Gestão do funil de vendas

ENCONTRO DE MELHORIAS

Esta atividade objetiva a solução participativa de todos os colaboradores.

Deve ser realizada a cada sete dias, dando tempo para os problemas levantados serem resolvidos e/ou reavaliados.

Reúne-se  o diretor geral (ou presidente), os diretores de todos os departamentos e um representante de cada departamento, escolhidos pelos colegas de cada um dos departamentos.

É preciso ter um mediador com poder e controle para dirigir a reunião. Além de um relator.

Procedimento :

1. Abertura -  explanação sobre o mercado atual, necessidades de mudanças e do comprometimento de todos os colaboradores,  sobre a relação cliente/fornecedor interno e qualidade no atendimento.
2. Divisão dos participantes em subgrupos de, no máximo, cinco pessoas. (quando o grupo for pequeno, inferior a 10 participantes, mantém-se único grupo)
3. É feito a seguinte pergunta para todos : “O que as outras pessoas fazem que atrapalha o seu dia-a-dia na instituição ?“.
4. Durante vinte minutos aproximadamente os subgrupos (ou o grupão)  listam todos os problemas.
5. Depois de listar as dificuldades e classificar os itens listados por ordem de prioridade, do mais importante para o menos importante. O grupo deverá eleger apenas um dos itens listados que será discutido.
6. O relator anota no quadro ou flip.
7. Nesse momento o problema passa a ser de todos, que opinam sobre as soluções em plenário. O mediador irá conduzindo e evitando brigas e polêmicas infindáveis. Dessa discussão deve sair uma sugestão de solução para o problema apresentado, um ou mais responsáveis e prazos para solução. Essas informações devem ser registradas no flip-chart de maneira que todos possam visualizar e opinar. Defini-se: o que, quem, como, quando, onde, por que e quanto.
8. Após a reunião deve ser feita uma ata com os assuntos tratados, compromissos e prazos assumidos e distribuído um resumo aos participantes.
9. Esta reunião deve durar aproximadamente 1h30min.
10. As soluções devem ser dadas através dos murais ou notas internas para que todos tenham conhecimento.
11. A cada reunião os departamentos devem indicar um novo representante, dando oportunidades para todos participarem.
12. Não se termina a reunião enquanto para o problema não for apresentado possíveis soluções, os responsáveis e os prazos para solução.
13. Por isso é visto um problema de cada vez.  Este é um papel difícil para o mediador, pois os problemas se relacionam muito. É preciso ordem e administração.

E você,  já implantou um Encontro de Melhorias na sua Instituição ?

Vamos  implantar ?

Mãos à obra !

Bom trabalho !

JB

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