Intervenção Empresarial Melhorias Continuas

Introdução

O presente trabalho se refere a empresa HIS, mais especificamente sobre seus departamentos e sua estruturação, visando solucionar problemas que as empresas vêm enfrentando em decorrência da má organização.

É objetivo deste trabalho detalhar os problemas encontrados e apresentar soluções capazes de os corrigirem.

O trabalho está dividido em quatro partes. Na primeira parte abordamos a importância de uma empresa organizada e comprometida em satisfazer as necessidades de seus clientes. Na segunda parte é apresentado o Setor de RH, onde será abordado os problemas que a empresa enfrenta por não possuir este departamento, além de especificar a forma e objetivos com a sua implantação. Na terceira parte trataremos do maior e mais emblemático setor da empresa, o Comercial, que apresenta diversas anomalias, acarretando na perda de clientes, devido à falta de indicadores e a rotatividade dos funcionários, que deverão ser corrigidos com apoio do Setor de RH, fazendo as contratações certas e através da implementação da ferramenta PDCA. Por fim, a quarta e última parte refere-se ao Setor Operacional, que enfrenta problemas diretamente atrelados ao Setor Comercial, que deverão ser corrigidos, além da implementação da ferramenta PCDA, que trará as informações necessárias e precisas, bem como pela implantação de um sistema ERP (CRM), de um conjunto de técnicas chamado de 5S ou Housekeeping e de uma ferramenta denominada de FCA (Fato, Causa e Ação).

A metodologia utilizada foi à pesquisa biográfica, enriquecida com alguns artigos encontrados na internet.

1. Fundamentação Teórica

Este trabalho segue como base teórica livros e artigos referentes a rotatividades de pessoal e clima organizacional. Conforme pudemos observar: “A rotatividade de pessoal é o resultado da saída de alguns funcionários e a entrada de outros para substituí-los no trabalho” (CHIAVENATO, 2005, p. 86), baseado no livro Gestão de Pessoas, que desenvolve a teoria sobre a gestão de pessoas com informações atualizadas e realistas sobre o que há de mais moderno no assunto.

A cultura organizacional é intangível, mas se tangibiliza por meio do comportamento da organização e das relações e valores, que se estabelecem com as figuras que permeiam a cultura organizacional. Nesse sentido, os valores se estabelecem em redes organizadas e formam os constructos referenciais aceitos para os comportamentos sociais do qual é possível prever reações afetivas e de desempenho individual e coletivo em ambientes organizacionais (CHIAVENATO, 2005).        

Com relação às organizações, os primeiros estudos sistemáticos sobre clima organizacional foram realizados por Argyris, a partir da década de 60, no qual permitiu descrever o comportamento organizacional, enquanto identificação dos aspectos que mais influenciam na percepção dos problemas da organização, levando-as a mudança em suas posturas e estratégias na gestão de pessoas (OLIVEIRA, 1996).

A cultura organizacional é constituída por seus valores morais e éticos, crenças princípios, regimentos previamente definidos, políticas internas e externas, sistemas e clima organizacional. Todas essas “regras” devem ser acatadas por todos os membros de uma organização que devem seguir e adotar como premissas e diretrizes para guiar seu trabalho (CHIAVIENATO, 2004).  A cultura organizacional representa de uma forma geral normas informais e não escritas que orientam o comportamento dos membros da organização unindo-os em torno dos mesmos objetivos (SROUR, 2005). Por ser composta por vários elementos, nem sempre há uma singularidade de costumes e modos de pensar ou agir, podendo causar certo desacordo entre a alta gestão e as gerências dos escalões abaixo.

Para Stone et al. (1996), CRM significa aprender a implementar as melhores práticas de gestão de clientes, bem como os sistemas que permitem tal implementação. Semelhantemente a essa definição, Rigby et al. (2002) afirmam que CRM é o meio de edificação das estratégias e processos com o cliente, apoiado pelo software apropriado, com o propósito de melhorar a fidelidade do consumidor e, consequentemente, o lucro da empresa.

Um processo de negócio, segundo Llewellyn e Armistead (2000), é uma série de atividades inter-relacionadas que cruza as fronteiras funcionais das empresas com entradas e saídas bem definidas. Sobre a perspectiva do surgimento dos processos de negócios.

Segundo Willcox (2000), entrar ordem é a atividade de aceitar e traduzir o que um cliente quer, para os termos usados por um fabricante ou distribuidor. Tal processo pode ser tão simples quanto criar documentos de envio das mercadorias em ambientes de produção MTS ou pode ser uma série de atividades mais elaboradas, incluindo esforços de design para produtos produzidos sob ordens;

Para que a data de entrega do produto seja confiável, é necessário que haja uma cumplicidade perante os dados (data, quantidade e qualidade) de recebimento das matérias-primas e de previsão de vendas, além de um ótimo funcionamento do sistema produtivo da empresa. Dessa forma, a data de entrega do produto é determinada por meio do conceito disponível para promessa ou, simplesmente, ATP (Available-to-Promisse), o qual, segundo Cox et al. (1998, p. 6), “é a porção não comprometida do estoque da empresa e de sua programação da produção mantida no planejamento mestre para suportar a promessa de ordens para os clientes”; 5)

2. Recursos Humanos

A empresa HIS não possui um setor de RH, o processo de admissão é feito pelo Financeiro e Gerentes de Vendas. Essas contratações quase sempre são erronias, devido à falta de conhecimento dos setores que as fazem. Uma pessoa má contratada pode não se integrar por completo dentro do clima e da cultura da empresa, causando assim, um impacto negativo no ambiente e no comportamento dos demais trabalhadores, gerando um índice alto de rotatividade. O objetivo da empresa é diminuir essa rotatividade e para que isso aconteça a empresa HIS aplicará a ferramenta PDCA, implantando uma Agência de RH para realização do processo de contratação, contando assim, com uma visão especializada no assunto.

Será avaliado detalhadamente a demanda inicial de suas atividades. Neste período de estruturação do RH, será pesquisado o funcionamento das mesmas tarefas em outras empresas de igual porte e fazer a comparação com a HIS. Após essa pesquisa, será procurado no mercado qual a agência que irá atender a demanda da empresa HIS. Também levantar as necessidades de pessoal, para poder identificar profissionais internos que poderiam preencher algumas vagas estratégicas, incentivando seus funcionários a permanecer na empresa.