Desenvolvimento de competências adequadas na busca, análise, seleção e transmissão de informações na profissão de Secretario Executivo

Desenvolvimento de competências adequadas na busca, análise, seleção e transmissão de informações na profissão de Secretario Executivo

A evolução histórica da profissão de Secretariado Executivo mostra o desenvolvimento de suas atividades ao longo dos anos, onde antes era apenas um responsável por atividades rotineiras, hoje tornou-se multifuncional e assessor gerencial. Para isso foi preciso desenvolver competências e habilidades nas organizações contemporâneas para atender as demandas do mercado. Antes de tudo é de grande importância entender o significado de competências. Segundo Perrenoud (1999, p. 15), competência é “a capacidade de mobilizar diversos recursos cognitivos (saberes, técnicas, saber fazer, atitudes, etc.) para solucionar com pertinência e eficácia uma determinada situação”. Baseado no conceito de competências percebe-se que as organizações se mantêm dos resultados gerados através de profissionais competentes e habilidosos, capazes de coletar, analisar e utilizar de forma consciente as informações e de realizar a comunicação de forma segura e sucinta e além disso dominar as Tecnologia de Informação.

Atualmente, o profissional de Secretariado possui um grande poder decisório nas organizações, o que exige bastante uma boa comunicação e escrita para o desdobramento de suas atividades: organização e métodos da empresa, levantamentos e relatórios, mediação de conflitos, organização de eventos, além da gama de atividades técnicas de redação, tradução, manipulação de arquivos etc. Levando em conta estes aspectos, devemos nos atentar, pois a comunicação ainda é uma das principais falhas da empresa, e isso não se deve apenas aos funcionários não capacitados ou falta de ferramentas, mas sim às mudanças que o ocorrem nessa nova Era, onde as gestões são baseadas em informação e no conhecimento, e cada vez mais as empresas passam a ver a informação como principal recurso estratégico para adotar políticas estratégicas eficazes.

Trazendo mais uma vez o termo “competência” em questão, associando com a profissão de Secretariado Executivo, é importante afirmar que ela é gerada em dois ambientes, o técnico e social. A competência técnica compreende; administrar e planejar seu tempo e tarefas, desenvolver sistema de arquivos e organizar reunião, viagens e eventos empresariais (para atingir esse objetivo deve-se ter domínio das tecnologias de informações atuais para atingir o objetivo em menor tempo, usando a menor quantidade de recursos possíveis, daí o conceito de eficiência), realizar pesquisas de mercado frente à concorrência (saber onde obter a informação, se a informação é coerente e verificar a fonte), dominar a escrita e a fala ( manter a interação social na empresa, saber utilizar redes sociais, com fins de manter contatos com clientes da empresa, escrever relatórios e cartas administrativas), dominar a informática (o secretário tem o computador como maior ferramenta para otimizar suas tarefas, reduzindo tempo de execução e aprimorando resultados). Já a competência social compreende a responsabilidade, liderança, aperfeiçoamento e qualquer tipo de comunicação: oral, escrita, visual, informatizada, gestual. Desenvolver a capacidade de comunicação significa desenvolver a capacidade de interagir com o mundo, um simples gesto pode tanto