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PROJETO “MPB PARA O MUNDO” - Trabalho em grupo

CONTEXTO

O empresário chinês Shing Ling Lin, dono e presidente do Grupo Ling Lin, que tem diversos negócios no Brasil, adora música brasileira e resolveu realizar um evento chamado “MPB para o mundo”. Ele será realizado no Teatro Imperial, representado no projeto por Márcio Queiroz, após a pandemia de COVID19, com todos os cuidados.

O empresário chinês fechou um contrato para que o evento seja transmitido ao vivo e em streaming. Ele designou João Caldeiras, seu braço direito no Brasil, para gerenciar o projeto “MPB para o mundo”. Ele documentará todos os requisitos do evento no Roteiro do Evento.

Na onda da Sustentabilidade, Shing Ling Lin também não abriu mão de gerar impactos socioambientais positivos no projeto inteiro, contribuindo ao máximo para os ODS – Objetivos de Desenvolvimento Sustentável. Ele contratou Hans Müller, da empresa Positive Impact, que já havia implementado a abordagem sustentável com sucesso em muitos de seus eventos. Ele deverá ser consultado em todas as soluções que serão definidas e suas recomendações estarão no Roteiro do Evento.

Como são muitas as entregas, João Caldeiras decidiu contratar a empresa Total Eventos para fazer todas atividades relacionadas à captação de imagens e à transmissão do evento.

PROJETO

Depois de receber o convite para participar da licitação, a Total Eventos se reuniu com as suas equipes comerciais e técnicas para desenvolver um estudo de viabilidade. Nele, ficou definido que o orçamento do projeto deveria ser estipulado em R$ 1.000.000,00 e que a Total Eventos deveria cobrar R$ 1.200.000,00 do cliente.  Após negociação, o preço aprovado pelo Grupo Ling Lin para o projeto foi de R$ 1. 150.000,00.

O diretor de operações da Total Eventos, Sérgio Araújo, ficou feliz com o fechamento do contrato pois ele atende à sua meta estratégica para o exercício corrente de aumentar a quantidade de projetos internacionais em 10% e realizar projetos sustentáveis.

Sérgio Araújo designou Tarcísio Menezes, gerente de eventos, como sponsor e autorizou uma margem de +- 5% no valor do orçamento estipulado, para ser utilizado mediante justificativa.

Para surpresa geral, Tarcísio Menezes resolveu inovar e designou Carla Nunes como a gerente do projeto. É a primeira vez que a Total Eventos designa uma gerente de projetos do sexo feminino. Carla Nunes foi escolhida por sua vasta experiência e para atender à política interna de aumentar a quantidade de mulheres em cargos de gerência, atendendo ao ODS 5 – Igualdade de Gênero.

Iniciando o projeto, na reunião de kick-off, o Termo de Abertura desenvolvido pela gerente do projeto foi apresentado por Tarcísio Menezes.

Carla Nunes lembrou a importância de fazer reuniões on-line, por causa da pandemia e para gerar menos pegada de carbono, atendendo ao ODS 13 – Combate às alterações climáticas, já que alguns envolvidos estão fora do Brasil. Ela também externou sua preocupação com a quantidade de envolvidos, brasileiros ou não, e por não saber falar chinês. Ficou, então, combinado que todos os documentos que serão encaminhados para a o Grupo Ling Lin terão uma versão em inglês. A tradução custará R$ 15.000,00.

Carla Nunes iniciou a fase de planejamento. A equipe técnica da Total Eventos será fundamental nesta etapa pois detém todo o conhecimento para desenvolver os projetos técnicos. Ela será formada por:

Carlos Silva	Gerente de Captação e Transmissão
Flávio Mendes	Gerente de Elétrica
Nélio Jardim	Gerente de Comunicações
Maria Clara Campelo	Gerente de Estúdio

Carla Nunes também poderá alocar uma equipe operacional da Total Eventos composta 50 recursos como operadores de câmera, de áudio, assistentes etc.

A área financeira da empresa definiu o valor médio de R$ 50,00 por hora como custo que deve ser considerado para qualquer tipo de recurso humano da Total Eventos. Também estabeleceu que o projeto deve ser responsável por pagar 10% dos custos administrativos, comerciais e tributários, cujo total para a empresa é de R$ 500.000,00 mensais. Além disso, Carla Nunes após ter desenvolvido o plano de riscos reservou R$ 20.000,00 para aqueles que se tornem problemas para o sucesso do projeto.

Para evitar problemas de comunicação, Carla Nunes decidiu que toda a equipe técnica da Total Eventos e pelo menos um representante de cada empresa envolvida no projeto deverão estar presentes em todas as reuniões.

Carla Nunes também decidiu acompanhar o Ensaio de Produção pessoalmente e convidar todos os envolvidos da Total Eventos, incluindo o diretor de operações, o sponsor, a equipe técnica e a equipe operacional.

Carla Nunes conseguiu que o Grupo Ling Lin patrocinasse um encontro de confraternização com todos os envolvidos no projeto, caso ele seja bem-sucedido. Para finalizar, entendendo bem as lições aprendidas, a reunião de encerramento deverá ter a participação de todos os envolvidos, internos e externos, no projeto.

Carla Nunes pediu à Ângela Dantas, gerente de contratos, que fizesse algumas contratações:

1. Serviço de montagem e desmontagem

Carla Nunes quer contratar a empresa Monta & Desmonta, que já participou de outros projetos com a Total, para efetuar o serviço de montagem e desmontagem dos equipamentos, a partir dos projetos técnicos desenvolvidos pela equipe técnica da Total Eventos. O gerente da empresa Monta & Desmonta Célio Pinho apresentou o orçamento de R$ 4.500,00 por dia de trabalho de sua equipe, composta por 90 recursos.

1. Equipamentos e materiais

Ângela Dantas, gerente de contratos, orçou a compra dos equipamentos e os materiais e recebeu propostas com os seguintes valores:

Câmeras, refletores, microfones, tripés, gruas, etc. - Equipamentos para Captação	220.000,00
Cabos, conectores, placas de energia renovável, etc. - Materiais para Elétrica	50.000,00
Mesa de edição, computadores, modem, etc. - Equipamentos para Transmissão	320.000,00
Rádio transmissores, fones com microfone, etc. -  Equipamentos para Comunicação	30.000,00
Caminhão de externa completo - Equipamentos para Estúdio	341.400,00

Os projetos técnicos serão desenvolvidos eletronicamente, de acordo com o roteiro do evento, que deverá ser enviado por João Caldeiras até 1 semana após a assinatura do contrato. Os projetos técnicos também terão que obedecer aos modelos padrão da MGSPT, enviados por e-mail e armazenados no portal do projeto na Intranet. Pensando sobre a qualidade do projeto, Carla Nunes se perguntou: “Como ter sucesso neste projeto? ”. Para responder, ela mapeou as maiores expectativas dos envolvidos: