualitativa da probabilidade, o projeto será finalizado em 12/06/2014 será realizada a inauguração da biblioteca, nesta data serão distribuídos panfletos e marca páginas para os visitantes

Cronograma de execução do Projeto

Este cronograma servira para acompanhamento diário das tarefas e nos permitirá através de marcadores coloridos indicarem e prevenir possíveis atrasos ou até mesmo adiantamento de tarefas. Sendo atualizado diariamente, a cor verde indica o tempo programado, a cor azul o tempo real e cor vermelha em atraso.

CONCLUSÃO

A empresa Confidence Câmbio tomou uma grande iniciativa quando abriu as portas para que o projeto de abertura da biblioteca para os colaboradores fosse elaborado, sentimos grande empenho da empresa em fornecimento de dados, negociação com fornecedores e etc. Durante a elaboração deste projeto entendemos que o sucesso de um projeto depende de um escopo bem elaborado, benefícios que este projeto pode oferecer a todos, a qualidade do resultado do projeto, o custo que isso vai gerar para a empresa e o prazo que será colocado em prática o projeto, esperamos atender todas as expectativas do projeto e monitorar de perto todas as etapas, diminuindo os riscos que do projeto não ser colocado em prática desenvolvendo soluções rápidas e eficazes.

BIBLIOGRAFIA

http://www.letras.ufmg.br/atelaeotexto/bibliotecascomunitarias_projeto.html

http://brasil.pmi.org/brazil

http://www.sebrae.com.br/acl_users/credentials_cookie_auth/require_login?came_from=http%3A//www.sebrae.com.br/customizado/desenvolvimento-territorial/como-fazer/execucao-e-gestao-de-projetos