Estudo de caso

UNIVERSIDADE SALGADO DE OLIVEIRA

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

CAMILA DA CRUZ FEGUEREDO

O USO DO SISTEMA GERENCIADOR NO INSTITUTO VITAL BRAZIL

SÃO GONÇALO

2015

1.ESTUDO DE CASO

Os elementos que serviram de base para a análise foram extraídos por meio de entrevista realizada com colaboradores da empresa, desta forma aplicados a fim de tomar conhecimento sobre quais os motivos do uso incorreto do sistema Gerenciador. Por fim, pontos que seguem foram elaborados com vistas a responder todos os objetivos traçados na parte introdutória dessa pesquisa.

1.1 Perfil dos entrevistados

A empresa atua no mercado há 96 anos, e atualmente possui aproximadamente 520 funcionários. A pesquisa foi realizada apenas com os colaboradores que possuem cadastro ativo no Sistema Gerenciador.

Os colaboradores que responderam ao questionário foram: 1 responsável pelo setor e 4 colaboradores de cada setor. Tendo uma grande variação na faixa etária, entre 19 á 50 anos. Sendo 60% dos entrevistados são do sexo masculino, e 40% do sexo feminino.

1.2 O Sistema Gerenciador utilizado na empresa

Foi criado um “módulo” específico, denominado Gerenciador com o objetivo de organizar e acompanhar projetos de abrangência horizontal que formam o plano de ação da empresa.

É um sistema composto de dois módulos (Solicitação e Trabalho), unidades distintas, porém integradas:

O módulo (Gerenciador de Solicitação) atende ao relacionamento inter setores;

O outro módulo (Gerenciador de Trabalho) atende internamente cada setor - no qual, também, são criados os trabalhos necessários ao atendimento das solicitações.

A empresa oferece treinamento de aperfeiçoamento para o uso do Gerenciador, para todos os colaboradores.

Gerenciador de Solicitações

• Ferramenta que interrelaciona setores diferentes (solicitantes e receptores), para execução de serviços;
•  Permite a visão de prazos (desejado e previsto), responsabilidades e situação;
• Permite anexar arquivos até 10MB;
•  Permite associar a uma ação;
•  Registra todo o histórico das ações implementadas;
•  Permite enviar a mesma solicitação para mais de um núcleo;
•  Permite vincular uma solicitação a outra;
•  Produz relatórios que podem ser exportados para Excel.

Gerenciador de Trabalho

• Ferramenta que organiza o setor internamente;
•  Permite a visão de prazos, responsabilidades, tipos de trabalhos, prioridades;
•  Registra todo o histórico das ações implementadas;
•  Permite associar a um projeto e/ou a uma solicitação (enviada ou recebida);
•  Permite arquivar documentos do trabalho em diretórios respectivos (rede);
•  Produz relatórios que podem ser exportados para Excel.

Quantitativo Geral do Sistema até o mês MAIO-2015.

Quantidade de Solicitações: 72.512
Quantidade de Trabalhos: 18.190
Quantidade de Tarefas: 35.891
Quantidade de Diretoria Ativas: 6
Quantidade de Núcleos Ativos: 54
Quantidade de Áreas Ativas: 206
Quantidade de Usuários Ativos: 279
Quantidade de Usuários Inativos: 184

1.3 Questionário sobre a opinião dos colaboradores com a utilização do sistema Gerenciador na empresa.

1- Os colaboradores ficaram satisfeitos com o surgimento do Sistema Gerenciador ?

2- Todos os colaboradores participam do treinamento oferecido pela empresa, para a utilização do Sistema ?

3- Há dúvidas na utilização do Sistema Gerenciador após Treinamento ?

4- O Sistema corresponde à demanda de serviços ?

5- Por que os colaboradores não utilizam o Sistema Gerenciador ?

No que diz respeito à utilização do sistema Gerenciador, foram constatados alguns problemas que são apresentados a seguir.

Tabela 1:

Surgimento do Sistema Gerenciador
Satisfatória	98%
Insatisfatória	2%

Diante do Exposto, 98% dos colaboradores foram satisfatórios com o surgimento do sistema para sua utilização, já 2% acharam insatisfatória a utilização do sistema. Quer dizer, que a grande maioria ficaram satisfeitos, devido um novo tipo de tecnologia que estaria sendo implantada na empresa.

Tabela 2:

Treinamento para utilização do Sistema
Sim	46%
Não	7%
Parcial	47%

Em relação ao treinamento oferecido pela empresa, 47% das pessoas, tiveram parcialmente um treinamento para utilizar o sistema, já 46% informaram que sim, tiveram o treinamento, e 7% das pessoas disseram que não obtiveram nenhum tipo de treinamento para operar o sistema. Isso está acontecendo porque existem alguns funcionários que foram admitidos neste ano, porém não tiveram ainda o treinamento necessário para operar, mas a empresa já esta providenciando para que todos tenham o treinamento necessário para a utilização do mesmo.