OS EXERCÍCIOS DE INFORMAÇÃO

EXERCÍCIO 9 – SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE PROJETO

A maior mensagem do gerenciamento das informações ou da comunicação de um projeto não é ‘information is power’ e sim ‘shared information is empowerment’.

O propósito deste exercício é desenhar um sistema de informação de um projeto que responda as seguintes questões:

1. Quais informações são necessárias ?

R: Local do evento, horário do evento, expectativa de número de convidados, alimentos que serão servidos e entreterimento da festa

1. Quando estas informações são necessárias ?

R: Bem antes do evento para ter o planejamento

1. Em qual formato as informações devem ser fornecidas ?

R: Em um documento juntamente com uma reunião com as áreas envolvidas

1. Quem precisa das informações ?

R: A diretoria, RH, Marketing e Produção precisam das informações da elaboração do evento enquanto os colaboradores precisam receber o convite do evento.

Considerando o ‘caso’ apresentado a seguir, responda as questões acima apresentadas.

Confraternização de final de ano

Você foi encarregado de organizar a festa de confraternização anual de sua empresa, um pic-nic para cerca de 500 funcionários e seus familiares. Você deve selecionar o local, a data e hora, convidar a todos, prover alimentação e se assegurar que os jogos e entretenimentos ocorram conforme o planejado. E, especialmente, garantir que os executivos estrangeiros que cheguem para prestigiar a festa não tenham quaisquer problemas com transporte, como aconteceu no ano anterior. Você sabe que a Gerente de Marketing quer oferecer seus conselhos quanto ao local e tipo de alimentação, uma vez que ela fora encarregada do evento no ano anterior, e ainda, que o responsável pela Produção tem suas ideias para os jogos e competições, algumas das quais bem ‘apimentadas’. O jogo de futebol do ano passado foi interessante, mas acabou com dois funcionários machucados (uma perna quebrada e alguns dentes a menos) e em um clima ‘pesado’, que se sobrepôs a todo o entusiasmo. Além disso, o último ano, foi um tanto difícil para os funcionários, uma vez que empresa passou por um processo de ‘merge’ com outra empresa do setor, e o clima da organização não parece muito propício a este tipo de comemoração. É importante lembrar que existem pessoas, da área de Recursos Humanos, dispostas a cooperar para transformar este evento em algo memorável. E, não se esqueça, o seu papel é gerenciar a organização e execução deste evento, e sua tão almejada promoção depende de quão bem sucedida seja a confraternização. E, é lógico, o presidente está muito ansioso e deseja que, no mínimo, 80% dos funcionários participem da festa!

Como sugestão, considere primeiramente os pontos que você deseja controlar no projeto e quais as informações necessárias para tanto. Em seguida, identifique os stakeholders do projeto, seus papéis, responsabilidades, e principalmente suas expectativas. Use estes dois tipos de informação para criar o plano de gerenciamento da comunicação do evento, lembrando-se de responder as perguntas apresentadas no início do exercício.  

Adaptado de FORSBERG et. al. (2018, p. 245).

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