Fundamentos Gerenciamento de Projetos

Atividade individual Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo:
Aluno: Raquel Lima Lourenço	Turma: MBA_FGPEAD-24_31072017_4
Tarefa: Analisar o evento musical da empresa CCC sob a ótica da gestão de projetos
Introdução
Inovação, aproximação do público, consolidação da marca: tudo isso é o que a CCC e a DT Produções buscam alcançar com a realização de um evento inédito na região de Porto Alegre. O Centro de Eventos FIERGS sediará uma noite inesquecível com toda a estrutura de entretenimento que os gaúchos merecem. Essa análise tem por objetivo aproximar a teoria e fundamentos da gestão de projetos à prática e como esta pode ser utilizada para ajudar na realização de um evento desafiador.  Pretende-se, dessa forma, estudar as características do evento promovido pela CCC e sua empresa de realizações de eventos – DT Produções, bem como os processos de iniciação, planejamento, execução, controle, encerramento e o tipo de estrutura das empresas envolvidas.
Desenvolvimento – análise do caso da empresa CCC sob a ótica da gestão de projetos
Eventos são caracterizados como acontecimentos especiais (rituais, apresentações ou celebrações) e que possuem um determinado objetivo (cultural, social ou empresarial), portanto devem ser planejados, organizados, coordenados e controlados (DUARTE, 2009, ALLEN et al., 2003, BRITTO; FONTES, 2002). O escopo a ser definido depende do planejamento, segundo os detalhes abaixo: Pacote Descrição Definições Definir as bandas, a temática e as parcerias Plano Planejar as áreas do PMBOK Local Planejamento da estrutura que será utilizada no local Por tratar-se de um show que pretende ser a apresentação da marca como fonte cultural, é necessário que o planejamento ocorra de forma concisa, em fases, como a seguir: Pré-Show: Definição do projeto a ser realizado e planejamento de cada etapa. Nessa fase serão definidas receitas e despesas esperadas, formada uma base de fornecedores e equipes a serem contratados para executar cada serviço, além da contratação de pessoas, contrato com as bandas, parcerias, patrocínios, publicidade; Show: É a realização do evento propriamente dito, momento em que acontece o arranjo, montagem do local e organização dos serviços e produtos a serem ofertados. É a operacionalização da atividade; Pós-Show: Pagamentos, acertos financeiros pendentes e desmontagem da estrutura junto à equipe responsável pela logística. [pic 2] Figura 1. O processo de planejamento de um evento. Fonte: Allen et.al (2013) Quanto ao monitoramento e controle, podemos definir o cumprimento do escopo, cronograma, adequação ao plano de custo e de qualidade, bem como o a necessidade ou não de recorrer ao plano de contingência, levantamento da utilização dos recursos humanos, comunicação, aquisições (possíveis ampliações de contrato). A realização do show é um evento delimitado por uma data de ocorrência para o público em geral mas que ocorre desde a aprovação do evento pela empresa para aqueles da CCC/DT Produções, ocorre em fases já apresentadas, o qual tem um período certo de término (também diferente do momento que ocorre para o público e para a empresa). Abaixo, a estrutura matricial da empresa CCC, tendo em vista seu core business ser voltado para a produção de roupas em geral, podemos perceber que tal estrutura é a mais adequada a ser associada à esta empresa, pois as equipes de trabalho atuam nas atividades do dia a dia e também disponibilizam recursos para trabalharem no projeto, alinhando a marca da empresa ao show realizado. [pic 3] Figura 2. Organização Matricial. Fonte: http://tesi-pessoas.blogspot.com Já a empresa DT Produções justifica-se pelo tipo de estrutura projetizada, pois, como seu papel é de incubadora e executora de eventos tem seu foco voltado para a condução de projetos (geralmente eventos) como atividade fim e as demais como suporte. [pic 4] Figura 3. Organização Projetizada. Fonte: http://tesi-pessoas.blogspot.com
Considerações finais
Os desafios para o gerenciamento de projetos são constantes. Quando assume-se a missão de uma empreitada em um novo negócio do qual não se detém o know-how, a estratégia da empresa CCC foi acertada em adquirir a DT Produções, pois dessa forma uma sinergia é mantida. Acredito que os fatores críticos de sucesso nesse projeto, baseiam-se no bom desempenho dos fornecedores, cronograma realista e uma boa comunicação tanto interna quanto externamente. Também é relevante que o gerenciamento de mudanças/crises seja um ponto forte da equipe que integrará o projeto, pois imprevistos tornam-se regras em momentos de grande participação popular e com diversos intervenientes.
Referências bibliográficas
ALLEN, J. et al. Organização e gestão de eventos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. BRITTO, J.; FONTES, N. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo: Editora Aleph, 2006. DUARTE, J. D. O. Organização e gestão de eventos: métodos e técnicas e sua aplicação na actividade das empresas de eventos. 2009. 125 f. Monografia (Graduação) - Curso de Ciências da Comunicação, Universidade Fernando Pessoa, Porto, 2009.