O Scrum Aplicado em Gestão de Tarefas

REFERENCIAL TEÓRICO

Para auxiliar as empresas e a sua gestão, o software de gestão é fundamental dentro da organização para que os objetivos e metas sejam alcançados. Pois é a através do software de gestão que os gestores conseguem registrar, organizar, consultar e analisar os indicadores levantados para fazer as devidas tomadas de decisão se necessário (Umov, 2020).

O que é software de gestão e por que as empresas devem usar?

Segundo o Umov (2020) o software de gestão auxilia na organização dos documentos e atividades que serão realizados dentro da organização. Este software pode ser colocado no computador ou ser acessado online com um login e senha. Utilizando um software de gestão na empresa, se elimina diversos erros, assegura as informações corretas, melhora a produtividade e o tempo. E analisar os resultados da organização a qualquer momento e tomar as medidas necessárias. Então, a partir deste software, o gestor consegui gerir as tarefas que são realizadas dentro da organização tendo um controle do que está acontecendo dentro da empresa e se necessário, tomar as decisões necessárias baseado em informações concretas que o software proporciona.

Quando o software de gestão possui vários módulos e aplicabilidades, ele envolve todos os setores e atividades da empresa, ele é chamado de ERP que também é conhecido como Planejamento de Recursos Empresariais, ele gere diferentes atividades como: Gestão de estoque; controle financeiro; processos contábeis e fiscais; gestão de pessoas, de contratos e compras (Umov, 2020). Esta gestão das tarefas oferece segurança e todos os setores da empresa com informações precisas e confiáveis.

https://www.umov.me/software-de-gestao/

As tarefas podem ser entendidas como a efetivação de um fluxo contínuo de instruções, estruturado para ser aplicado e com um propósito específico: fazer um cálculo complexo, editar um gráfico, formatar o disco, etc. Então, a aplicação de uma série de instruções no código de máquina, geralmente reproduz através da compilação de um programa redigido é nomeado “tarefa” ou “atividade” (do inglês task). Vale destacar as diferenças entre programa e tarefa, o programa é uma série de orientações escritas que tem como função resolver um caso especifico, sendo uma aplicação ou utilitário. A tarefa, é uma aplicação contínua que ocorre por um processador e o prosseguimento de orientações estabelecidas no programa para efetivar o propósito (Maziero, 2019)

Em uma receita de bolo por exemplo, envolve muitas etapas interdependentes para fazer a torta como deixar pronta a massa, fazer o creme, assar e entre outras etapas. Um programa também pode ser executado seguindo diversas etapas interdependentes para alcançar os propósitos estabelecidos, como por exemplo, um programa de navegador Web, tem definido todas as tarefas que uma janela de navegador consegue executar ao mesmo tempo e assim o usuário navegar na internet. Assim, são as tarefas que estabelecem as atividades que serão executadas no sistema de computação (Maziero, 2019)

A gerência de tarefas

No computador, o processador realiza as atividades sujeitas ao usuário. Estas tarefas possuem o tempo e o procedimento distinto. E assim, o sistema operacional prepara as tarefas para serem executadas e decide em que ordem irá executar (Maziero, 2019).

http://wiki.inf.ufpr.br/maziero/lib/exe/fetch.php?media=socm:socm-04.pdf

Através de um software gerenciador de tarefas por exemplo, é possível realizar a gestão de processos, pois isto permite um melhor desempenho nos processos. Então nesse processo é utilizado um software gerenciador de tarefas, no qual é um programa de computador que contem uma listagem de tarefas (ROZENFELD, 2014).

O que se define como tarefa é o fato de não ocorrer divisões das outras tarefas. E quando a tarefa é dividida, ela se torna um subprocesso. Da mesma forma. Se um subprocesso for o centro da atenção, ele será chamado de processo, então a diferença está na importância que é dado a eles (BALDAM, VALLE e ROZENFELD, 2014).

O uso de lista de tarefas colabora para que ocorra uma estruturação das informações, para diminuir o excesso de informação em cima dos gestores e colaboradores.

Assim, a ferramenta auxilia os gestores e colaboradores, pois ao tentar assimilar todos os dados de um grande modelo de projeto complexo pode ocasionar um excesso de informação (FARHOOMAND E drury, 2002).

EXEMPLO DE FERRAMENTA

Hoje no mercado encontramos diversas ferramentas de gestão de tarefas como por exemplo, a Asana que é um gerenciador de tarefas circula em nuvem. Possui um site próprio e pode ser acessado na Web do computador e no celular através de um aplicativo. Então, para acessa-lo é necessário uma internet e as empresas que possuem até 15 colaboradores podem utiliza-lo gratuitamente.

A interface é um local aonde se registra as tarefas que precisam ser realizadas, e estão disponíveis em uma ordem vertical, mas o usuário pode modificar a ordem das tarefas.

As tarefas podem ser divididas em três conjuntos diferentes que são, hoje, próximas e mais tarde. As tarefas que foram denominadas como mais tarde, mudam para o conjunto próximas uns sete dias antes da sua data de aplicação prevista. E as tarefas identificadas como próximas, mudam automaticamente para o conjunto hoje, até chegar na data de aplicação esperada.

Ao clicar em adicionar uma nova tarefa, abre-se um formulário do lado direito,  para preencher o nome da tarefa, a descrição da tarefa, escolher a qual colaborador  a tarefa será atribuída, a data prevista de conclusão, a hora prevista de conclusão e a
configuração de repetição. A configuração de repetição serve para automatizar a  criação de tarefas repetitivas, as quais precisam ser realizadas periodicamente,  fazendo com que a tarefa apareça novamente na lista de tarefas a fazer, após o
período de tempo selecionado.  Caso houver a necessidade de desdobrar a tarefas em novas tarefas, existe  essa possibilidade dentro da ferramenta (Barros, 2019, p. 7)

Mas modificando o ponto de vista, a tarefa se torna um subprocesso com todas as suas tarefas. E essas tarefas que formam o subprocesso pode ter datas e conclusões conjecturadas e os diferentes responsáveis no subprocesso. A lista de tarefas facilita na estruturação da informação diminuindo os excessos de informações em cima dos gestores e colaboradores (Barros, 2019).

O QUE A FERRAMENTA OFERECE

A ferramenta proporciona um apoio para o gestor e os funcionários. A Asana auxilia na diminuição da fadiga decisória que os gestores e colaboradores muitas vezes se deparam. Fadiga decisória pode ser entendido como um esgotamento psíquico que o individuo sobre após um desgaste tomando muitas decisões e não consegue fazer as outras (BAUMEISTER, 2005).