Gerenciamento de Projetos e Pessoas: Definição de Funções e Responsabilidades

Gerenciamento de projetos e pessoas: definindo papéis e responsabilidade

As pessoas convidadas para participar de um projeto devem atender a uma série de requisitos com a finalidade de atingir os objetivos fixados. Para isso, o líder deve elaborar um bom plano de gerenciamento de projetos e pessoas e saber definir papéis e responsabilidades de cada um.

Vários fatores ambientais e corporativos influenciam na decisão e formação das equipes que irão participar de um projeto. O gestor deve levar em consideração itens como estrutura organizacional, condições econômicas, política e técnicas. O relacionamento interpessoal, as lições aprendidas e vivenciadas anteriormente, também são elementos importantes para o gerenciamento de projetos.

Gerenciamento de Projetos: como definir a equipe de trabalho

Os papéis e responsabilidades dos membros da equipe devem ser documentados e organizados através de uma estrutura analítica do projeto (EAP), que também é conhecida em inglês como Work breakdown structure (WBS). Essa ferramenta ajuda a definir e documentar as funções de cada funcionário.

Existem 3 formas diferentes de organizar esses dados durante o gerenciamento de projetos: use gráficos hierárquicos, matriciais ou ainda em formato de texto.

Não podem faltar informações referentes à descrição das características de cada profissional, incluindo itens como: qual o seu verdadeiro papel, que tipo de autoridade possui, quais as competências que deve apresentar e o grau de responsabilidade. Todos os fatores estão interligados e devem ser esclarecidos antes de fechar a equipe, para que todos caminhem em uma única direção, mantendo o objetivo traçado.

Ao escolher os profissionais, use tanto fontes internas quanto externas, para garantir que a equipe tenha as características essenciais, incluindo disponibilidade, capacidade, experiência e interesse.

Certifique-se qual será o custo dos profissionais escolhidos para ter certeza que cabe no orçamento disponível.

Ter um plano de gestão de pessoas e um cronograma atualizado facilita a identificação de tempo e demais informações necessárias para o sucesso do projeto.

Como desenvolver um plano de gerenciamento de pessoas

Ao desenvolver seu plano de gestão e pessoas, não se esqueça de que ele é parte fundamental do gerenciamento de projetos. É através desse plano que é possível ter acesso às informações sobre como os recursos humanos devem ser definidos, facilitando o controle e gerenciamento de projetos. As informações vão variar de acordo com a área de aplicação ou o tamanho do projeto.

O Project Management Institute (PMI) sugere alguns itens que devem ser abordados nesse plano:

 Mobilização de pessoal: Origem dos membros da equipe (interna ou externa), local de trabalho e os custos dos profissionais.

 Calendário de recursos: Defina informações sobre qual a necessidade de pessoas ao longo do cronograma do seu projeto.

 Plano de liberação de pessoal: Ao liberar pessoas no tempo certo, é possível reduzir custos.

 Necessidades de treinamento: O treinamento deve fazer parte do plano, caso as pessoas envolvidas não tenham a competência necessária.

 Conformidade: Estratégias políticas para atender legislação, política interna, sindical entre outras.

 Reconhecimento e recompensa: A premiação e a política de recompensa podem ser importantes para o desempenho da equipe.

 Segurança: Evitar expor seus funcionários aos perigos ou fatores de riscos ajuda a transmitir segurança para a equipe.

Regimes de contratação, segundo a visão do PMI: este é um dos assuntos mais complicados para os brasileiros que querem se certificar como PMP (Project Management Professional). Apesar de ser um organismo internacional, o PMI tem sede nos Estados Unidos e a maioria de seus membros são americanos, portanto é de esperar que o PMBOK Guide reflita a cultura americana, a qual no aspecto de contratação tem práticas muito diferentes das nossas. Neste artigo iremos ver quais são as diferenças entres regime de contratação segundo o PMBOK Guide e os regimes de contratação com os quais estamos habituados a trabalhar aqui no Brasil.

Regimes de Contratação, nos USA e no Brasil:

Em recente artigo aqui no Blogtek vimos que os regimes de contratação utilizados no Brasil são: preço global (incluindo sua variante denominada “Turn-key”), preços unitários e contratos por administração. Resumindo, no contrato por preço global o preço da obra como um todo é previamente acordado, e é pago segundo a Estrutura Analítica de Projeto (EAP) conforme a realização dos itens. Nos contratos por preço unitário o serviço é decomposto em itens que podem ser medidos unitariamente, quantificados, por metro quadrado, metro cúbico, unidades. Nos contratos por administração é feita remuneração dos homens-hora disponibilizados para a obra. Os contratos da administração são vedados na administração pública e são pouco utilizados em empresas privadas pela dificuldade de controle da produtividade.

O PMBOK Guide preconiza a existência de três tipos básicos de regime de contratação: Cost Reimbursable (Custos Reembolsáveis), Fixed Price (Preço Fixo) e Time & Material (Tempo e Material).

Regimes de Contração, segundo a visão PMI: definições e características:

Contratos por preço fixo: Esta categoria de contratos envolve a definição de um preço fixo total para um determinado produto ou serviço a ser fornecido. Podem incorporar incentivos financeiros para atingir ou exceder determinados objetivos do projeto. Se subdividem em Preço Fixo Garantido, Preço Fixo com Remuneração de Incentivo (para o atingi mento de metas), e Preço Fixo com Ajuste Econômico de Preço (correção periódica, para contratos de longa duração).

Contratos de Custos Reembolsáveis: Estes contratos envolvem pagamentos (reembolsos de custos) ao fornecedor por TODOS os custos reais e legítimos incorridos para o trabalho concluído, acrescidos de uma remuneração que corresponde ao lucro do fornecedor. Podem incluir incentivos financeiros para o atingi mento de objetivos, se subdividindo em: Custo mais Remuneração Fixa (modelo tradicional, acima descrito), Custo mais Remuneração de Incentivo (se