Escritorio

CURSO - AUXILIAR DE ESCRITÓRIO

Aula 01 – O trabalho em um escritório 

Nesta aula, você irá aprender sobre o que faz o auxiliar de escritório e como ele controla seu trabalho.

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Tópico 1 – O que faz um auxiliar de escritório?

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Atualmente, quase todo tipo de trabalho possui um escritório. Desde uma loja até um advogado, de uma escola até consultórios médicos, todos precisam do trabalho de alguém que cuide do escritório.

Justamente por isso um dos trabalhos mais comuns da atualidade é o de auxiliar de escritório. Muitas pessoas que se especializaram em diferentes áreas tiveram sua primeira experiência profissional trabalhando em um escritório. [pic 4]

Tarefas do auxiliar de escritório I

Mas, qual o trabalho de um auxiliar de escritório? Uma das principais tarefas de quem trabalha em escritórios é fazer o atendimento: [pic 5]

Assim, o sucesso de um escritório para o público dependerá muito do bom desempenho do auxiliar de escritório.

Tarefas do auxiliar de escritório II

Quando se trabalha no escritório de um profissional liberal (como um dentista, um médico ou um advogado), a pessoa terá muitas vezes a responsabilidade de agendar os compromissos. [pic 6]

   

Também é muito comum que a pessoa que trabalha em escritório tenha de pagar e receber contas. Por isso ela deve saber o que são e o que fazer com:

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Tarefas do auxiliar de escritório III

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E se pagamentos e recebimentos são feitos, o auxiliar de escritório precisa saber registrar e controlar todos eles.

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Quem trabalha em um escritório também precisa conhecer como montar alguns tipos de documentos e cartas: declarações, atestados, procurações e muitos outros.

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E se o escritório recebe cartas e documentos, o responsável por eles precisa saber exatamente como arquivar tudo isso.

Responsabilidades do auxiliar de escritório

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E ainda existirão muitas responsabilidades relacionadas com a função do escritório. Por exemplo, quem trabalha em um escritório de contabilidade precisará aprender alguns dos trabalhos de um contador.

O que muitos não sabem é que o computador é de grande ajuda para a realização de muitos dos trabalhos do escritório. [pic 12]

Um auxiliar de escritório atualizado sabe de que forma utilizar o computador e seus programas para cuidar de seus trabalhos.

Responsabilidades do auxiliar de escritório II

Por exemplo, você pode controlar as tarefas, agendar compromissos e controlar o atendimento através do Microsoft Office Outlook 2007. [pic 13]

 

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Documentos comerciais e cartas poderão ser criados de forma rápida, prática e com boa aparência com o Microsoft Office Word 2007.

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E você pode controlar pagamentos e recebimentos, criar notas fiscais e orçamentos com o Microsoft Office Excel 2007.

Ferramentas do auxiliar de escritório

Enfim, uma das principais ferramentas de trabalho de um escritório atualmente é o computador.

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O objetivo desse curso é ajudá-lo a se tornar um excelente auxiliar de escritório com a ajuda da informática. Acompanhe todas as informações, faça os exercícios e as práticas e se qualifique para trabalhar em qualquer escritório.

Resumo da Matéria

• Uma das responsabilidades mais comuns em um escritório é fazer o atendimento, seja pessoalmente, por telefone ou via fax, e agendar compromissos. Tudo isso pode ser feito com o Microsoft Outlook 2007.

• Quem trabalha em escritório precisa estar pronto para montar recibos, declarações, atestados etc., o que poderá ser feito facilmente com o Microsoft Word 2007.

• Com o Microsoft Excel 2007 poderão ser criados orçamentos, notas fiscais e controle de pagamentos e recebimentos.

Tópico 2 – Controlando os trabalhos

O trabalho em um escritório normalmente não possui tarefas muito “pesadas”, mas é formado de dezenas de pequenas tarefas que precisam ser realizadas. Por isso é muito bom que você saiba como controlá-las. [pic 17]

 

Todas as tarefas podem ser devidamente cadastradas, visualizadas e encontradas com a ajuda de um computador, utilizando o programa Microsoft Office Outlook 2007. [pic 18]

Utilizando o Outlook

Assim que você acionar o Outlook 2007, deverá escolher o modo de trabalho Tarefas. A janela principal aparecerá dessa forma:

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Utilizando o Outlook II

Ao definir a criação de uma nova tarefa, será exibida uma nova janela de trabalho. Vejam quais são as principais informações a serem definidas: [pic 20]