Gestão de recursos de projeto - Atividade estruturada

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Universidade Estácio de Sá

Curso: Gestão da Tecnologia da Informação

Disciplina: Gestão de Recursos de Projetos

Trabalho de Atividade estruturada

Projeto de Prevenção contra Enchentes

Gerência de Comunicação - Gestão de Custos

Agosto de 2016

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Premissa

Enchentes são entre os eventos naturais perigosos mais frequentes no Brasil, às vezes com consequências desastrosas para as pessoas, os territórios e os bens. Conforme um estudo da Universidade das Nações Unidas de 2004, o número de pessoas no mundo inteiro com exposição a uma enchente poderá crescer até 2 bilhões por causa da mudança climática, da transformação do uso do solo e do crescimento demográfico nas áreas sujeita a enchentes. A gestão do risco de enchentes e uma correta comunicação dos riscos em termos de prevenção e contingência são portanto componentes complexas e críticas que interferem com a segurança pública e a qualidade de vida.

Por estas razões um plano de comunicação no âmbito da prevenção contra enchentes é essencial e deve ser constituído como um projeto compartilhado entre todos os portadores de interesse (stakeholders) relativos ao território considerado de abrangência do presente plano.

Passos de definição do Plano de Comunicação

Identificar os papéis relevantes

1. Executar uma autoavaliação da performance de gestão atual do risco
2. Definir objetivos e abrangência do processo
3. Individuar os recursos

Identificar os parceiros estratégicos

1. Identificar os stakeholders relevantes
2. Projetar e definir a abrangência do processo participativo
3. Criar uma rede de stakeholders
4. Identificar o ponto de vista da opinião pública

Decidir em relação às medidas a serem adotadas

1. Acordo sobre os objetivos
2. Concordar uma comunicação alvo e as medidas de participação
3. Projetar um plano de atuação para as medidas de comunicação e participação

Execução

1. Executar as medidas de comunicação e participação

Avaliação

1. Avaliar o processo

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Estrutura analítica do projeto (EAP)

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Step 1 - Executar uma autoavaliação da performance de gestão atual do risco

Neste ponto deve ser avaliado o sistema de gestão existente do risco. Destinatários desta avaliação devem ser os stakeholders envolvidos na gestão do risco de enchentes. Uma avaliação ex-ante do desempenho do processo de governança do risco ajuda a identificar carências e definir prioridades para os passos sucessivos, sobretudo pela definição dos objetivos, do público-alvo e para selecionar as medidas de comunicação e participação.

Step 2 - Definir objetivos e abrangência do processo

Envolver ativamente os stakeholders para poder poder conseguir potencialmente um sucesso no projeto é o objetivo principal do processo e ajuda a definir abrangência e chances de sucesso da iniciativa em geral.

Precisam ser executados os seguintes itens:

• Definição dos destinatários e público-alvo: quem deve ser informado? Pessoas potencialmente interessadas ou todas as pessoas dentro da comunidade? Precisa apresentar as informações de forma diferenciada dependendo do contexto social? A comunicação deve ser sob medida?
• Tipo de processo comunicativo/participativo: deverá ser mais qualitativo ou quantitativo? A comunicação deve ser uni ou bidirecional?
• Quais informações devem ser fornecidas? Mapas de perigosidade, de risco, planos de gestão?
• Quando devem ser fornecidas as informações? Todas de uma vez ou progressivamente?
• Quando podemos considerar alcançados os objetivos? Qual é a perspectiva temporal?

Step 3 - Individuar os recursos

Os recursos a serem individuados são de:

• Pessoal/tempo: quantas pessoas do staff, quantos dias/pessoa estão disponíveis para projetar e executar o processo de comunicação e participação?
• Dinheiro: quais recursos financeiros estão disponíveis? Há oportunidade de eventuais demais financiamentos?
• Conhecimento: o pessoal possui competências necessárias em termos de capacidade de comunicação, aplicação de métodos, etc.?

Step 4 - Identificar os stakeholders relevantes

Geralmente os stakeholders relevantes em um projeto como este são:

• administrações públicas federais, estaduais, municipais;
• políticos federais, estaduais, municipais;
• grupos de interesse (no comércio, agricultura, turismo, etc.);
• proprietário de terras, fazendeiros, donos e inquilinos de imóveis;
• escolas e universidades (se presentes);
• clubes e igrejas;
• organizações de moradores dos bairros;
• organizações não governamentais em prol da proteção da natureza a nível local, estadual, nacional ou internacional.

Na gestão do risco de enchentes, em adição a estes grupos institucionais, pode ser envolvido também o público, entendendo com esta palavra “todos”: um grupo aberto, mais ou menos ilimitado de pessoas, diretamente atingida oi de toda forma interessadas neste argumento/processo/projeto. Os stakeholders e o público mais amplo podem ser ambos envolvidos em projetos de participação dos cidadãos mas não obrigatoriamente todos em todas as fases e com a mesma intensidade.

Step 5 - Projetar e definir a abrangência do processo participativo

A participação dos stakeholders pode ser definida por lei, estabelecendo neste caso uma obrigatoriedade de presença ativa. Todas as demais atividades de participação não prevista na lei são informais, e devem ser vistos como processo de integração daqueles formais.

A participação pode se dar em várias formas e pode ter vários níveis de intensidade: podemos ir desde atividades com baixo envolvimento como focus em temas específicos, até atividades de consulta, até a inclusão real do público no processo decisório ou pleno menos no processo pré-decisório.