Gestão de documentos

A gestão de documentos consiste nos procedimentos e operações técnicas da produção, do tramite, do uso e avaliação dos arquivos em fase corrente e intermediária dando enfase na eliminação ou recolhimento dos documentos.

Explique o que é avaliação de documentos de arquivo e sua relação com as demais funções arquivísticas.

Para Couture et al (1999, p.17), a avaliação documental é o ato de julgar os valores dos documentos arquivísticos (valor primário e valor secundário) e de decidir sobre os períodos de tempo em que os valores se aplicam a esses documentos, dentro de um contexto de relação entre o organismo produtor e os documentos arquivísticos gerados no desenvolvimento de suas atividades. Sendo uma função essencial para o ciclo de vida documental, pois define que documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa.

Relacione os valores documentais com sua conceituação.

Valores secundários

Valor probatório

Valor legal

Valores primários

O prazo precaucional, por ser um prazo de retenção temporária, é de no máximo 10 anos.

Verdadeiro / falso

Vigência é a qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos de valor permanente apenas.

Verdadeiro/falso

Vigência é a qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos de arquivo de forma geral. Definir a vigência, inclusive, auxilia a identificar o valor primário do documento.

O teste da forma garante a eliminação de documentos que apresentem elementos diplomáticos fora do padrão determinado.

Verdadeiro/falso

O teste da forma procura auxiliar na decisão de preservação permanente de documentos observando a concentração de informação nos documentos, bem como a forma de acesso sem dificuldades pelo arranjo ou por necessidade de equipamentos especiais.

Documentos relativos à origem como atos de criação, atos constitutivos, que garantam direitos patrimoniais e os primeiros documentos de planejamento são considerados como portadores de valor secundário probatório.

Verdadeiro

Documentos que apresentam informação dificilmente encontrada em outros lugares de forma completa devem ser preservados devido ao seu valor informativo. Isso significa que eles podem passar no teste da unicidade.

Verdadeiro

O teste da unicidade considera ainda que as cópias dos documentos sejam eliminadas, a menos que se tratem de correspondência enviada, cópia eleita para suprir um original ou se trate de microfilme de substituição

Verdadeiro

Considerando as comissões de avaliação, como sugeridas pela arquivologia, marque a alternativa incorreta.