GED Gestão eletrônica de Documentos

INTEGRANTES:

BRUNO DA SILVA ALVES MENDES;

CARLOS AURÉLIO BARROUIN DE TOLEDO NETO;

DENNYS ALLEMBERG AZEVEDO NEVES;

GUILHERME HENRIQUE SILVA;

KEYLLA MARA DOS SANTOS DE FREITAS.

1. TEMA

A GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED) COMO FERRAMENTA DE MELHORIA DE PROCESSOS: UM ESTUDO DE CASO DO SETOR DE ENGENHARIA EM UMA EMPRESA DE MINERAÇÃO.

1. INTRODUÇÃO

Sabe-se que no contexto atual de globalização, o grande volume de documentos gerados diariamente nas empresas, requer um tratamento adequado e um nível altíssimo de organização, com objetivo de preservar a integridade física e intelectual dos mesmos.  

A gestão documental possui grande importância, à medida em que contribui com as organizações no atingimento de seus objetivos empresariais, uma vez que muitas de suas atividades dependem das informações contidas em documentos, que servem de base para tomada de decisão, gestão de fornecedores, fiscalizações, processos licitatórios, dentre outros.

Em decorrência disso, o progresso tecnológico tem apresentado novas soluções, trazendo ferramentas que podem auxiliar as empresas no controle eletrônico dos seus documentos físicos. O mercado, aproveitando dessa demanda, começa a desenvolver e comercializar softwares que trazem otimização e qualidade a esse processo.

Nesse cenário o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) tornou-se um aliado na gestão da informação, pois proporciona um gerenciamento integrado de documentos capaz de reduzir o tempo de acesso e de fluxo, garantir maior confiabilidade e qualidade no trato da informação, proporcionando uma administração eficaz dentro e fora “dos muros” da organização.

O GED é um conjunto de tecnologias como: Document Management (gerenciamento de documento), Document Imaging (gerenciamento de imagens), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho), COLD (gravação direta do computador para disco ótico), COM (microfilmagem de informação gerada em computador), etc; que permite o gerenciamento de documentos digitais. O uso dessa ferramenta traz para a empresa mudanças significativas no que diz respeito às maneiras de como criar, armazenar e distribuir um documento, assim como gerenciar um fluxo de trabalho baseado em documentos eletrônicos. “Ela é resultado da aplicação de um conjunto de novas tecnologias para otimizar o fluxo de documentos em empresas e organizações assim como agilizar as comunicações, e aumentar a produtividade de processos de negócios. ”(DIAS, 2007)

Para implantação desse sistema, a empresa aqui estudada teve como etapa inicial a realização de um diagnóstico organizacional visando conhecer a gestão documental dos diversos segmentos da empresa espalhados pelo mundo. Em seguida formou-se um comitê com pontos focais que com suas experiências e necessidades fizeram o levantamento do que seria um sistema eficaz para gerir os documentos de engenharia da empresa. Apesar das diferentes realidades encontradas em cada segmento, foi possível encontrar diversas necessidades comuns e iniciar assim o desenvolvimento do sistema. Desde a primeira reunião do comitê até a implantação do primeiro módulo do sistema foram dois anos de trabalho.

A metodologia utilizada nesse estudo será baseada em análise dos bancos de dados existentes com os quantitativos da empresa em relação a prazo de entrega de documentos; tempo gasto para confecção de relatórios; prazo de comentários dos documentos; prazo gasto para disponibilização dos documentos, antes e depois da implantação do sistema. Será realizada também a análise qualitativa em relação à segurança dos documentos; controle de acesso; qualidade dos relatórios; satisfação dos usuários e dificuldades encontradas antes e depois da implantação do sistema. Somados a isso, será aplicada entrevista a alguns empregados, de diferentes funções, que utilizam a ferramenta e que trabalhavam antes da implantação, para analisar a satisfação dos usuários e um promover um breve comparativo sobre o antes e depois da implantação do sistema.

1. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

1. Por que é importante mapear processo para gestão documental

Um processo é um grupo de atividades realizadas numa seqüência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes. (Hammer e Champy, 1994).

Os processos têm valor significativo para as empresas, dentre eles:

• Ajudam a implementação de estratégias nas operações do negócio. A visão, missão e valores da empresa serão colocados em prática através dos processos.
• Os processos bem definidos são ativos de grande valor para a empresa. Criam-se diferenciais competitivos através dos processos.
• Os processos refletem como a empresa funciona.
• Os processos criam valor na perspectiva do cliente.

Para definir gestão documental é necessário primeiramente entender o que é um documento, cuja definição é ampla e não se restringe apenas a documentação.

Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos (SCHELLENBERG, 2006, p. 41).

Sabe-se que a quantidade e variedade de documentos nas organizações aumentam significativamente diariamente. Para realizar a gestão documental é necessário conhecer os tipos de documentos a serem tratados, bem como suas particularidades. Conhecendo bem os documentos, bem como as necessidades da organização é possível tornar a gestão de documentos eficaz para assim começar um trabalho de análise e melhoria dos processos.

O mapeamento de processos na gestão documental de uma organização ajuda a melhorar os processos existentes ou implantar uma estrutura voltada para processos. Eles possibilitam uma visão geral das atividades desenvolvidas e pontos fracos a serem trabalhados como: complexidade das atividades de recebimento, tratamento, organização e trâmite dos documentos; fluxo de envio de informações; agilidade nos processos; tempo gasto nas atividades; descarte de documentos; utilização de recursos como papel; atendimento aos usuários e viabilidade da ferramenta utilizada para tratamento dos documentos eletrônicos (GED).